Funcțiile de teren vă simplifică activitatea zilnică în Microsoft Word

Utilizarea profesională și eficientă a funcțiilor manuale în Word

Cu cât este folosit Microsoft Word mai profesional și mai intens, cu atât cerințele programului de procesare a textului sunt mai mari. Odată cu creșterea timpului de utilizare, majoritatea utilizatorilor de Word utilizează din ce în ce mai multe funcții ale software-ului și știu, de exemplu:

• Cum să creați liste cu mai multe elemente
• Afișarea literelor majuscule în Word la începutul unei linii suprimă sau
• Inserează un cuprins și referințe într-un document.

În timp ce mulți dintre pașii de lucru zilnici sunt proiectați în mod eficient și subliniați cu formule sau funcții, există alte sarcini care sunt încă efectuate manual pentru mulți utilizatori profesioniști de Microsoft Word. Un exemplu este inserarea datei curente într-o scrisoare, care în multe cazuri se face manual. Este logic să ne angajăm să folosim cât mai bine funcțiile Word pentru a lucra eficient și într-o manieră orientată spre soluție.

Cum puteți introduce data mai eficient?

De exemplu, utilizați binecunoscuta combinație de taste „ALT + Shift + D” pentru a încorpora automat data. O alternativă este să navigați la fila „INSERT”" în zona de meniu „TEXT" (Word 365, 2010 și 2007) sau în meniul „INSERT” (Word 2003, 2002 / XP și 2000). În acest caz, funcția „Inserați data și ora” funcționează pentru dvs.

Utilizați funcții de câmp în Microsoft Word - așa funcționează

Numeroase comenzi stocate în fila INSERT sau în meniul INSERT în versiunile Word 2003, 2002 / XP și 2000 sunt utilizate pentru a insera informații și date actualizate automat într-un text. „Funcțiile de câmp” sunt denumite în forma lor scurtă și în Word ca „câmpuri”. Câmpurile au sarcina de a insera proprietățile sistemului sau ale documentului într-un text, care poate fi actualizat continuu.

Cu această procedură, nu numai că lucrați mai eficient cu Microsoft Word și evitați erorile tipice la intrările manuale. De asemenea, aveți opțiunea de a face câmpurile mai flexibile și mai dinamice. În acest fel, puteți, de exemplu, să reacționați la modificările aduse titlurilor care alcătuiesc cuprinsul.

Cum se inserează și se editează funcțiile câmpului

În Word 365, 2010 și 2007, puteți insera funcții de câmp în fila „INSERT” din zona meniului „TEXT”, butonul „BLOCURI RAPIDE” și comanda „FIELD”.

În Word 2003, 2002 / XP și 2000 ajungi la destinație prin meniul „INSERT” și comanda „FIELD”. În toate versiunile Word, apare o casetă de dialog în care puteți selecta funcția de câmp dorită și o puteți aplica textului.

În plus, funcțiile de câmp încorporate din Microsoft Word au o altă valoare adăugată: Word introduce, de asemenea, automat o funcție de câmp atunci când sunt apelate funcții specifice. Acest lucru se întâmplă fără a fi necesar să fie selectat special.

exemplu

De exemplu, dacă apăsați combinația de taste „Alt + Shift + D”, data curentă apare la poziția curentă a cursorului sub forma unei funcții de câmp.

Funcții de câmp și cuprins

De asemenea, aveți opțiunea de a adăuga un cuprins la documentul dvs. pe baza stilurilor »Titlul 1« la »Titlul 9«. Acest lucru funcționează în Microsoft Word 365 prin fila „REFERINȚE”.

În Word 2010 și 2007 utilizați fila „REFERINȚE” și grupul de meniu „CUPRINS”, precum și butonul „CUPRINS”. În Word 2003, 2002 / XP și 2000 ajungeți la zona corespunzătoare prin meniul „INSERT” și comanda „(REFERINȚĂ) -INDICE ȘI DIRECTORII”.

Doriți, de asemenea, ca numerele automate de pagină să apară în subsol? Și în acest caz, Word folosește o funcție de câmp.

Folosirea manuală a funcțiilor de câmp - fără probleme cu o combinație de taste

În plus față de inserarea funcțiilor de câmp în funcție de meniu, le puteți introduce manual. Pentru a face acest lucru, utilizați combinația de taste "CTRL + F9". Cu această combinație de taste puteți introduce o nouă funcție de câmp gol. Perechea de bretele care apar în acest fel (nu trebuie confundată cu bretele disponibile cu AltGr + 7 sau AltGr + 0, care arată aproape echivalent) pot fi apoi completate cu comanda de care aveți nevoie. Puteți vedea ce comenzi sunt posibile în paranteze în caseta de dialog.

Exemple practice pentru utilizarea fără defecțiuni a funcțiilor de teren

Următoarea este o prezentare generală a funcțiilor de teren importante care fac munca mai ușoară în practică:

Data, CreateDate

Cu »{Data}«, Word introduce data de sistem a computerului dvs. în poziția curentă a cursorului. Puteți utiliza parametrul »\ @« pentru a defini formatul. Funcția de câmp »{CreatDate}« introduce data la care a fost creat documentul și, spre deosebire de »{Date}«, nu se modifică ulterior. Prin urmare, ar trebui să utilizați »{CreatDate}« în șabloanele de documente pe baza cărora creați documente noi. Apoi, data creării este setată automat în fiecare document nou.

Doriți să vă referiți dinamic la conținutul „Antet 1” din antet. Referința ar trebui generată automat, fără a fi nevoie să începeți cu o pauză de secțiune și o nouă linie de antet în fiecare capitol?

Funcția de câmp »{StyleRef}« oferă o soluție: cu »{StyleRef» Titlul 1 «\ * MERGEFORMAT}« vă referiți la conținutul textului formatat cu foaia de stil »Titlul 1«. Dacă acest lucru se modifică, conținutul antetului se modifică pe pagina curentă. Dacă șablonul de format »Titlul 1« este utilizat de mai multe ori pe o pagină, prima apariție este întotdeauna afișată în antet. Adăugarea »\ * MERGEFORMAT« asigură faptul că se utilizează numai textul și nu formatarea din »Rubrica 1«. Textul introdus este formatat în funcție de stilul antetului.

Pagină, NumPages

Utilizați funcția de câmp »{Pagină}« pentru a insera numărul paginii curente. Funcția de câmp »{NumPages}« indică numărul de pagini din document. De exemplu, puteți utiliza »Seite {Page} din {NumPages}« pentru a face referire la numărul curent și numărul total de pagini. Dacă plasați funcția de câmp (imbricată) »{IF {NumPages}» 1 «» Seite {Page} von {NumPages} «» «}« în subsolul primei pagini a documentului, informațiile despre numărul paginii vor apărea numai dacă documentul este mai lung ca o parte.

Ref

Aveți nevoie de o anumită notă sau referință la un paragraf de mai multe ori în documentul dvs. și doriți să îl introduceți o singură dată? În acest caz este suficient să faceți referire la textul introdus o singură dată. În acest caz, atribuiți un marcaj textului. Acest lucru funcționează în diferitele versiuni Word după cum urmează:

• Word 365: fila INTRODUCE - Zona de meniu STÂNGA - buton MARCA TEXTULUI

• Word 2010 și 2007: fila INTRODUCE - Zona de meniu HYPERLINKS - buton MARCA TEXTULUI;
• Word 2003, 2002 / XP și 2000: Meniu INTRODUCE - comanda MARCA TEXTULUI.

Cu funcția de câmp »{Ref NameDerTextmarke}« puteți face referire la textul marcat cu marcajul de câte ori doriți.

Sec

Aveți nevoie de un număr secvențial în documentul dvs. pentru a identifica pașii de lucru, care să fie gestionat cât mai automat posibil? Deoarece numerele sunt plasate în mijlocul textului, nu se poate utiliza numerotarea automată? Funcția de câmp »{Numele numerotării sec.}« Oferă o soluție. De fiecare dată când apare această funcție de câmp, numărul intern este mărit cu unul. Textul »numele numerotării« poate fi ales liber și trebuie să rămână uniform în cadrul numerotării. Și dacă nu doriți să începeți cu unul, ci cu cinci, introduceți valoarea de pornire la prima apariție a funcției de câmp utilizând parametrul »\ r«: »{Seq nume de numerotare \ r 5}«.

Rezumat și concluzie:

Microsoft Word vă poate ajuta cu diverse funcții de teren pentru a vă face munca de zi cu zi cu programul de procesare a textului mai eficientă. Un exemplu binecunoscut este introducerea datei curente folosind o combinație de taste sau un buton din fila INSERT. Funcțiile de teren suplimentare vă ajută să încorporați și să actualizați numerotarea în texte sau să generați cuprins profesional.

Toate funcțiile de teren au în comun faptul că simplifică activitățile repetitive. De asemenea, ele ajută la eliminarea greșelilor neglijent care apar în etape de lucru redundante. Este sensibil și oportun să vă familiarizați cu funcțiile de teren de la Microsoft Word și să le utilizați. Această procedură vă economisește timp în concepția textelor și a corespondenței, crește fiabilitatea și poate evita în mod eficient erorile.

FAQ

Ce face o funcție de câmp în Microsoft Word?

Câmpurile din Word au o funcție de substituent. Acestea pot fi utilizate automat pentru a insera data curentă sau un număr de pagină într-un text. Există, de asemenea, funcții care pot fi utilizate pentru calcule complexe.

Cum pot insera un cod de câmp în textul meu?

Este posibil să introduceți un cod de câmp într-un text în Microsoft Word în doar câțiva pași. Primul pas este să deschideți un document Word și să navigați la punctul din document în care ar trebui încorporată funcția. În fila INSERT din zona meniului TEXT veți găsi opțiunea de a insera un câmp în elementul de meniu SEARCH QUICK BLOCK. Determinați funcția și introduceți-o.

Cum pot introduce eficient data curentă în documentul meu Word?

Cel mai rapid și mai simplu mod de a insera data curentă în Word este de a utiliza comanda rapidă de la tastatură „Alt + Shift + D”. După apăsarea butoanelor, data curentă apare în text.