Mulți utilizatori folosesc Excel pentru a gestiona tot felul de liste. Adresele, articolele, prețurile, bugetele și alte stocuri de date pot fi, desigur, transferate și în Word prin clipboard - salvând astfel necesitatea reintroducerii datelor.
Sortați datele Excel folosind AutoFilter
Cu prima metodă, selectați informațiile dorite înainte de a le transfera în Word utilizând o funcție de filtrare direct în Excel:
- În Excel, deschideți tabelul din care doriți să luați informații.
- În Excel 2003, 2002 / XP și 2000, faceți clic pe orice celulă din listă și apoi selectați meniul DATA-FILTER-AUTOFILTER.
În Excel 2007 veți găsi funcția de filtrare în fila »Start« din grupul EDIT. Faceți clic pe butonul SORT AND FILTER din grup și apoi faceți clic pe FILTER. - Excel va converti acum titlurile de coloană ale listei dvs. în așa-numitele "liste derulante", pe care le puteți recunoaște după săgețile îndreptate în jos. Puteți utiliza aceste liste pentru a selecta criteriile care ar trebui să se aplice articolelor pe care le căutați.
În Excel 2007, când faceți clic pe săgeata îndreptată în jos, apare un nou meniu în coloana »Categorii« în care sunt selectate toate intrările. Mai întâi dezactivați caseta de selectare din fața »Selectați tot« din acest meniu. Apoi activați din nou caseta de selectare din fața categoriei dorite. - Filtrul automat este deosebit de potrivit pentru scopurile noastre, deoarece ascunde acum automat toate intrările din listă care nu îndeplinesc criteriul dorit. Rezultatul este exact tabelul pe care doriți să îl transferați în Word. Puteți să le evidențiați, să le copiați și apoi să le lipiți cu ușurință în textul dvs. Word.
Adesea, unele rânduri din tabelele Excel sunt evidențiate în culori pentru o prezentare mai bună și uneori doriți să atrageți atenția asupra modificărilor din celule prin formatarea condiționată. Ca o caracteristică specială, filtrul Excel 2007 oferă opțiunea de filtrare în funcție de culorile rândurilor. Pentru aceasta, selectați o celulă din lista articolelor și comutați la funcția de filtrare din fila »Start« din grupul »Editare«. Apelați funcția SORT ȘI FILTER-FILTER. Faceți clic pe săgeata în jos din orice antet de coloană.
Acum selectați intrarea »Filtrare după culoare« în meniul care se deschide. Apoi vi se va oferi posibilitatea de a alege toate culorile rândurilor din tabel. Selectați culoarea dorită. Tehnologia cu AutoFilter funcționează practic destul de bine, dar are și câteva dezavantaje: Pe de o parte, trebuie să părăsiți Word pentru a pregăti datele. În plus, nu este posibilă nicio legătură între Word și Excel, deci trebuie să repetați procesul dacă, de exemplu, prețurile se schimbă, articolele sunt eliminate din program sau sunt adăugate altele noi. Prin urmare, ar trebui să vă familiarizați cu o a doua alternativă, puțin cunoscută, care nu are aceste dezavantaje și pentru care nu trebuie să părăsiți Word.
Inserați tabele Excel ca bază de date în Word 2007
Strict vorbind, o listă creată în Excel nu este altceva decât un tabel de baze de date: câmpurile sunt aranjate în coloane și înregistrările de date (intrări de listă) în rânduri. Prin urmare, puteți utiliza și interfața bazei de date Word pentru a accesa tabelele Excel.
În Word 2007, bara de instrumente a bazei de date a fost eliminată datorită noului concept de operare. Prin urmare, este necesar mai întâi să includeți butonul INSERT DATABASE în bara de instrumente de acces rapid pentru a apela în mod convenabil această funcție.
Procedați după cum urmează:
- Faceți clic dreapta pe panglică și selectați PERSONALIZAȚI BARA DE INSTRUMENTE PENTRU ACCES RAPID din meniul contextual.
- Apoi setați intrarea »Toate comenzile« în meniul derulant SELECT COMMANDS din fereastra de dialog care se deschide acum.
- Căutați în listă „Inserați baza de date“ și transferați această intrare cu butonul ADAUGĂ în lista din dreapta cu toate butoanele anterioare de pe bara de acces rapid.
- Acum închideți fereastra de dialog Opțiuni Word cu OK.
Vă întoarceți în mediul normal de lucru Word și puteți utiliza butonul pe care tocmai l-ați creat pentru a importa lista articolelor din registrul de lucru Excel ca bază de date în Word.
Iată procedura exactă pentru importul listei de articole ca bază de date în Word 2007:
- Deschideți documentul în care doriți să importați lista articolelor și plasați cursorul în poziția de inserare dorită pentru lista articolelor.
- Faceți clic pe noul buton INSERT DATABASE din bara de lansare rapidă.
- În următoarea casetă de dialog, faceți clic pe IMPORT DATE și apoi selectați fișierul Excel din care doriți să importați date.
- Dialogul conține acum o listă a foilor de lucru din fișierul selectat. Selectați numele foii cu datele dvs. și asigurați-vă că este activată caseta de selectare PRIMUL RÂND DE DATE CONȚINE TITLURI DE COLOANĂ. Confirmați selecția cu OK.
- În dialogul bazei de date, faceți clic pe butonul OPȚIUNI DE CERERE pentru a insera doar anumite linii în document.
- În fila »Filtrare înregistrări de date« puteți defini criteriile, astfel încât Word să citească numai liniile dorite din tabelul Excel.
- Dacă doriți, puteți utiliza celelalte file din caseta de dialog pentru a defini criteriile de sortare și a selecta câmpurile de importat. În cele din urmă, confirmați setările cu OK.
- Apoi faceți clic pe INSERT DATA. Acum puteți restricționa numărul de înregistrări de date care trebuie citite. Activați caseta de selectare din fața opțiunii INSERT AS FIELD pentru a permite Word să salveze toți parametrii acestei interogări specifice. Puteți citi în orice moment starea curentă a datelor prin simpla actualizare a funcției de câmp utilizând tasta F9.
- În cele din urmă, confirmați intrările dvs. cu OK. Toate liniile din tabelul Excel care se potrivesc cu opțiunile de interogare vor fi acum inserate în poziția curentă a cursorului.
