Solicitări de întâlnire în Outlook: Iată cum!

Solicitări de întâlnire Outlook

În mediul profesional, este obișnuit să trimiteți cereri de întâlnire prin Outlook. În timpul pandemiei coroanei și creșterii asociate a conferințelor video, solicitările de întâlnire au crescut semnificativ. La fiecare solicitare de întâlnire din partea clienților, colegilor sau din mediul personal trebuie să li se răspundă. În plus față de munca de zi cu zi, acest lucru poate dura mult timp și poate provoca erori. Dacă primiți frecvent cereri de întâlnire, este eficient să automatizați răspunsul.

Puteți utiliza această procedură pentru a respinge automat cererile dacă acestea se suprapun cu alte întâlniri din calendarul dvs. În schimb, puteți accepta automat întrebări, cu condiția ca data respectivă să fie încă gratuită. Dacă întâlnirile mai importante se ciocnesc cu întâlnirea convenită, puteți amâna sau anula oricând întâlnirea convenită automat.

Utilizatorii Outlook 2010 fără o cutie poștală Exchange au mai puține opțiuni atunci când vine vorba de acceptarea și respingerea automată a cererilor de întâlnire decât utilizatorii versiunilor anterioare. Dacă nu utilizați Exchange, puteți specifica numai că toate întrebările vor primi răspuns automat (respingere dacă există o suprapunere, altfel în general acceptare). Cu Microsoft Exchange, aveți mai multe opțiuni.

Răspundeți la solicitările de întâlnire automate începând cu Outlook 2010

1. Navigați la opțiunile de e-mail. Acest lucru funcționează accesând Fișier> Opțiuni> E-mail. În secțiunea „Istoric”, activați opțiunea „Procesați automat cererile de întâlnire și răspunsurile la solicitările de întâlnire și sondaje”.

   

2. Dacă nu utilizați Microsoft Exchange, închideți fereastra de opțiuni. Dacă utilizați Microsoft Exchange, deschideți fila „Calendar” în pasul următor.

3. Navigați la „Planificarea resurselor” în Microsoft Outlook 2010 sau la „Acceptare / respingere automată” în Outlook 2013/2016 și Outlook 365. ”

   

4. Activați opțiunea „Respinge automat cererile de întâlnire care se suprapun cu întâlnirile sau întâlnirile existente”. Dacă aveți permisiunea de a introduce întâlniri la date libere, activați opțiunea „Acceptați automat solicitările de întâlnire și eliminați întâlnirile anulate”.

5. Închideți casetele de dialog. De acum înainte, solicitările de întâlnire vor fi acceptate sau respinse automat de Outlook.

Informații: Utilizatorii Outlook 2003 și Outlook 2007 pot accesa setările pentru acceptarea sau respingerea automată a cererilor de întâlnire prin următoarea cale a fișierului: Extra> Opțiuni> Opțiuni calendar> Planificare resurse.

Opțiunile sunt disponibile cu sau fără o conexiune Exchange.