Acesta este modul în care Microsoft Outlook devine clar!

Cu sfaturi și asistență utile

Știi sentimentul? Te-ai pregătit profesional, programările și sarcinile tale au fost strict organizate și în ciuda celor mai bune lucrări pregătitoare ai uitat o întâlnire importantă. În ciuda unui sistem de planificare etanș și structurat, se poate întâmpla ca lucrurile importante să fie trecute cu vederea. Este enervant atunci când programările, termenele limită sau finalizarea unei sarcini sunt uitate. Outlook are o serie de funcții pentru a vă ajuta:

• Prioritizează lucrurile importante și
• La timp la întâlniri sau
• Gândiți-vă la pregătirea lor.

Utilizați mementourile din Outlook

Outlook permite utilizatorilor să-și amintească cu ușurință sarcini sau întâlniri importante. Cu funcția de memento integrată în Outlook, nu mai trebuie să scrieți o întâlnire sau finalizarea unei sarcini pe un Post-it sau scris de mână în calendar. Outlook vă va reaminti automat tot ce este important. În acest scop, software-ul afișează o fereastră cu informații despre întâlnire sau sarcină și, de asemenea, emite un semnal acustic. Acest lucru funcționează atât pe computer, cât și pe smartphone-uri sau tablete sincronizate.

Setați mementouri în programările noi

Pentru a seta mementouri pentru noi întâlniri, procedați după cum urmează:

1. Creați o nouă întâlnire în Outlook.

2. În câmpul de selecție „Memento”, selectați timpul de livrare dorit. Puteți alege între câteva minute, ore, zile sau săptămâni.

3. Pentru activități și urmăriri, bifați caseta „Memento” și alegeți data și ora la care doriți să apară notificarea.

Cu mementourile din Outlook, vă sunt amintite în mod fiabil de întâlnirile și sarcinile sau întâlnirile cu alții. Outlook oferă, de asemenea, opțiunea de a porni automat un memento pentru fiecare întâlnire sau sarcină. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda: „Fișier”> „Opțiuni”> „Calendar sau activități”. Memento pentru activități la data scadenței apare la o oră fixă.

Deoarece nu fiecare întâlnire sau fiecare sarcină are aceeași importanță, utilizatorii ar trebui să ia în considerare dacă o setare standard are sens în acest caz.

Bacsis:

Când instalați pentru prima dată, Outlook afișează în mod implicit fereastra de memento cu 30 de minute înainte de fiecare întâlnire. Dacă doriți să schimbați acest lucru și să setați mementourile individual, trebuie să opriți mementoul standard. Acest lucru funcționează trecând la setările calendarului așa cum este descris mai sus și dezactivând caseta de selectare pentru mementourile standard.

Utilizați funcția de urmărire pentru retrimiteri

Funcția de sarcină din Outlook este ușor de utilizat și eficientă. Dacă nu doriți să creați o sarcină cu sau un memento pentru fiecare apel telefonic în așteptare sau pentru răspunsuri simple prin e-mail, puteți utiliza, de asemenea, funcțiile practice de memento din Outlook ca alternativă.

Pentru a utiliza urmărirea în Microsoft Outlook, procedați după cum urmează:

Introduceți o sarcină în planificatorul de sarcini și conectați-o la datele de contact sau la e-mailul la care doriți să răspundeți. Pentru aceasta, selectați contactul sau e-mailul și invocați comanda: „Start”> „Urmărire”. Faceți clic pe „Personalizat” și selectați data scadenței la pasul următor. Dacă doriți, puteți seta, de asemenea, un memento ca opțiune.

În meniul „Pentru urmărire” veți găsi și date de scadență predefinite din care să alegeți. De exemplu, dacă selectați intrarea „Săptămâna viitoare”, veți primi informații de reamintire pentru săptămâna următoare. În plus, trebuie să faceți clic pe simbolul clopotului și să adăugați memento-ul, astfel încât mementoul automat să fie activat.

Lăsați-vă aminte și de ceilalți de datele importante

Există date și termene care sunt extrem de importante și decisive pentru continuarea fluxului de lucru. Dacă doriți să reamintiți destinatarului automat un mesaj că așteptați un răspuns, puteți adăuga o notă de urmărire la mesaj în Outlook. Începând cu versiunea Outlook 2007, puteți activa și o a doua monitorizare personală. Cu această procedură, generați o retrimisie digitală privată.

Pentru a marca astfel o întâlnire importantă, procedați în felul următor:

1. În fila MESAJ a întâlnirii pe care doriți să o trimiteți, faceți clic pe URMĂRIRE.

2. Apoi selectați DEFINIT DE UTILIZATOR.

3. Setați o etichetă pentru destinatar în partea de jos a ferestrei. De exemplu, ar trebui să răspundeți la mesaj până joi la 16:00.

4. Cu un nivel peste urmărirea destinatarului, activați urmărirea personal. De exemplu, lăsați-vă aminte de răspunsul solicitat în dimineața următoare. Cu această procedură și o urmărire proactivă, aveți garanția că va fi suficient timp pentru a urmări cu destinatarul, dacă acesta nu a răspuns încă.

Din Outlook 2010: Acesta este modul în care vă puteți aminti de sarcinile viitoare

Dacă doriți ca Outlook să vă reamintească automat sarcinile care au o dată scadentă, puteți automatiza funcția de memento cu următoarea setare:

1. Navigați la Fișier> Opțiuni.

2. Deschideți fila „Sarcini”.

3. Activați opțiunea „Activați memento-uri pentru sarcini cu o dată scadentă”.

4. Selectați ora dorită sub „Ora standard de memento”.

Folosiți foldere sau căutați foldere

Diferitele foldere din Outlook pot fi, de asemenea, utilizate pentru a nu pierde din vedere sarcinile importante. De exemplu, puteți crea un folder personal „To-Do” în care puteți muta toate e-mailurile care necesită încă acțiuni. Spre deosebire de urmărire, nu este stabilită o dată scadență pentru e-mailurile conținute în dosar. Trebuie să vă amintiți personal să căutați în dosar și să răspundeți la orice e-mailuri în așteptare. Dacă încărcați e-mailuri noi în fiecare zi și răspundeți la acestea, folderele personale sunt utile pentru structurarea propriei lucrări. După răspuns, mesajul poate fi mutat în folderul în care urmează să fie salvat sau arhivat pe termen lung.

Dosarul de căutare „Pentru urmărire”, care a fost predefinit în versiunile mai vechi de Outlook și poate fi găsit la sfârșitul listei de foldere, este practic și ușor de utilizat. În versiunea curentă a Outlook 365 veți găsi folderul sub numele „Căutare folder” la sfârșitul arborelui folderelor.

Deschideți acest folder și introduceți parametrii de căutare, Outlook va găsi toate e-mailurile pe care le-ați marcat pentru urmărire în câteva secunde și le va afișa. În acest fel, aveți o prezentare generală instantanee similară cu cea din folderul To-Do. O diferență majoră este că folderul de căutare colectează e-mailurile marcate pentru urmărire din întreaga căsuță de e-mail și din folderele pe care le conține. Astfel, sunt afișate și e-mailurile pe care le-ați stocat în folderul respectiv al clienților.