Microsoft Excel sortează datele în rânduri în mod implicit. Aceasta înseamnă că primul rând al unui tabel determină ordinea tuturor celorl alte rânduri până la ultimul. Sortarea coloanelor în Microsoft Excel este necesară în cazuri excepționale, de exemplu atunci când o listă de nume urmează să fie sortată alfabetic. Excel nu vă oferă un buton anume într-una dintre file pentru sortarea în coloane. Totuși, sortarea în coloane se poate face prin comenzile de meniu în cinci pași simpli.
Sortarea în coloane, la fel ca în cazul rândurilor, poate fi aplicată atât numerelor, cât și textului și returnează rezultate atunci când este clar definit ce valori servesc drept câmpuri cheie și cum ar trebui să fie sortate.Următorul exemplu practic arată cum să folosiți cei cinci pași ușor de utilizat în Microsoft Excel pentru a sorta textul și datele în coloane.
Cum se sortează după coloane în Excel?
În exemplu am creat un tabel simplu. Este destinat să arate zilele lucrătoare a patru angajați ai unei companii în ultimul an calendaristic.
Tabelul trebuie sortat pe coloane, astfel încât numele angajaților să fie sortate alfabetic. Pentru a sorta coloanele, procedați în felul următor:
1. Marcați intervalul de la B1 la E13 pentru a fi sortat.
2. Din Excel Versiunea 2007, navigați la fila DATE și la elementul de meniu SORT AND FILTER. În Excel până la versiunea 2003 inclusiv, apelați comanda DATA - SORT.
3. După ce faceți clic pe butonul SORT, se deschide meniul de opțiuni, în care vă puteți face setările individuale de sortare. Pentru a sorta după coloane, accesați OPȚIUNI.
4. În caseta de dialog care apare, faceți clic pe SORT COLUMNS sub opțiunea ALIGNMENT. Confirmați opțiunea de sortare cu butonul OK.
5. Caseta de dialog SORT apare din nou. După trecerea la „Sortare coloane” în câmpurile listei SORT, nu mai puteți selecta coloanele, ci rândurile tabelului. Din liste, selectați rândul(ele) după care doriți să fie sortat tabelul în coloane. Apoi specificați dacă coloanele trebuie sortate în ordine crescătoare sau descrescătoare.În exemplul nostru folosim linia 1 ca referință.
Figura următoare arată caseta de dialog după setările descrise:
Confirmați setările de sortare cu butonul OK. Excel îți sortează apoi tabelul în forma dorită, sortând coloanele pentru numele din rândul 1 alfabetic de la A la Z, astfel încât angajata Jennifer să fie pe primul loc.
În rezumat, în Microsoft Excel este posibil să se grupeze pe coloane în plus față de sortarea obișnuită după rânduri. Acest lucru poate fi util, de exemplu, dacă trebuie să sortați un tabel extins de angajați cu date în ordine alfabetică.
Practic, ordinea de sortare poate fi ajustată într-un mod ușor de utilizat în zona de meniu SORT. Pe lângă setarea implicită „A la Z”, puteți sorta și în coloane inverse sau personalizate.
Prin ajustarea criteriului de sortare și putând folosi funcția de sortare din Microsoft Excel pentru a sorta după rânduri și coloane, utilizatorii Excel au la îndemână toate opțiunile pentru a-și afișa foile de calcul Excel individual și profesional pentru sortare.