Salvați și partajați fișiere Excel: rapid și ușor

Informații importante care vă pot ajuta

Dacă mai mulți colegi lucrează la un proiect sau o sarcină, este adesea necesar să lucrați împreună la un registru de lucru Excel sau la un tabel din programul Excel. Cu toate acestea, înainte de a-l elibera, asigurați-vă că selectați formatul corect și salvați corect fișierul Excel. În plus, utilizatorii ar trebui să fie atenți la dimensiunea fișierului și să îl împartă, dacă este posibil. Uneori, însă, publicarea datelor este suficientă pentru a putea fi accesate.

Salvați fișierul Excel: Iată cum funcționează

Folosind combinația de taste pentru Excel „Ctrl + S” sau prin „Fișier> Salvare” sau „Salvare ca”, este posibil să salvați fișierul Excel curent sub un nume de fișier individual. În plus față de tipurile sale standard de fișiere .xls și .xlsx, Excel oferă economisire în format OpenDocument sau PDF.

Registrele dvs. de lucru Excel pot fi salvate în locația de stocare dorită, specificând în avans locația de stocare standard. Locația de stocare poate fi, de asemenea, modificată în doar câțiva pași. Uneori este util dacă folderul sau calea de stocare a documentului sunt afișate într-o celulă din registrul de lucru. Aceasta este ceea ce această funcție de tabel face posibilă.

Salvați fișierul Excel cu o copie de rezervă

Este recomandabil să faceți copii de rezervă ale fișierelor Excel importante înainte de a face modificări la document. O copie de rezervă poate fi creată utilizând unele funcții Excel sau utilizând o macro. De asemenea, puteți configura registrul de lucru Excel în așa fel încât o copie de rezervă a versiunii anterioare a registrului de lucru să fie salvată de fiecare dată când se face o modificare.
Datele și timpul de lucru valoros pot fi pierdute ca urmare a unei întreruperi de curent sau a închiderii neintenționate a unui fișier Excel nesalvat. Prin urmare, este recomandabil să activați funcția Excel „AutoRecover” pentru a iniția stocarea automată a datelor.

Instrucțiuni video: Microsoft Excel: Salvați un fișier și partajați-l cu alți utilizatori

Partajați fișierul Excel: posibilitățile

Dacă doriți să partajați datele unui registru de lucru Excel sau al unui document cu alți utilizatori, există și alte opțiuni disponibile în plus față de funcțiile de lansare integrate:

• O diagramă din datele stocate poate fi publicată pe intranetul companiei sau pe un site web, de exemplu. Pentru a face acest lucru, trebuie să utilizați unele funcții pentru a exporta datele dintr-o listă Excel ca grafic. Excel oferă, de asemenea, opțiunea de a copia o sub-zonă dorită dintr-un tabel Excel ca grafic pentru a o insera și a o afișa într-o prezentare sau într-o altă aplicație.
• Listele Excel sau foile de calcul individuale pot fi trimise ușor și rapid colegilor de serviciu prin e-mail. Integrarea unui buton adecvat în bara de instrumente Excel facilitează trimiterea, precum și utilizarea acestei macro utile.
• Un registru de lucru Excel poate fi, de asemenea, partajat într-o rețea și astfel editat de mai mulți utilizatori. Înainte de aceasta, registrul de lucru poate fi copiat folosind o macro și salvat cu un alt nume de fișier.
• În cele din urmă, puteți partaja fișierul Excel salvând registrul de lucru pe un cloud online, cum ar fi OneDrive. Aceasta permite altor utilizatori să editeze fișierul.

Partajarea unui fișier Excel este mai sigură

În plus față de datele Excel, unele funcții protejează și informațiile furnizate:

• Semnăturile digitale pot fi integrate în mod convenabil într-un fișier sau folder Excel pentru a asigura integritatea și autenticitatea datelor. O semnătură digitală indică altora că conținutul registrului de lucru sau al documentului a fost verificat și semnat.
• Înainte ca o foaie de calcul Excel sau un registru de lucru să fie dat sub orice formă colegilor de echipă sau oricui altcineva, ar trebui să fie curățat de date și informații personale.
• Protejarea formulelor dintr-o foaie de calcul sau dosar Excel previne modificările nedorite atunci când mai multe persoane lucrează la un document.
• Înainte de a transmite un registru de lucru, poate fi util să copiați foile de lucru individuale într-un nou registru de lucru Excel și să înlocuiți formulele cu valori.

Formatul potrivit pentru a partaja un fișier Excel

Firmele și companiile folosesc adesea versiuni mai noi și mai vechi de Excel. Uneori poate fi necesar să schimbați tipul de fișier al unui fișier Excel:

• Folosind meniul Excel, un fișier poate fi salvat relativ ușor ca PDF.
• Un fișier sau tabel Excel poate fi salvat în format CSV în doar câțiva pași.
• Pentru ca un fișier Excel să fie compatibil cu versiunile mai vechi, acesta poate fi salvat în formatul de fișier XLS.
• Întregul conținut al unui folder poate fi convertit în formatul de fișier XLSX folosind un instrument Microsoft.
• Se poate efectua o verificare manuală a compatibilității, astfel încât fișierele Excel salvate să poată fi citite de versiunile mai vechi ale programului.

Reduceți dimensiunea unui registru de lucru Excel

Nu este atât de ușor să partajați un tabel Excel cu câteva mii de rânduri. Înainte de a împărți un fișier Excel mare, este necesar de ex. B. împărțiți folosind o macro. Cu toate acestea, puteți utiliza și aceste sfaturi pentru a reduce semnificativ dimensiunea fișierului. Atât cu versiunile mai vechi, cât și cu cele mai noi de Excel, puteți comprima o imagine sau toate imaginile din dosar și puteți alege între diferite rezoluții.

Concluzie: Salvați un fișier Excel și partajați-l cu alți utilizatori

Când alte persoane au nevoie de datele dintr-un registru de lucru Excel, utilizatorii au mai multe opțiuni. În primul rând, utilizatorii ar trebui să salveze fișierul Excel. Pentru aceasta sunt disponibile diferite tipuri de fișiere. Pentru a partaja un fișier Excel, trebuie specificat în prealabil un nume de fișier unic. În plus, o copie de rezervă poate fi făcută înainte de posibile modificări, de exemplu cu ajutorul macrocomenzilor. Programul Excel vă permite, de asemenea, să reduceți dimensiunea fișierelor Excel sau să împărțiți registrul de lucru, să schimbați formatul fișierului sau să inserați o semnătură digitală înainte ca utilizatorii să partajeze fișierul Excel cu alte persoane.

Mai multe articole interesante despre Excel

• Dacă mai multe persoane lucrează la o foaie de calcul Excel, este util să recunoașteți modificările din conținut sau formule.
• Foaia completă Excel a unui registru de lucru poate fi mutată rapid sau copiată într-un alt registru de lucru Excel.
• Liniile goale pot fi eliminate definitiv cu ajutorul unei funcții de filtrare automată.
• Ștergerea conținutului inutil reduce dimensiunea fișierului unui fișier Excel.
• Formulele Excel dintr-un registru de lucru pot fi convertite în numere dintr-o dată.
• O imagine grafică de previzualizare poate fi stocată pentru fișierele Excel.
• Cu ajutorul acestei funcții de jurnal, puteți vedea întotdeauna ora și persoana care a schimbat conținutul celulei.

FAQ

Cum pot partaja o foaie de calcul Excel?

Deschideți registrul de lucru și apoi faceți clic pe fila Revizuire. Navigați prin „Modificări” la opțiunea de lansare „Utilizatorii au permisiunea de a edita zone”. Selectați „Nou” din meniul Permisiuni utilizator înainte de a defini tabelul partajat.

Unde pot găsi copiile de rezervă automate ale Excel?

Prin activarea funcției AutoRecover, Excel salvează spațiul de lucru deschis în prezent la fiecare zece minute în setarea standard. Copia de rezervă trebuie să se afle în același folder cu fișierul original.

Cum pot dezactiva protecția la scriere pentru un registru de lucru?

Deschideți registrul de lucru. Faceți clic pe „Informații” în meniul fișier și apoi dezactivați caseta „Blocat” din zona generală.