Agendele digitale conțin o colecție de date de contact mai mult sau mai puțin consistente. Uneori lipsește salutarea sau numele companiei, adesea există mai multe ortografii, de exemplu pentru numerele de telefon.
Dacă exportați agenda dvs. în Excel, puteți vedea rapid unde înregistrările de date au lacune sau chiar erori. Acest lucru poate fi corectat mai convenabil în Excel: aici este mai ușor să copiați câmpuri și există, de asemenea, o funcție de căutare și înlocuire.
Exportați datele de contact
Puteți exporta agenda dvs. în Excel după cum urmează:
- Deschideți modulul contacte.
- În Outlook până la versiunea 2007, apelați comanda Fișier → Import / Export pe. În Outlook 2010, sunați Fișier → Deschidere → Import pe.
- Alege Exportați în fișier și faceți clic pe Mai departe.
- Selectați tipul de fișier Microsoft Excel 97-2003 și faceți clic pe Mai departe.
- Alege contacte și faceți clic pe Mai departe.
- Specificați unde și sub ce nume trebuie salvat fișierul Excel și faceți clic pe Mai departe.
- Click pe Câmpuri de hartă. Verificați dacă câmpurile din Outlook sunt corelate corect cu câmpurile din foaia de calcul Excel. Sarcinile se potrivesc de obicei. Dacă nu, pur și simplu trageți unul dintre câmpurile din fereastra din stânga în câmpul corespunzător din fereastra din dreapta. Când ați terminat, închideți dialogul cu Bine.
- Click pe Completastfel încât fișierul Excel să fie generat.
Editați datele cu Excel
Deschideți fișierul cu informații de contact în Excel. Inconsistențele tipice, erorile de atribuire și ortografiile diferite pot fi identificate rapid în tabel. Adesea lipsesc salutările, uneori părți din nume sunt atribuite incorect:
Aici puteți copia și lipi pur și simplu coloana salut completați salutările corecte și corectați sarcinile incorecte folosind drag & drop.
Cu comanda Căutați și înlocuiți corectați diferite ortografii ale numerelor de telefon și fax. Pentru a face acest lucru, marcați coloanele corespunzătoare înainte de a apela comanda pentru a limita căutarea la ele. În acest fel, puteți introduce și codul de țară (+49 pentru Germania) în fața numărului de telefon și eliminați primul zero din codul de zonă.
Pentru a preveni modificarea numerelor de telefon și a codurilor poștale prin formatarea accidentală a celulei (de exemplu, prin atribuirea unui format de dată), aceste câmpuri au fost precedate de un apostrof la exportul din Outlook. Excel interpretează aceste numere ca text și nu ca valori numerice. Când căutați în Excel, nu trebuie să introduceți apostroful precedent, altfel Excel nu va găsi termenii de căutare.
După ce ați terminat editarea, salvați fișierul Excel în format Caiet de lucru Excel 97-2003 și închide-l.
Importați din nou contactele
Puteți exporta fișierul Excel modificat înapoi în Excel după cum urmează:
- Apelați comanda în Outlook până la versiunea 2007 Fișier → Import / Export sau în Outlook 2010 Fișier → Deschidere → Import pe.
- Alege Importați din alte programe sau fișiere și faceți clic pe Următorul.
- Selectați tipul de fișier Microsoft Excel 97-2003 și faceți clic pe Mai departe.
- Selectați fișierul Excel. Sub Opțiuni alege Duplicate datorate elementelor importate înlocuiți. Apoi faceți clic pe Mai departe.
- Selectați ca folder țintă contacte și apoi faceți clic pe Mai departe.
- Click pe Completastfel încât datele să fie importate.
