Arhivați calendarul an de an

Cum să arhivați calendarul Outlook la sfârșitul anului calendaristic.

Nu ar fi practic să arhivați intrările din calendar din acel an la sfârșitul anului și apoi să le ștergeți din calendarul Outlook? Aceasta este de fapt sarcina funcției AutoArchive din Outlook - totuși, nu este capabilă să arhiveze toate intrările din calendar de la 1 ianuarie până la 31 decembrie a unui an. Trebuie să faci asta diferit.

Arhivarea automată a Outlook poate arhiva și elimina numai elemente din folderul personal care au fost create înainte de o anumită dată. Nu puteți specifica data de începere. Dacă ați efectuat AutoArchiving exact la începutul anului trecut 2012 și datele din 2011 nu mai sunt în calendar, atunci veți primi, desigur, o arhivă anuală cu AutoArchiving.

Dacă nu ați făcut acest lucru, puteți utiliza și funcția de export pentru a crea o arhivă anuală sub forma unui fișier PST.

Arhivați întâlnirile

Procedați după cum urmează pentru a vă arhiva intrările din calendar:

1. Apelați comanda „Fișier, import / export" pe.
2. Alegeți „Exportați în fișier„Și faceți clic pe”Mai departe“.
3. Selectați tipul de fișier "Fișier folder personal (.pst)„Și faceți clic pe”Mai departe“.
4. Puneți o bifă în fața calendarului; dacă ați configurat alte calendare și doriți să le arhivați, activați opțiunea „Includeți subfoldere" A.
5. Apasă pe "filtru“.
6. Pe "Extins" Click pe "camp". Alegeți „Toate câmpurile pentru întâlniri„Și apoi câmpul”Începutul seriei" sfarsit.
7. Selectați sub „condiție" intrarea "pe sau după" sfarsit.
8. Introduceți sub „valoare„De exemplu, introduceți data dorită”01.01.2012“.
9. Click pe "Adaugă la listă“.
   
10. Repetați pașii de la 6 la 9 pentru „Sfârșitul seriei„sub condiția”pe sau înainte". Introduceți ca dată de încheiere în exemplul nostru "31.12.2012„la.
11. Inchide Filtru-Dialog cu „Bine“.
12. În dialogul „Exportați dosare personale" pe "Mai departe“.
13. Specificați în ce folder și sub ce nume trebuie salvat fișierul arhivă. Cel mai simplu mod este să acceptați folderul sugerat în care Outlook salvează în mod normal fișiere de arhivă. De exemplu, introduceți „Calendar_archive_2012.pst” ca nume de fișier.
14. Click pe "Complet“.
15. Dacă doriți să criptați fișierul arhivă cu o parolă pentru a-l proteja, introduceți-l de două ori. Nu salvați parola în lista de parole (altfel puteți salva singuri criptarea).
16. În cele din urmă faceți clic pe „Bine“.

Ștergeți întâlnirile vechi

Dacă doriți să eliminați programările din anul precedent din calendarul Outlook, procedați așa cum este descris mai jos. Dacă la începutul noului an trebuie să căutați în continuare calendarul din anul precedent, nu ștergeți programările vechi până în februarie sau martie.

1. Deschideți calendarul și apelați comanda „Vizualizare, Vizualizare curentă, Definire vizualizări„(Sau în Outlook 2003”Vizualizare, Aranjare după, Vizualizare curentă, Definire vizualizări") pe.
2. Click pe "Nou„Și introduceți un nume.
3. Sub "Tipul de vizualizare"alege"Tabel" sfarsit; apoi faceți clic pe „Bine“.
4. Click pe "Filtru“.
5. Așa cum este descris mai sus în pașii 6-11, definiți 01/01/2012 ca „Începutul seriei„Și 31 decembrie 2012 ca„Sfârșitul seriei“.
6. Click pe "Aplicați vizualizarea“.
7. Acum aveți toate intrările de întâlnire salvate anterior în tabel. Evidențiați-le cu CTRL + A și apăsați ȘTERGERE pentru a le șterge.

Reîncărcați întâlnirile arhivate

După ștergerea programărilor vechi, nu le mai puteți vedea în calendar. Dacă doriți să căutați fișierul arhivat sau să copiați întâlnirile în noul calendar, deschideți fișierul arhivat după cum urmează:

1. În Outlook, apelați comanda „Fișier, Deschidere, Fișier de date Outlook" pe.
2. Selectați fișierul dorit și faceți clic pe „Bine“.