Decontezi comenzi sau proiecte pe baza orelor lucrate? Sau vrei doar să știi cât timp ai petrecut pentru un anumit proiect sau client?
Apoi transferați datele din jurnalul dvs. Outlook sau din calendar în Excel pentru a continua să calculați acolo.
Indiferent dacă luați datele pentru facturare din calendar sau din jurnal depinde de modul în care lucrați: Dacă blocați timpul de lucru pentru un anumit client din calendarul dvs. făcând programări adecvate, puteți copia aceste date din calendarul Excel. Dacă, în schimb, doriți să țineți o evidență minut cu minut a momentului și timpului în care ați lucrat pentru client, jurnalul este mai potrivit. Cu toate acestea, trebuie să porniți și să dezactivați din nou temporizatorul jurnalului la începutul și la sfârșitul sesiunii de lucru.
Arată timpul petrecut în jurnal
Jurnalul din Outlook poate fi utilizat pentru a înregistra cât ați lucrat la un proiect sau pentru un client. În setarea standard, jurnalul arată activitățile înregistrate pentru un anumit client în dialogul de contact, dar nu și durata respectivă. Puteți schimba acest lucru după cum urmează:
- În folderul Contacte, deschideți contactul pentru care doriți să fie înregistrate activitățile.
- Deschideți fila până la Outlook 2003 inclusiv Activități. Pe Outlook 2007/2010, pe de altă parte, sunați Contact → Vizualizare → Activități pe.
- Dacă nu există coloană aici durată poate fi văzut, faceți clic dreapta referinţă sau În dosar și apelați comanda Reglați vizualizarea curentă pe.
- Click pe câmpuri.
- Sub Selectați câmpurile disponibile alege Toate câmpurile jurnalului. Apoi faceți clic mai jos Câmpuri disponibile pe durată si sus Adaugă la.
- Închideți casetele de dialog.
Înregistrați timpul petrecut pentru clienți
Cât timp lucrați pentru un client poate fi înregistrat de Outlook după cum urmează:
- Deschideți folderul Contacte și faceți clic dreapta pe contactul pentru care doriți să înregistrați orele lucrate.
- Apelați comanda din meniul contextual Intrare jurnal nouă pentru contact (până la Outlook 2003) sau Creați → Intrare jurnal nouă pentru contact (Outlook 2007) sau Creați → Intrare jurnal nouă (Outlook 2010).
- Introduceți un subiect scurt (Outlook sugerează numele clientului) și selectați un tip de intrare.
- Click pe Începeți sincronizarea respectiv. Începeți sincronizarea (în Outlook 2007/2010) pentru a porni temporizatorul.
- Acum, faceți ceea ce veți factura pentru client mai târziu.
- De îndată ce ați terminat, aduceți jurnalul din Outlook înapoi în prim-plan și faceți clic pe Opriți sincronizarea (respectiv. Opriți cronometrul în Outlook 2010).
- Salvați și închideți intrarea în jurnal.
- Pentru a nu fi necesar să începeți înregistrarea manuală pentru fiecare activitate, puteți, de asemenea, să instruiți Outlook să înregistreze anumite activități pe care le efectuați pentru un anumit contact. Pentru a face acest lucru, apelați comanda Instrumente → Opțiuni pe și faceți clic pe Opțiuni jurnal. Selectați contactul și elementele, precum și programele de aplicații. Închideți casetele de dialog.
