Outlook: permite accesul la calendar fără Exchange

La companiile care au un server Exchange, este ușor să vă partajați propriul calendar cu un coleg. Cu toate acestea, nu aveți neapărat nevoie de Exchange: Outlook 2003 și 2007 au opțiunea de a afișa calendarul sau extrasele

Atât Outlook 2003, cât și Outlook 2007 oferă opțiunea de a salva calendarul ca site web și apoi de a pune această pagină HTML online pe intranet sau Internet sau de a o salva într-un folder partajat în rețea. Un calendar salvat ca site web are două dezavantaje:

• Calendarul partajat poate fi vizualizat, dar nu editat de oricine are acces la el.
• Modificările din calendarul dvs. Outlook nu sunt transferate automat pe site. După modificări majore, trebuie să salvați din nou calendarul în format HTML și să îl puneți online.

Cel puțin pentru al doilea punct există un remediu în Outlook 2007. De asemenea, puteți publica calendarul pe un server WebDAV sau pe Microsoft Online și puteți activa o actualizare automată pentru aceasta.

Salvați calendarul ca site web

În Outlook 2003 și 2007 faceți următoarele:

1. Deschideți calendarul.
2. Apel Fișier ⇒ Salvați ca site web pe.
3. Introduceți perioada de timp pentru a fi salvată pe site.
4. Dacă, pe lângă subiectul fiecărei întâlniri, notele introduse pentru aceasta ar trebui să fie vizibile și în calendarul web, activați opțiunea Includeți detaliile întâlnirii A.
5. Dacă doriți să utilizați o imagine ca fundal, comutați Folosiți grafica de fundal și selectați imaginea.
6. Introduceți fișierul Titlul calendarului care ar trebui să apară la începutul paginii calendarului.
7. Introduceți locația pentru fișierul calendar și numele acestuia cu extensia .HTM A. În plus față de fișierul HTML, Outlook stochează o serie de alte fișiere (imagini și alte fișiere HTML pentru detalii). Prin urmare, este recomandabil să configurați un folder separat pentru fișiere, astfel încât fișierele cu același nume să nu fie suprascrise accidental.
8. Pentru ca calendarul să fie afișat imediat în browserul dvs. web, comutați Deschideți site-ul web salvat în browser A.
9. Click pe Economisiți pe computer.
10. Apare un avertisment de securitate în Outlook 2007 conform căruia locația poate să nu fie sigură. Confirmați cu dacă vrei să continui.
11. Acum va apărea o întrebare de securitate (din browserul dvs. web). Confirmați aici cu Deschiscă doriți să vizualizați fișierul.
12. Dacă calendarul urmează să fie stocat pe un server web, utilizați un program FTP, de exemplu, pentru a copia toate fișierele din folder pe serverul web.
    

Partajați-vă calendarul pe Microsoft Office Online

Dacă vă înregistrați la Microsoft Office Online cu ID-ul dvs. Windows Live, vă puteți pune calendarul online și îl puteți face disponibil în general sau numai pentru persoanele selectate. Înregistrarea la Microsoft Office Online este gratuită.

Pentru a vă conecta la Microsoft Office Online și a partaja un calendar online, efectuați următoarele:

1. Faceți clic dreapta pe calendar în bara de navigare.
2. Apelați comanda Publicați pe Internet și apoi Publicați în Office Online pe.
3. Dacă nu v-ați conectat încă, faceți clic pe Inregistreaza-te.
4. Introduceți fișierul Adresa de e-mail si parola pentru contul dvs. Windows Live ID și faceți clic pe Inregistreaza-te și apoi mai departe Complet.
5. Intră sub Perioada de timp ce secțiune din calendar doriți să publicați.
6. în Câmp detaliu Specificați dacă trebuie afișate numai disponibilitatea, disponibilitatea și subiectul întâlnirilor sau toate detaliile întâlnirii (fără atașamente de fișiere).
7. Sub Permisiuni Specificați dacă numai utilizatorii pe care i-ați invitat sau toată lumea ar trebui să aibă acces la calendarul dvs.
   
8. Click pe Extins.
9. Stabiliți dacă actualizările trebuie încărcate automat la intervale stabilite sau numai dacă începeți încărcarea manual.
10. Optiunea Frecvență de actualizare lăsați pornit.
    
11. Faceți clic de două ori Binepentru a încărca calendarul acum.
12. Outlook oferă apoi să trimită invitații de partajare persoanelor care ar trebui să aibă acces (cu excepția cazului în care ați activat accesul general). Faceți clic aici da.
13. Outlook deschide acum o fereastră de mesaje care conține deja un link către calendar. Introduceți adresele persoanelor care ar trebui să primească aprobare aici. Scrieți un mesaj scurt și trimiteți invitația.

Destinatarii invitațiilor indică apoi că vor să deschidă calendarul, care este online în format ICS, cu Outlook-ul lor. Apoi aveți opțiunea de a insera calendarul Internet în Outlook și de a vă abona la actualizări.

Modificați setările calendarului pentru Office Online

Dacă doriți să modificați mai târziu setările pentru calendar sau publicație, procedați după cum urmează:

1. În Outlook 2007, faceți clic dreapta pe calendar.
2. Apelați comanda Publicați pe Internet și apoi Schimbați opțiunile pentru publicare pe.
3. Efectuați modificările dorite și faceți clic Bine.
4. Outlook transferă acum modificările pe site. Apare apoi o fereastră de dialog în care puteți trimite invitații de partajat către alte persoane. Faceți clic aici da respectiv. Nu și procedați așa cum este descris mai sus.

Gestionați acțiunile

Dacă doriți să partajați calendarul de internet cu alte persoane, procedați după cum urmează:

1. Faceți clic dreapta pe calendar.
2. Apelați comanda Publicați pe Internet și apoi Distribuiți calendarul publicat pe.
3. Acum puteți (ca de la pasul 12 de mai sus) să trimiteți o invitație altor persoane prin e-mail cu linkul către calendarul Internet.

Dacă doriți să anulați versiunea pentru persoane individuale, procedați după cum urmează:

1. Faceți clic dreapta pe calendar.
2. Apelați comanda Publicați pe Internet și apoi Schimbați permisiunile de partajare pe.
3. Selectați persoanele pe care doriți să revocați permisiunea și faceți clic Îndepărtat. Închideți dialogul cu Bine.

Eliminați din nou calendarul din Office Online

Pentru a vă dezactiva din nou calendarul offline:

1. Faceți clic dreapta pe calendar în Outlook.
2. Apelați comanda Publicați pe Internet și apoi Eliminați de pe server pe.
3. Confirmați cu da.