Text și părți rapide - Automatizarea textului în Outlook

Cum să lucrați cel mai bine cu Quick Parts în Outlook

Concepția e-mailurilor în Outlook nu trebuie să fie individuală în fiecare caz. În mediul profesional și privat, e-mailurile similare sau comparabile sunt în mod constant proiectate. De exemplu, un e-mail care însoțește o ofertă conține de obicei componente de text analoage. Răspunsul la o întrebare este, de asemenea, nespecific și trebuie modificat din punct de vedere numeric sau cel mult produs. O similitudine în concepția e-mailurilor este fundamental sensibilă și conține un beneficiu care nu trebuie subestimat. Acest lucru se poate realiza dacă lucrați mai mult cu module de text prefabricate. În versiunea curentă a Outlook 365, modulele text și funcțiile acestora sunt disponibile ca module rapide, care diferă de alte programe și versiuni Outlook.

Tutorial video: Cum se creează și se utilizează module text în Outlook

Creați o parte rapidă în Outlook - 5 pași esențiali pentru automatizare

Puteți proiecta o componentă rapidă în programul Microsoft Outlook în cel mai scurt timp:

1. Deschideți un e-mail nou prin fila „Fișier”. În pasul următor, scrieți un text specific pe care doriți să îl salvați ca parte rapidă.

2. Selectați textul din Microsoft Outlook și copiați-l. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza combinația de taste Ctrl + C ca comandă rapidă sau comandă rapidă.

   

3. În pasul următor, cu textul încă marcat, navigați la fila „Insert” și comutați la meniul „Text”.

   

4. Dând clic pe „Piese rapide” se deschide o nouă fereastră de selecție în care puteți „Salvați selecția în catalogul pieselor rapide”.

   

5. După ce faceți clic pe „Salvați selecția în catalogul rapid de piese”, se deschide o altă fereastră de opțiuni. Aici aveți ocazia să furnizați informații suplimentare despre modulul text.

   

Printre altele, puteți:

• Alocați un nume semnificativ pentru modulul text.
• Selectați o categorie sau creați o nouă categorie, de exemplu „Oferte” sau „Contract”.
• Introduceți o descriere pentru a informa colegii despre conținutul modulului text.
• În opțiuni, selectați modul în care textul trebuie inserat ca parte rapidă.

Cu un clic pe „OK”, salvați partea rapidă și o puteți introduce oricând într-un nou e-mail.

Introduceți o parte rapidă într-un e-mail - așa funcționează

Un bloc de construcție adăugat unui nou e-mail are multe avantaje. Economisirea timpului și eficiența încorporării modulelor de text într-un e-mail. În plus, mesajele trimise sunt similare în ceea ce privește conținutul și formatarea lor. Acest lucru este deosebit de important în mediul profesional, cu o cerere sau o ofertă.

Aveți două alternative pentru a încorpora un modul de text creat într-un e-mail:

Alternativa 1: introduceți un modul text, cum ar fi textul automat

Partea rapidă cu numele „Text Module 1” este afișată automat ca opțiune de inserat de îndată ce introduceți primele caractere ale numelui părții rapide în text.

Șirul „Text” este suficient pentru ca Outlook să găsească partea rapidă. Partea rapidă este inserată printr-un clic pe tasta Enter. Acest lucru vă economisește mult timp în concepția e-mailurilor.

Alternativa 2: Integrarea manuală a componentei rapide

În plus față de varianta automatizată, puteți integra manual o componentă rapidă. Acest lucru funcționează fără efort, deschizând un e-mail nou și folosind cursorul pentru a naviga la punctul din text în care doriți să fie inserat textul.

La pasul următor, comutați la fila „Piese rapide” din fila „Inserare”. Faceți clic pe elementul de meniu pentru a afișa toate părțile rapide care pot fi inserate.

După ce faceți clic pe componenta rapidă dorită, aceasta va apărea în textul e-mailului.

Organizați, editați și ștergeți piese rapide

În timp, devine inevitabil ca elementele de construcție rapide proiectate independent să fie schimbate sau șterse. Părți din text, numere încorporate sau procente se pot modifica. Pentru a modifica sau șterge un modul text, procedați după cum urmează:

1. În fila „Insert”, navigați la elementul de meniu „Quick Parts”.

2. Deschideți meniul „Piese rapide” și faceți clic pe modulul pe care doriți să îl modificați. Se deschide un nou meniu de selecție în care puteți edita modulul text.

   

3. Printre altele, aveți opțiunea de a edita proprietățile modulului text. Puteți adapta numele blocului sau descrierea. Sub „Organizați și ștergeți” ajungeți la „Organizator pentru module”, în care puteți edita toate modulele de text stocate și le puteți șterge, dacă este necesar.

   

4. Un clic pe „Închidere” salvează toate modificările aduse modulelor dvs. de text personale. Modificarea modulelor de text este posibilă numai în versiunile mai noi de Outlook. În Outlook 2007 sau 2010 nu există nicio modalitate oficială de a edita părți rapide ulterior. Cu un truc în care salvați modulul text sub un alt nume, puteți totuși edita și adapta.

În rezumat, funcțiile Quick Parts și Autotext conțin opțiuni esențiale pentru automatizarea parțială a creării de texte. Utilizarea ambelor funcții este ideală pentru scrisorile de afaceri în care urmează să fie utilizat un mesaj special sau comun, cum ar fi „Dragă”. Salutările personale pot fi, de asemenea, salvate ca text automat.

Este similar cu o invitație, dorințe recurente pentru o zi de naștere sau aniversări sau întrebări frecvente. Abrevierile și formulările pot fi proiectate ca elemente de construcție rapide în orice moment. În acest fel, semnăturile pot fi încorporate și la înlocuirea semnăturii reale. Pentru scrisori și scrisori de afaceri, care urmează să fie scrise cuvânt cu cuvânt, există și un modul.

În afară de funcția de piese rapide conținute în Outlook, companiile și oamenii de afaceri utilizează instrumentul de productivitate Text Expander de la Smile. Cu această aplicație plătită, scrisorile de afaceri și e-mailurile pot fi profesionalizate în continuare în ceea ce privește Autotext. Cu Text Expander puteți lucra atât pe Windows, cât și pe Mac.

Bacsis:

Pentru a menține o prezentare generală a elementelor de construcție rapide în orice moment, este logic și este orientat spre practică să le sortezi în categorii ușor de înțeles.

Concluzie

Crearea părților rapide în Microsoft Outlook nu este dificilă. Puteți salva un bloc nou în 5 pași simpli. Alocarea unor categorii ușor de înțeles, nume clare de module și o descriere clară sunt importante pentru a încorpora în mod eficient module rapide în e-mail-uri. Această procedură pentru e-mailurile recurente vă va economisi mult timp în concepție. În plus, această procedură garantează că ofertele sau o solicitare de răspuns sunt trimise în mod similar.