Când fac backup pentru fișierul PST cel mai târziu, mulți utilizatori Outlook se întreabă cât de mare este fișierul - chiar dacă își curăță regulat căsuța de e-mail. Ceea ce mulți nu știu: folderul „Elemente trimise” este, de asemenea, adesea o „piesă de date” imensă
Dacă - după cum se recomandă - stocați copii ale tuturor mesajelor trimise în folderul SENT OBJECTS (sau în Outlook 2010 în folderul SENT ITEMS), Outlook salvează nu numai e-mailurile, ci și copii ale fișierelor pe care le-ați trimis în acest folder. În acest fel, aveți aceste fișiere de două ori pe hard disk: în folderul respectiv din care le-ați preluat în e-mail și în fișierul Outlook PST. Nu numai că este o pierdere de spațiu, dar și Outlook devine mai lent cu cât fișierul PST este mai mare. Prin urmare, nu trebuie doar să vă curățați căsuța de e-mail, ci și copiile mesajelor trimise.
Cât spațiu ocupă e-mailurile pe care le trimiteți?
Pentru a afla câtă memorie utilizează e-mailurile și atașamentele pe care le trimiteți, efectuați următoarele:
- Faceți clic dreapta pe DOSARE PERSONALE din lista de foldere sau, în Outlook 2010, pe unul dintre folderele personale.
- În Outlook 2007 sau o versiune anterioară, utilizați comanda PROPRIETĂȚI PENTRU „DOSAR PERSONAL”, în Outlook 2010 comanda PROPRIETĂȚI FIȘIER DE DATE.
- În fila GENERAL, faceți clic pe butonul FOLDER SIZE.
- Puteți vedea cât de extins este conținutul folderului SENT ELE-MENTS în linia corespunzătoare. De asemenea, notați care alte dosare conțin, de asemenea, o mulțime de date.
- Închideți casetele de dialog.
Acum deschideți folderul SENT OBJECTS. Pentru ca toate e-mailurile mari să fie afișate împreună, cel mai bine este să sortați după coloana SIZE.
Ștergeți fișierele atașate
Acum parcurgeți e-mailurile și ștergeți fișierele de care nu mai aveți nevoie. Sau puteți salva fișiere pe hard disk care se află în Outlook, dar nu mai sunt în sistemul de foldere de pe hard disk.
În Outlook până la versiunea 2007, trebuie să deschideți fiecare e-mail pentru a șterge atașamentele fișierului - nu puteți elimina atașamentele din previzualizarea din zona de citire.
- Deci, deschideți primul fișier ale cărui atașamente doriți să le ștergeți.
- Apoi selectați fișierele atașate, faceți clic pe ele cu butonul din dreapta al mouse-ului și invocați comanda DELETE.
- Închideți e-mailul.
- Răspundeți la întrebarea de securitate dacă modificările trebuie salvate cu DA.
Repetați pașii de la 1 la 4 pentru următorul e-mail. În Outlook 2010, este în cele din urmă posibil să ștergeți atașamente de fișiere în vizualizarea Reading fără a fi nevoie să deschideți mai întâi e-mailul:
- Selectați adresa de e-mail din căsuța de e-mail.
- Apoi faceți clic dreapta pe atașamentul care va fi șters în previzualizarea de mai jos sau lângă lista de e-mailuri. Dacă e-mailul conține mai multe atașamente, marcați fișierele care trebuie șterse cu CTRL și cu un clic de mouse sau faceți clic pe primul fișier, țineți apăsat SHIFT și faceți clic pe ultimul fișier. Apoi faceți clic pe unul dintre fișierele selectate cu butonul din dreapta al mouse-ului.
- Apelați comanda REMOVE PLANT.
- Confirmați interogarea de securitate cu ELIMINAȚI PLANTELE.
- Continuați cu următorul e-mail.
Pentru ca Outlook să elibereze de fapt spațiul ocupat de datele șterse din fișierul PST după acțiunea de ștergere, acum trebuie să comprimați folderul personal:
- Faceți clic dreapta pe folderul personal din lista de foldere și selectați comanda PROPRIETĂȚI PENTRU „DOSAR PERSONAL” sau, în Outlook 2010, PROPRIETĂȚI FIȘIER DE DATE.
- Faceți clic pe ADVANCED.
- Faceți clic pe COMPRESAȚI ACUM. Procesul poate dura ceva timp după o ștergere extinsă. Odată ce procesul de compresie este terminat, Outlook pur și simplu închide fereastra fără a afișa un mesaj de succes.
- Închideți casetele de dialog.
