Outlook: Salvați e-mailul ca fișier PDF: PDFCreator

Așa se face!

Doriți să salvați e-mailuri importante în folderele de arhivă într-o anumită locație de pe hard disk? De exemplu, e-mailurile cu facturi, date sensibile ale clienților sau conținut care, din punct de vedere legal, trebuie păstrate pe termen lung. Cunoscutul și popularul format PDF este potrivit în acest scop ca un format de arhivă fiabil și de lungă durată. Ocupă puțin spațiu pe hard disk, poate fi deschis pe diferite dispozitive finale și oferă un nivel ridicat de securitate.

Salvarea fișierelor PDF în Outlook: acestea sunt programe adecvate

Spre deosebire de Microsoft Word sau Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook nu oferă o opțiune integrată pentru a salva sau converti fișiere PDF. O opțiune este programul plătit „Adobe Acrobat”, care poate crea fișiere PDF din Outlook. Dacă sunteți interesat de o soluție gratuită cu funcționalități similare, ar trebui să utilizați PDFCreator ca alternativă.

Instrumentul este disponibil într-o versiune germană și este dezvoltat continuu. Instalează un driver de imprimantă virtuală și creează fișiere PDF folosind comanda „Print”. Cu PDFCreator puteți crea documente ca fișiere PDF din orice program Windows. Dacă lucrați în mod regulat cu linkuri în documente, PDF Creator nu este prima alegere. Acest lucru se datorează faptului că software-ul nu acceptă hyperlinkuri și acestea nu pot fi făcute clic în fișierul PDF creat. În acest caz, utilizatorii Windows 10 pot utiliza instrumentul gratuit „Microsoft Print to PDF” furnizat. În toate celelalte cazuri, PDFCreator ca instrument PDF gratuit este alegerea potrivită datorită vitezei și ușurinței sale de utilizare.

Instalați PDF Creator

1. Primul pas este instalarea PDFCreator în câteva secunde deschizând adresa https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions în browserul dvs. web. Apoi descărcați cea mai recentă versiune a PDFCreator. Aveți de ales între versiunea gratuită pentru un singur utilizator sau versiunile plătite pentru multi-utilizatori și server.

   

2. După ce fișierul de instalare a fost încărcat, porniți-l cu un dublu clic.

   

3. Expertul de configurare vă ghidează prin configurare și vă oferă informații importante despre instalarea corectă. Printre altele, puteți seta limba programului și puteți afișa informații despre acordul de licență sau setările de protecție a datelor.

   

4. Software-ul va fi instalat pe computerul dvs. în câteva secunde. După instalare, puteți accesa manualul online sau puteți căuta în baza de cunoștințe subiecte de ajutor. Dacă aveți întrebări în timp ce utilizați PDF Creator, este disponibil și asistență comunitară multilingvă. PDFCreator este gata de utilizare și poate converti mesajele de e-mail în fișiere PDF cu doar câteva clicuri în Microsoft Outlook.

   

Salvați e-mailurile în format PDF - așa funcționează

Este posibil să salvați un e-mail în format PDF cu doar câteva clicuri și setări. Cu următorii 6 pași puteți crea fișiere PDF profesionale cu titluri specifice ale documentelor și informații despre autor și cuvinte cheie, care facilitează căutarea ulterioară:

1. Deschideți orice mesaj de e-mail pe care doriți să îl salvați ca PDF.

2. În fila Fișier, accesați meniul → Imprimare.

3. Selectați PDFCreator ca imprimantă.

   

4. În cazul unui e-mail cu mai multe pagini, puteți specifica ce pagini trebuie salvate. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Opțiuni de imprimare și introduceți numerele paginii. Salvarea numai a unei zone sau a unor părți dintr-un text marcat nu este posibilă în PDFCreator.

   

5. În pasul următor, faceți clic pe butonul „Tipăriți”. Se deschide o nouă fereastră în care puteți introduce specificațiile pentru documentul de salvat.

   

6. În zona superioară a ferestrei de selecție puteți specifica formatul în care trebuie salvat documentul. Pe lângă un fișier PDF standard, puteți alege între:

   • niveluri de compresie diferite,
   • stocare ca fișier grafic sau
   • arhivarea ca fișier PDF protejat.
   

7. În zona de mijloc a ferestrei de selecție, trebuie specificate calea și numele fișierului sub care trebuie salvat fișierul PDF.

8. În partea de jos este important să introduceți un titlu de document semnificativ. Această procedură vă va facilita găsirea documentului ulterior. În același timp, îi ajută pe destinatari să atribuie fișierul. Printre altele, puteți utiliza subiectul original al e-mailului sau puteți utiliza un titlu individual. De asemenea, puteți introduce un subiect și / sau cuvinte cheie. Aceste informații pot fi vizualizate în Windows Explorer sau utilizate ca cuvinte de căutare.

   Există, de asemenea, opțiunea de a îmbina fișierul PDF creat direct cu un alt fișier. Dacă doriți acest lucru, activați butonul Merge. De asemenea, puteți atașa fișierul PDF direct la un e-mail sau îl puteți redirecționa sau încărca prin intermediul Dropbox sau FTP.

   

9. Dacă doriți să salvați fișierul în mod implicit, faceți clic pe caseta verde „Salvare”. Titlul documentului este folosit ca nume de fișier. Puteți schimba numele pentru ultima dată înainte de a începe procesul de salvare.

   „Arhitectul PDF” creează apoi fișierul PDF în fundal. Dacă aveți un cont de utilizator la producătorul PDFForge, vă puteți conecta și salva fișierul și în acest cont. Alternativ, puteți crea un cont de utilizator nou. Fișierul PDF proiectat este afișat în „PDF Architect”.

Bacsis: În mod implicit, software-ul PDFForge „PDF Architect” este utilizat ca program de afișare pentru fișiere PDF create cu PDFCreater. Dacă doriți să continuați să citiți fișiere PDF cu „Adobe Acrobat Reader” gratuit sau cu un alt instrument, îl puteți salva în setările PDFCreator. De asemenea, puteți modifica selecția pentru aplicațiile standard din setările Windows.

Fișierele PDF oferă practic aceste avantaje

Este ușor posibil să salvați un e-mail din Outlook ca fișier PDF. Pe lângă faptul că pot fi salvate, fișierele PDF oferă multe avantaje față de alte formate, cum ar fi formatul de stocare MSG Outlook. În timp ce fișierele MSG pot fi citite doar de Outlook și de câteva programe de e-mail și de conversie, formatul PDF este utilizat în întreaga lume.

Programele gratuite de citire PDF, cum ar fi Adobe Acrobat Reader, garantează că destinatarii unui fișier PDF îl pot citi pe aproape orice dispozitiv. Fișierele PDF sunt, de asemenea, comprimate, deoarece sunt salvate și sunt, în majoritatea cazurilor, mai mici decât documentul sursă. În plus, se păstrează formatarea, imaginile, fonturile încorporate și aspectul general.

Securitatea documentelor este esențială, mai ales atunci când le trimiteți pe internet. Prin setarea opțiunilor, fișierele cu conținut sensibil pot fi protejate împotriva furtului neautorizat de date. La fel se întâmplă prin atribuirea unei parole. În acest caz, persoanele neautorizate nu vor putea deschide fișierul și citi conținutul acestuia.

Cu valoarea adăugată a fișierelor PDF și posibilitatea de a utiliza cuvinte cheie și un titlu semnificativ pentru a face fișierele PDF mai ușor de găsit, fișierele PDF sunt ideale pentru arhivarea e-mailurilor în Outlook.

Rezumat: faceți backup pentru e-mailuri în Outlook cu PDF Creator - rapid și ușor

Dacă doriți să arhivați un mesaj de e-mail în siguranță pe termen lung, formatul PDF este potrivit în special pentru aceasta. Deoarece Microsoft Outlook nu oferă conversie integrată în format PDF, trebuie utilizat software extern. Un program orientat spre țintă și ușor de utilizat, care a fost folosit de un milion de ori este PDFCreator. Odată instalat ca driver de imprimantă virtuală, acesta poate fi utilizat pentru a converti documente în fișiere PDF din orice aplicație Windows.

În Outlook selectați funcția de imprimare, introduceți titlul documentului, cuvintele cheie și calea de stocare și vă puteți arhiva e-mailul cu doar câteva clicuri. PDFCreator funcționează la fel de fiabil ca programele plătite și, prin urmare, este recomandat ca driver de imprimantă PDF virtual pentru Windows și Microsoft Outlook.