4 moduri de a proteja documentele Word

Cum se configurează un document numai în citire

De nenumărate ori, mulți autori diferiți dintr-o echipă de proiect lucrează împreună pe un document Word. Există diverse opțiuni pentru protejarea documentelor Word, astfel încât să se facă doar acele modificări și editări care au fost convenite în comun. De asemenea, puteți preveni pierderea fișierelor Word din cauza erorilor de operare sau a problemelor hardware, luând pași de backup specifici.

Salvarea și protejarea documentelor Word: de ce este atât de important

Lucrul cu programul de procesare a textelor Microsoft Word a devenit o parte integrantă atât a vieții cotidiene profesionale, cât și private. Word face parte dintr-o suită de programe care își au originea în sarcini comune de birou și a fost publicat pentru prima dată sub numele de Microsoft Office.

Microsoft actualizează în mod regulat versiunile programelor Office cu noi funcții utile. Cu cunoștințele de bază adecvate despre gestionarea cuvintelor, Word poate fi individualizat pe de o parte și extins cu suplimente Word pe de altă parte. De asemenea, aveți opțiunea de a stabili în mod specific compatibilitatea versiunilor Word și de a vă proteja fișierele text.

Documentele Word trebuie protejate, în special în chestiuni importante. Nu numai pierderea neprevăzută datorată uitării economisirii, ci și prelucrarea de către terți neautorizați provoacă neplăceri evitabile. În plus, deteriorarea sau pierderea documentelor Word din cauza problemelor hardware poate fi, de asemenea, evitată cu atenție și previziune corespunzătoare.

Salvarea este ușoară: nu pierdeți niciodată fișierele Word din nou cu 4 trucuri

În zona de activități Word există - în funcție de versiune - opțiuni diferite, dar la fel de eficiente pentru backupul documentelor Word.

În plus față de procesul clasic de salvare cu combinația de taste „CTRL + S” sau sub filele „Fișier” și „Salvare ca”, Word oferă alte opțiuni elegante pentru protejarea unui document.

1. Salvați toate documentele în mod convenabil cu un singur clic al mouse-ului

În funcție de versiunea Word utilizată, toate documentele deschise la un moment dat pot fi salvate simultan. Nu mai riscați să uitați accidental un fișier text și să vă pierdeți modificările.

În timp ce Word 2003 și versiunile mai vechi execută o astfel de comandă utilizând o comandă rapidă de la tastatură, salvarea tuturor documentelor în versiunile mai noi necesită adăugarea setării butonului.

2. Faceți backup automat cu o copie de rezervă locală

Există, de asemenea, opțiunea de a lucra cu copii de rezervă. Încă o dată, depinde de versiunea Word utilizată. Cu toate acestea, există întotdeauna opțiunea de a seta „backup automat”. Acest lucru funcționează cu o copie de rezervă a documentului sau cu recuperarea automată.

În prima variantă, o copie a fișierului Word salvat o dată cu extensia WBK este creată pe computer imediat ce documentul original este procesat. Dacă documentul original este deteriorat sau pierdut în timpul procesării, copia poate fi utilizată.

Instalarea acestei funcții în fundal necesită mai puține clicuri de mouse și diferă ușor între Word 2007 sau versiunile mai noi și mai vechi. După câteva clicuri, Word va crea copii de rezervă permanente și vă va proteja de pierderea datelor.

3. Word se va ocupa de backupul fișierului cu recuperare automată

Recuperarea automată este, de asemenea, o funcție Word care vă ajută să vă protejați fișierele text. În timp ce fișierele de rezervă corespunzătoare pentru 2007 și mai târziu sunt configurate manual folosind funcția de restaurare automată sub „Extras” sau „Opțiuni Word”, versiunile mai recente conțin un buton specific pe buton.

După activarea funcției o singură dată, fișierele de rezervă sunt create pentru fiecare document Word creat în cele ce urmează fără alte acțiuni. Utilizatorii de versiuni Word mai recente vor găsi controlul „salvare automată” direct sub „Start” în zona din stânga sus a barei de activități. Protecția automată este activată prin deplasarea controlerului spre dreapta. Cu toate acestea, în câțiva pași puteți personaliza în continuare intervalul la care este încărcată o copie:

1. Selectați „Fișier” și faceți clic pe „Opțiuni”.

   

2. Faceți clic pe „Salvare” din partea stângă a ferestrei.

   

3. Și setați timpul dorit în „Informații de recuperare automată la fiecare XY minute”.

   

4. Verificați dacă ați bifat cele două căpușe din stânga în fața liniei de text și confirmați intrarea dând clic pe „OK”.

Indiferent de modul în care alegeți - Word vă sprijină în mod fiabil în protejarea tuturor documentelor.

4. Evitați pierderea datelor: găsiți cu ușurință din nou texte Word nesalvate

Se poate întâmpla, de asemenea, să închideți din greșeală un document Word după ce l-ați editat mult timp fără a-l salva între timp. Nu ați salvat în mod specific niciuna dintre modificările făcute cu funcția „Salvați ca”. Acest lucru este în mare parte fără probleme, deoarece Word 2010 și versiunile ulterioare stochează astfel de documente despre care se credea că s-au pierdut în fundal timp de câteva zile.

Veți găsi documentul Word sub „Fișier”, „Gestionați versiunile” și „Restabiliți documentele nesalvate”. Aici veți găsi informații despre cum să restaurați documentele nesalvate. Textele generate nu sunt, de obicei, în starea lor finală, dar de obicei vi se scutesc de mulți pași de lucru ai noii producții complete. Lucruri de bază precum formatarea sunt de obicei păstrate.

Protecție la scriere pentru documente și secțiuni: configurați parole în Word

În special atunci când lucrează în echipe de proiect, apar documente complexe și uneori cu mai multe părți. Parolele pot fi setate pentru a proteja aceste documente Word de accesul neautorizat și de modificările neautorizate. Numai cei care dețin parola corectă și actuală au dreptul să editeze documentul text. Modul de salvare a unui document în modul de citire este explicat mai jos pentru toate versiunile începând cu Word 2010 și mai departe.

1. Accesați „Informații” sub „Fișier”.

   

2. Faceți clic pe „Protejați documentul” și selectați „Criptare cu parolă” din meniul derulant.

   

3. Introduceți parola dorită în câmpul furnizat și confirmați intrarea.

   

Un sfat important este să scrieți parola într-un loc sigur. Deoarece dacă nu aveți parola, vi se interzice și editarea documentului original. Apoi se deschide doar versiunea protejată la scriere.

De asemenea, zonele individuale ale documentelor pot fi protejate prin parolă. Dacă modificați anumite pasaje dintr-un grup de lucru, dar altele sunt deja în versiunea finală, acest lucru poate fi foarte util.

Bacsis: Apropo, puteți elimina protecția documentului repetând pașii de mai sus și lăsând necompletat câmpul parolei. În loc să criptați documentul, îl decriptați - dar procesul rămâne același. Apoi poate fi deschis din nou fără autorizație specială de acces.

Protejați documentele Word: restricționați editarea și accesul în Microsoft Word

În „Fișier” și „Informații” veți găsi și alte modalități de a proteja documentul. De exemplu, aveți opțiunea de a restricționa editarea sau accesul.

Dacă restricționați editarea, se poate determina o selecție de modificări admisibile și nepermise:

• Pot fi scrise, răspunsuri sau îngrijite comentariile?
• Pot fi utilizate anumite stiluri și altele nu?
• Ce formatare ar trebui să fie dată anteturile, care ar trebui să fie însoțită de text continuu?

Voi decideți ce elemente și aspecte din documentul dvs. text pot fi modificate în ce mod.

Cu toate acestea, dacă drepturile de acces sunt retrase de la angajații unei echipe de proiect, cu excepția câtorva, drepturile de acces pot fi, de asemenea, individualizate. Tot ce trebuie să faceți este să introduceți afilierea organizației sau numele persoanelor autorizate relevante în zona „Protejați documentul”. Colegii rămași sunt excluși de la editarea unui document Word începând cu acest moment. Acest lucru este deosebit de util pentru aspectele relevante pentru protecția datelor.

Concluzie: Protejarea documentelor Word - foarte ușor datorită trucurilor adecvate

Documentele Word pot fi protejate la diferite niveluri - înainte, în timpul și mult dincolo de finalizare. Există opțiuni pentru restaurarea documentelor despre care se crede că s-au pierdut și pentru a crea automat copii de rezervă.

În plus, pot fi create documente numai în citire și pot fi definite aspecte precum tipul de prelucrare permis sau autorizația de acces. Cu trucurile adecvate, nu veți mai pierde documentele Word - fie într-un context privat sau profesional.

FAQ

Ce opțiuni există pentru a proteja documentele Word?

Pe de o parte, aveți opțiunea de a salva toate documentele cu un clic de mouse, de a crea copii de rezervă automate și de a restabili automat versiunile anterioare și fișierele Word despre care se credea că se pierd. Pe de altă parte, documentele numai în citire pot fi create de la început și editarea și accesul pot fi, de asemenea, restricționate.

Cum protejați documentele cu o parolă?

Pentru a atribui o parolă unui document, procedați după cum urmează:

1. Pe butonul Start, faceți clic pe „Fișier” și apoi pe „Informații”.
2. Accesați „Protejați documentul” și selectați „Criptare cu parolă” din meniul derulant.
3. Introduceți parola și confirmați-o.