O bună gestionare a datelor: sarcini, instrumente și un concept

Acestea sunt cele patru tipuri de date pe care ar trebui să le cunoașteți absolut

Problema gestionării corecte a datelor devine din ce în ce mai importantă pentru companii. La urma urmei, cantități mari de date sunt procesate zilnic în companii și punerea lor la dispoziție pe de o parte și protejarea lor pe de altă parte este doar o parte a gestionării datelor.

Ce include gestionarea datelor? o definiție

Gestionarea datelor se referă la colectarea, utilizarea și stocarea datelor ținând cont de câțiva parametri. Datele trebuie gestionate ieftin, sigur și eficient. Gestionarea datelor ar trebui să le permită angajaților din companii și alte organizații să folosească datele pentru a atinge obiectivele, a lua decizii, a implementa măsuri și, prin urmare, a crește valoarea companiei. Această utilizare a datelor trebuie să aibă loc sub anumite specificații și să fie întotdeauna optimizată.

În acest context, gestionarea datelor și gestionarea proceselor sunt strâns legate. La urma urmei, în multe companii, datele constituie activul unei companii. Procesele corespunzătoare sunt esențiale pentru a proteja această valoare în mod eficient, dar și pentru a crea noi valori și pentru a putea accesa datele existente fără probleme.

Pentru o gestionare responsabilă și eficientă a datelor, companiile au nevoie de un concept care să cuprindă toate aspectele:

• Colectați date
• Salveaza date
• procesarea datelor
• Arhivați datele
• ștergeți datele

În cel mai bun caz, acest concept ia în considerare atât cerințele companiei de gestionare a datelor, cât și securitatea și protecția datelor.

Există 4 tipuri diferite de date

Pentru a adopta o abordare holistică a gestionării datelor, este important să înțelegeți diferitele tipuri de date. La urma urmei, de exemplu, datele personale, cum ar fi numele și adresele angajaților, vor să fie tratate diferit față de datele pe care le publicați pe site-ul companiei dvs. într-un mod lizibil pentru toată lumea.

Date personale

Toate datele referitoare la anumite persoane, cum ar fi numele, adresele sau datele bancare ale angajaților, sunt date cu caracter personal. Cu toate acestea, datele de măsurare și datele despre clienți care sunt colectate contează și ca date cu caracter personal. Toate datele referitoare la angajații și clienții noștri, precum și la alte terțe părți sunt considerate date personale. Acestea trebuie protejate special.

Date sensibile despre companie

Toate datele referitoare la secretele companiei, cum ar fi documentele fiscale și contabile, sunt date sensibile ale companiei. Datele generate în cursul proiectelor, cum ar fi calcule, rețete, date de cercetare și cunoștințe tehnice, sunt, de asemenea, clasificate ca informații sensibile. Procedurile sau procesele interne, listele de clienți și strategiile corporative contează, de asemenea, în acest domeniu. Aici este important să se definească în mod clar ce informații trebuie protejate și care nu, ca parte a gestionării datelor. De obicei, companiile au angajați noi care semnează un acord de confidențialitate atunci când se alătură companiei, cu care se angajează să nu divulge date sensibile ale companiei către terți.

Date secundare

Datele secundare provin din date primare prelucrate ulterior. Se referă la toate datele care sunt create pentru un scop diferit și care apar, de asemenea, ca parte a unei măsuri. Dacă, de exemplu, plăcuțele de înmatriculare ale angajaților sau ale clienților pot fi văzute pe fotografiile realizate și publicate în propriile sedii ale companiei, acestea sunt date secundare. Chiar dacă, de exemplu, a fost efectuat un sondaj, pot apărea date secundare. Chestionarul propriu-zis este datele primare, iar rezultatele, care sunt rezumate din aceste date primare și nu mai permit să se tragă concluzii despre respondenți, sunt apoi datele secundare.

Date disponibile public

Dacă datele sunt partajate cu publicul pe site-ul companiei proprii sau în documente tipărite, acestea trebuie să îndeplinească anumite cerințe. De exemplu, niciun drept de autor sau drept de marcă nu poate fi încălcat de, de exemplu, alte mărci decât ale dvs. nu pot fi văzute pe o fotografie. Propriile sigle și sloganuri ar trebui să fie protejate împotriva furtului de către alții, de exemplu prin înregistrarea lor ca un cuvânt sau o marcă figurativă.

Managementul datelor: există aceste sarcini

Există diverse sarcini implicate în gestionarea datelor.

• Colectare de date Ținând cont de economia datelor, adică se pot colecta doar atâtea date cât sunt cu adevărat necesare. În Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), această obligație de salvare este prevăzută.
• Asigurați calitatea datelorlucrând cu atenție la introducerea datelor.
• Utilizarea datelor faceți-l transparent.
• Evitați transferurile de date, daca este posibil. Cu cât sunt transferate mai multe date de la A la B, cu atât devii mai vulnerabil la încălcări ale securității sau la pierderea datelor.
• Faceți sursele de date ușor accesibile.
• Stocați datele în siguranță, de exemplu în cloud sau în software-ul bazei de date furnizat în acest scop.
• Date securizate și creați în mod regulat copii de siguranță, de exemplu în cloud sau pe suporturi de stocare externe.
• Protejați sistemele de fișiere și întregul IT, din atacuri de hacker sau malware. Acest lucru este posibil cu firewall-urile și protecția la virus actualizată.
• Protecția internă a datelor prin atribuirea de drepturi în cadrul sistemelor de date. La urma urmei, datele despre angajați, de exemplu, trebuie protejate și de alți angajați.
• Protejați hardware-ul, împotriva incendiilor, deteriorării apei sau supratensiunii.
• Comunicați competența în tratarea datelorpentru a evita o funcționare incorectă.
• Verificați calitatea datelor, preferabil într-o regularitate fixă.
• Arhivarea datelorpentru a menține cât mai mic volumul de date de pe sistemele și dispozitivele utilizate în prezent. De exemplu, datele trebuie stocate și pentru biroul fiscal pentru anumite perioade de timp, indiferent dacă sunt încă necesare pentru operațiunile comerciale curente.
• Ștergeți definitiv datelepentru a crea spațiu pe de o parte și pentru a scăpa de responsabilitatea protecției datelor pe de altă parte. Ar trebui verificat cu atenție în prealabil dacă datele care urmează să fie șterse pot fi șterse definitiv sau dacă este posibil să nu fie necesare în altă parte. Ștergerea nu este la fel ca ștergerea, astfel încât datele de pe unele hard disk-uri sunt pur și simplu suprascrise. Pentru a le elimina cu adevărat, ar trebui să lucrați cu programe adecvate, cum ar fi CCleaner.
• Respectați securitatea juridică și printr-o analiza regulată a propriilor date respectă legile comune.
• Perspective transparente faceți și împărtășiți cu alții.

Provocări și obiective în gestionarea datelor

Provocarea cu gestionarea datelor este că toate aceste sarcini sunt interconectate și concepute cât mai eficient și practic posibil. Fiecare angajat ar trebui să aibă acces la datele de care are nevoie, fără a neglija protecția datelor. Un așa-numit ghid de guvernanță a datelor poate fi util pentru companii. Aceasta definește modul în care sunt tratate datele în companie.

Provocările speciale în gestionarea datelor apar, printre altele, din aceste aspecte:

• creșterea constantă a cantității de date (date mari)
• atacuri din ce în ce mai perfide asupra securității datelor de către hackeri
• Modificarea constantă a cerințelor legale, ceea ce înseamnă că companiile trebuie să fie mereu la curent

Modificările din cadrul unei organizații complică, de asemenea, manipularea datelor. Întrucât tema gestionării datelor devine din ce în ce mai importantă în multe companii, există acum chiar poziții permanente, așa-numiții manageri de date, care se ocupă exclusiv de acest subiect.

Managementul datelor: 4 soluții software posibile

Există diverse opțiuni și multe soluții software gata făcute pentru gestionarea datelor în companii:

Sisteme de gestionare a conținutului	CMS sunt sisteme în care conținutul și informațiile sunt grupate. Bazele de date pot fi, de asemenea, integrate în sistemele de gestionare a conținutului.
Gestionarea datelor de bază	Gestionarea datelor de bază înseamnă administrarea centrală a datelor de bază, adică datele de bază ale unei organizații. Indiferent dacă sunt date despre angajați sau date despre clienți - toate se încadrează în datele de bază și necesită o protecție specială.
Sisteme de planificare a resurselor pentru întreprinderi	Cu un astfel de software holistic, toate resursele unei organizații pot fi înregistrate. Echipamentele de lucru, materialele, cheltuielile lunare pentru angajați și multe altele pot fi mapate peste acesta.
Sisteme de gestionare a documentelor	Astfel de sisteme pot fi utilizate pentru stocarea, sortarea, gestionarea și arhivarea documentelor. De exemplu, ecoDMS este potrivit pentru întreprinderi mici și întreprinderi individuale.

Numeroase instrumente și programe pentru gestionarea datelor sunt oferite de Google, Oracle, SAP și multe alte companii mari.

Gestionarea datelor pentru persoane fizice

Pentru profesioniști independenți, întreprinderi individuale și startup-uri mici, subiectul gestionării datelor este, de asemenea, relevant din prima zi și ar trebui să caute software-ul corespunzător într-un stadiu incipient.

Subiectul gestionării datelor este, de asemenea, relevant ca persoană privată, deși la un nivel mai mic. Pe un computer de acasă, smartphone și tabletă există o cantitate mare de date care trebuie să fie sortate, gestionate și copiate.

Instrumente utile pentru gestionarea datelor

Puteți gestiona datele cu instrumentele potrivite - există software-ul potrivit pentru fiecare scop:

• Cu Comanda în dosarul meu puteți sorta și gestiona fișiere pe computerul dvs. Windows.
• DirPrintOK tipărește prezentarea generală a fișierelor și a fișierelor ca listă.
• Cu VisiPics puteți găsi fotografii duplicate pe hard disk și puteți șterge imaginile inutile pentru a face spațiu pentru date noi.
• DupeGuru vă va ajuta să găsiți fișiere duplicate. Puteți sorta după diferite tipuri de fișiere, cum ar fi muzică, imagini și multe altele.
• Deblocați fișierele blocate cu Unlocker.
• Software-ul Jajuk vă permite să importați colecția dvs. de muzică și apoi să o sortați.
• Terminplaner.net este un instrument simplu pentru gestionarea fișierelor.
• Catalogul Ant Movie ajută la catalogarea videoclipurilor, DVD-urilor și Blu-ray-urilor.
• Managerul de fișiere Double Commander este potrivit pentru copierea și mutarea fișierelor pentru a crea ordine pe computer. De asemenea, puteți utiliza acest program pentru a redenumi fișierele în serie.
• Dircomp vă permite să comparați dosare complete între ele pentru a menține stocul de date consecvent.
• Cu descărcarea „Ștergeți rapid folderele goale” puteți șterge cu ușurință folderele goale din Outlook.
• Folder Ax vă permite să împărțiți folderele care conțin cantități mari de fișiere în două sau mai multe foldere.
• Instrumentul Toucan are o singură funcție: copierea fișierelor confortabil și sigur. Face această treabă în mod satisfăcător.
• Puteți citi cărți audio cu CDex sau EasyTag și le puteți salva pe hard disk.
• Cu IsoBuster puteți citi fișiere imagine.

Sfaturi și trucuri pentru o bună gestionare a datelor

O bună gestionare a datelor începe cu instrumentele potrivite, dar necesită mult mai mult. Dacă urmați câteva reguli, veți extinde ciclul de viață al datelor dvs. și veți salva haosul în sistemul dvs.:

• Păstrați calitatea datelor ridicată chiar de la început. Nu înregistrați date incorecte, incomplete, slab structurate sau inutile. Evitați duplicarea.
• Vă rugăm să rețineți legea aplicabilă privind protecția datelor pentru a evita probleme.
• Faceți o copie de siguranță a datelor, astfel încât să puteți reveni oricând la o copie de rezervă.
• Faceți utilizarea datelor transparentă.
• Cel mai bine este să vă puneți datele acolo unde își are destinația finală.
• Standardizați ortografiile și traducerile.
• Automatizați procese precum crearea copiilor de rezervă.
• Simplificați procesele.
• Soluțiile de rețea sunt eficiente și combină diferite metode pentru a cartografia cel mai cuprinzător management al datelor posibil.
• Integrarea datelor și îmbinarea diferitelor informații într-o structură uniformă are, de asemenea, sens.

Concluzie: gestionarea datelor necesită proceduri structurate

Managementul datelor este un domeniu complex cu multe cerințe diferite. Există diferite tipuri de date și fiecare trebuie tratat diferit. De exemplu, în timp ce datele cu caracter personal sunt supuse unei protecții speciale, alte date sunt puse în mod deliberat la dispoziția publicului. Gestionarea datelor pune multe provocări în gestionarea, backupul și arhivarea informațiilor. Companiile sunt răsfățate pentru alegere din diferite soluții software. Persoanele private trebuie să se ocupe și de subiectul gestionării datelor. Multe instrumente mici ajută la acest lucru și facilitează gestionarea cantității de date în continuă creștere.