Pentru a cunoaște întotdeauna starea actuală actuală după delegarea sarcinilor prin Outlook, puteți specifica că doriți să primiți un raport de stare cu privire la sarcinile care au fost transferate. Poate fi, de asemenea, util, în special pentru sarcini extinse
Delegați sarcini
Pentru a delega o sarcină, apelați comanda în Outlook 2013 sau o versiune ulterioară Start - Articole noi - Cerere de sarcini pe, în Outlook 2010 Start - elemente noi - elemente suplimentare - cerere de sarcină, în Outlook 2003/2007 Nou - Cerere de sarcină nouă. Apoi introduceți datele și adresa de e-mail a angajatului căruia doriți să transferați sarcina și trimiteți sarcina. Dar dacă ați introdus sarcina o dată în planificatorul de sarcini și abia mai târziu vă dați seama că nu aveți suficient timp pentru aceasta și că este mai bine să o delegați? Apoi procedați după cum urmează:
- Faceți clic dreapta pe sarcină în planificatorul de sarcini și apelați Atribuiți sarcina pe.
- Apoi introduceți adresa de e-mail a persoanei la care doriți să transferați sarcina, scrieți un mesaj scurt și ajustați data scadenței, astfel încât să aveți în continuare timp să examinați rezultatul.
- Asigurați-vă că aveți cele două opțiuni Salvați copia actualizată a acestei sarcini în lista mea de sarcini și Trimiteți-mi raportul de stare imediat ce sarcina este terminată sunt pornite. În caz contrar, sarcina nu va apărea în planificatorul de sarcini; în plus, nu veți fi notificat automat când sarcina este finalizată.
- Trimiteți cererea de sarcină.
În acest fel, vă asigurați că sunteți informat automat despre progres
Pentru ca sarcinile delegate să apară întotdeauna în planificatorul de sarcini și să fiți notificat când sarcina este finalizată, cele două opțiuni menționate în pasul 3 trebuie să fie activate în Outlook. Atunci nu trebuie să vă amintiți întotdeauna să activați opțiunile de la pasul 3 din secțiunea anterioară atunci când delegați. Opțiunile sunt activate în mod implicit, dar este mai bine să le verificați pentru a fi în siguranță:
- În Outlook 2010 sau o versiune ulterioară, apelați comanda Fișier - Opțiuni - Sarcini pe, în Outlook 2003/2007 Instrumente - Opțiuni - Opțiuni de activitate.
- În Outlook 2010 și versiunile ulterioare, activați următoarele opțiuni: Actualizează-mi lista de sarcini cu copii ale sarcinilor pe care le atribuie altor persoane și Trimiteți un raport de stare când am finalizat o sarcină atribuită A..
- În Outlook 2003/2007 activați cele două opțiuni Păstrați actualizate sarcinile atribuite în lista de activități și Trimiteți raportul de stare când sarcinile atribuite sunt finalizate A.
- Închideți casetele de dialog.
Acesta este modul în care puteți afișa starea de finalizare și responsabilitatea
În lista de activități (vizualizare Lista simplă) coloana lipsește % efectuatcă în vedere Lista detaliilor apare. Dacă delegați adesea sarcini extinse și angajații dvs. documentează în mod regulat în Outlook ce procent din sarcina pe care au îndeplinit-o deja, atunci vă recomand să utilizați % efectuat de asemenea în vedere Lista simplă a introduce. Acest lucru vă va ține la curent cu progresul. Pentru a face acest lucru, procedați după cum urmează:
- Selectați vizualizarea din planificatorul de sarcini Listă simplă: Vizualizare comandă - Modificare vizualizare - Listă simplă.
- Faceți clic dreapta pe unul dintre titlurile coloanei, de exemplu pe referinţă sau în versiuni mai vechi Subiectul sarciniiși invocați comanda Selectarea câmpului pe.
- Trageți butonul % efectuat B. din caseta de dialog cu butonul stâng al mouse-ului apăsat pe rândul cu titlurile coloanei. Sugestia mea: trageți-l în poziția din dreapta antetului coloanei Datorat pe. O săgeată roșie arată unde % efectuat este inserat ca un nou titlu de coloană C.. De îndată ce butonul este în poziția dorită, eliberați butonul mouse-ului.
- Dacă nu există nicio coloană în vizualizare Responsabil este afișat, introduceți-l așa cum tocmai a fost descris. Responsabil poate fi găsit chiar la sfârșitul listei din dialog Selectarea câmpului.
- Apoi închideți caseta de dialog Selectarea câmpului.
