Arhiva automată - setări standard vs. setări individuale

Arhivarea automată poate fi configurată individual. Mai întâi de toate, definiți setările standard: Cât de des sunt arhivate, cât de „vechi” trebuie să fie datele pentru a putea fi arhivate, în ce fișier ar trebui stocate datele

Definiți setările standard pentru funcția de arhivare după cum urmează:

1. În Outlook până la versiunea 2007, apelați comanda EXTRAS >> OPTIONS și deschideți registrul MORE. În Outlook 2010, apelați comanda FILE >> OPTIONS și deschideți fila ADVANCED.
2. În Outlook până în 2007, faceți clic pe butonul AUTOARCHIVE, în Outlook 2010 pe SETĂRI AUTOARCHIVE. Setările de arhivare sunt eficiente pentru toate modulele Outlook - cu excepția cazului în care le modificați pentru module sau foldere individuale.
   
3. Activați opțiunea AUTOARHIVE FIECARE X ZILE și specificați intervalul la care arhivarea trebuie efectuată.
4. Dacă vi se pare deranjant să fiți nevoit să confirmați o casetă de dialog pentru fiecare proces de arhivare, dezactivați opțiunea START AUTOARHIVING DUPĂ CONFIRMARE.
5. Dacă marcați e-mailurile de care nu mai aveți nevoie ca expirate în Outlook și nu doriți să le arhivați, activați opțiunea ȘTERGEȚI ARTICOLELE EXPIRATE (numai folderul de e-mail).
6. În orice caz, activați opțiunea ARHIVĂ SAU ȘTERGEȚI ELEMENTE VECHI.
7. Dacă activați opțiunea Afișați folderul de arhivă în lista de foldere, Outlook deschide automat fișierul de arhivare după arhivare și îl afișează în lista de foldere. Aceasta înseamnă că puteți continua să accesați datele arhivate imediat, dar trebuie să renunțați la avantajul rapid al externalizării.
8. În câmpul ȘTERGERE ELEMENTE DACĂ MAI MULTE, specificați cât de vechi ar trebui să aibă datele, astfel încât să fie mutate în arhivă (sau șterse complet).
9. Dacă datele urmează să fie transferate în arhivă, activați opțiunea MOVE OLD ELEMENTS TO și selectați folderul dorit prin CĂUTARE sau introduceți numele unui nou fișier de arhivă pe care Outlook ar trebui să îl creeze în câmpul de lângă buton.
10. Dacă doriți să ștergeți în mod iremediabil vechile date, activați opțiunea ȘTERGEȚI FINAL ELEMENTE VECHI. Pentru ca toate elementele vechi să fie eliminate imediat, faceți clic pe APLICAȚI SETĂRI LA TOATE DOSATELE - dar nu uitați că acest lucru nu poate fi anulat.
11. Închideți casetele de dialog.

Setări individuale pentru module individuale

Presupunând că ați specificat ca setare standard că elementele ar trebui mutate în arhivă după un an, dar totuși doriți să aveți programările din anii precedenți în calendarul dvs. de întâlniri. Apoi reglați setările pentru calendar:

1. Deschideți calendarul.
2. Sub CALENDARUL MEU, faceți clic dreapta pe CALENDAR și invocați comanda PROPRIETĂȚI. În exemplu, calendarul nu este arhivat.
   
3. Deschideți fila AUTOARCHIVE.
4. Dacă nu doriți să arhivați calendarul, activați opțiunea NU ARHIVAȚI ARTICOLE ÎN ACEST DOSAR și continuați cu pasul 6. Dacă doriți să utilizați altele decât setările implicite, activați opțiunea UTILIZAȚI SETĂRILE URMĂTOARE PENTRU ACEST DOSAR.
5. Ajustați setările, de exemplu vechimea elementelor care trebuie arhivate sau specificați un alt fișier de arhivare.
6. Închideți fereastra de dialog.

Setări individuale pentru foldere individuale, intrări de întâlniri sau e-mailuri

Outlook vă oferă opțiunea de a exclude aceste elemente din arhivarea automată. Pentru a face acest lucru, procedați după cum urmează:

1. Deschideți elementul dorit, de exemplu un e-mail important sau o intrare de întâlnire.
2. În fereastra pentru poștă, întâlnire sau sarcină, apelați comanda „Fișier, proprietăți”.
3. Activați opțiunea „Fără arhivare automată a acestui element” și închideți caseta de dialog.