Personalizați Outlook - sfaturi și setări

Puteți utiliza aceste sfaturi pentru a vă personaliza Outlook-ul

Ca utilizator de software, este esențial să faceți setări personale și să personalizați continuu un program. Acest lucru se aplică Microsoft Outlook, precum și altor aplicații care sunt utilizate în mod regulat într-un cadru profesional sau privat.

Setările specifice din Outlook sunt importante pentru a putea vedea în permanență cine a scris un e-mail și de pe ce dispozitiv a fost trimis. În plus, fiecare utilizator Outlook dorește să poată utiliza programul în mod eficient și funcțional.

Personalizarea de bază a versiunii desktop a Microsoft Outlook începe cu instalarea. Pentru a utiliza Outlook este necesar un cont Microsoft. Microsoft Outlook trebuie să fie conectat la contul Microsoft în timpul instalării inițiale. Setările pot fi vizualizate și modificate oricând navigând la fila „Fișier” și apoi făcând clic pe elementul de meniu „Cont Office”.

Versiunea mobilă a Microsoft Outlook pentru tablete sau smartphone-uri este gratuită și nu trebuie personalizată în raport cu un cont Office.

Personalizați Outlook - opțiuni practice care economisesc timp

În plus față de contul Office, care nu este disponibil în versiunea desktop, există și alte opțiuni pentru personalizarea Microsoft Outlook. Următoarele opțiuni și funcții vă sunt disponibile pentru a personaliza software-ul în ceea ce privește inițialele, numele dvs. și alte setări. În plus față de vizualizarea de bază a zonei de lectură sau a linkurilor de pe desktop, există nenumărate alte funcții și opțiuni disponibile.

De exemplu, puteți alege să afișați simultan atât căsuța de e-mail, cât și calendarul. Dacă lucrați multe ore pe zi cu Outlook și utilizați un monitor mare, de înaltă rezoluție, poate avea sens să păstrați două ferestre Outlook deschise una lângă cealaltă. În acest fel, textul este mai bine reprezentat și decuplat de alte funcții. De exemplu, puteți deschide calendarul sau agenda și căsuța de e-mail în câmpul următor. Această personalizare a imaginii vă oferă o imagine de ansamblu mai bună și vă permite să lucrați mai eficient.

Situația este similară cu folderul standard pentru atașamente. Dosarul de descărcare Windows 10 este de obicei sugerat ca folder implicit.

Personalizați barele de instrumente și linkurile - așa funcționează

Outlook are două bare de instrumente cu butoane pentru funcții importante ca standard:

• Bara de instrumente standard.
• Bara de instrumente extinsă.

Compoziția barei de instrumente standard depinde de modulul Outlook respectiv. La fel ca în toate celelalte programe Office, acesta poate fi personalizat prin adăugarea de butoane suplimentare pentru comenzile de meniu în barele de instrumente. Practic, puteți personaliza fiecare bară de instrumente din Outlook și o puteți adapta la propriile nevoi. Acest lucru este util pentru a putea lucra mai eficient și într-o manieră mai direcționată.

Situația este similară cu comenzile rapide pe care le puteți încorpora pe desktopul Windows sau în meniul Start pentru a porni un anumit modul Outlook. Utilizatorii care lucrează cu mai multe profiluri în Outlook pot utiliza o comandă în promptul de comandă pentru a decide cu ce profil Outlook ar trebui să înceapă. Dacă doriți să apelați Outlook mai des cu aceiași parametri de pornire, este recomandabil să configurați o comandă rapidă corespunzătoare pe desktop.

Fila Fișier: personalizați răspunsurile automate și plecați în vacanță în liniște

Asistentul din birou în Outlook este important pentru o comunicare ușoară. Dacă nu puteți trimite sau primi mesaje într-o perioadă de timp definită, funcția „răspunsuri automate” este direcționată și eficientă. Dacă primiți un e-mail, expeditorul va fi informat automat cât timp nu veți fi disponibil și cine vă va înlocui. Funcția „răspunsuri automate” personalizate garantează că clienții, părțile interesate sau colegii sunt informați în permanență despre o absență, de exemplu din cauza unei vacanțe.

Personalizarea fonturilor în Outlook nu este dificilă

Una dintre cele mai populare opțiuni de personalizare din Outlook este personalizarea fonturilor implicite. Toată lumea are dorințe diferite cu privire la apariția mesajelor lor. Din acest motiv, este logic să personalizați fonturile sau alte dispozitive stilistice. Implementarea modificărilor nu este dificilă. Dacă lucrați fără un șablon, fontul poate fi ajustat cu ușurință în fila „Mesaj” din meniul „Text”.

Dacă sunt utilizate șabloane de format, șablonul trebuie schimbat o dată. În plus, în funcție de versiunea Outlook utilizată, există diferite opțiuni de meniu pentru schimbarea fontului în șabloane.

Bacsis:

În funcție de setare, veți primi e-mailuri fie în text simplu, fie în format html. Dacă doriți să treceți rapid la format HTML pentru a vizualiza detaliile unui e-mail, puteți face acest lucru cu comanda rapidă de la tastatură ALT + SHIFT + H.

Personalizați setările de vizualizare în Outlook - setați Outlook așa cum doriți

În plus față de vizualizarea standard din Outlook, aveți și alte opțiuni practice pentru divizarea ecranului și afișarea e-mailurilor. De exemplu, fereastra de previzualizare din Outlook oferă o opțiune unică. Conținutul e-mailurilor selectate în căsuța de e-mail apare aici într-o formă compactă, fără a fi nevoie să deschideți e-mailul cu un dublu clic.

Vizualizările personalizate pot fi resetate oricând în Outlook. Acest lucru se poate face manual sau alternativ cu o comandă Windows. În același timp, puteți poziționa fereastra de previzualizare individual și o puteți afișa în dreapta sau sub lista de mesaje, de exemplu.

În ciuda vizualizării ușor de utilizat printr-o fereastră de previzualizare, unii utilizatori au decis să oprească previzualizarea în Outlook ca o chestiune de principiu. Fundalul acestui fapt este riscul ca un virus sau malware să prindă automat sistemul dvs. înainte de deschiderea unui e-mail rău intenționat. Dacă doriți să fiți în siguranță, puteți să dezactivați fereastra de previzualizare, să preveniți încărcarea imaginilor și a conținutului extern sau să permiteți afișarea e-mailurilor HTML numai în format text simplu.

Utilizați opțiuni de vizualizare gata făcute și reglați zona de navigare - așa funcționează

Utilizatorii primelor versiuni Outlook au apreciat numeroasele opțiuni de vizualizare gata care nu mai sunt disponibile în Outlook 2010 sau în versiunea curentă Outlook 365. De exemplu, puteți afișa numai mesajele necitite în folderul curent. A fost utilă și opțiunea de a limita perioada de afișare și, de exemplu, de a afișa în primul rând e-mailurile din ultimele șapte zile. În ciuda lipsei setărilor prealabile în versiunile mai recente, vizualizările iubite pot fi definite și salvate în Outlook 2010 și versiunile ulterioare.

Practic, este de asemenea recomandabil să adaptați zona de navigare Outlook la modul personal de lucru. Printre altele, puteți afișa și ascunde bara de navigare, puteți utiliza comenzile rapide de la tastatură pentru a comuta rapid la un alt meniu sau a specifica un alt folder de pornire. Ca și în căsuța de e-mail, puteți activa și o zonă de lectură pentru notițe. În acest caz, Outlook arată conținutul notei selectate în prezent în jumătatea inferioară a ferestrei.

Setați funcțiile de calendar, sarcini și întâlniri în funcție de nevoile dvs.

De asemenea, puteți personaliza calendarul în Outlook și, printre altele, setați ordinea categoriilor de culori pentru marcarea întâlnirilor. Pentru a crea o întâlnire, faceți clic în câmpul „Etichetă” din dialogul de întâlnire și selectați culoarea corespunzătoare. Puteți avea solicitări de ședință șterse automat din căsuța de e-mail imediat ce le-ați răspuns. Această opțiune este activată implicit în Outlook și poate fi dezactivată sau activată.

În orice caz, ar trebui să extindeți linkul către sistemul de fișiere din bara de navigare. Cu link-uri utile, puteți integra foldere pe hard disk sau fișiere care sunt necesare în mod regulat. Cu aceste comenzi rapide personalizați Outlook în mod durabil.

Definiți reguli pentru automatizarea Outlook

Outlook oferă opțiunea de a utiliza reguli și macrocomenzi pentru a automatiza Outlook. Regulile ar trebui personalizate în Outlook. Definiți toate regulile în Outlook în fila „Fișier” din elementul de meniu „Reguli și notificări”.

Activați notificările desktop în Outlook

Dacă doriți să fiți informat despre e-mailurile primite din Outlook, puteți activa pur și simplu notificarea de pe desktop. Cum să o facă:

1. În Outlook până la versiunea 2007, apelați comanda „Instrumente, reguli și notificări”. În Outlook 2010, accesați „Gestionați fișiere, reguli și notificări”.

2. Selectați regula și faceți clic pe „Schimbați regula” și apoi pe „Editați setările regulii”.

3. Faceți clic pe „Next” pentru a accesa dialogul în care puteți selecta acțiunile.

4. Aici activați opțiunea „Afișați notificarea desktop” (precum și „Nu aplicați alte reguli” dacă această opțiune nu este deja activată).

5. Apoi faceți clic pe „Finalizare”.

Regulile sunt personalizate prin faptul că sunt executate numai la instrucțiunile dvs. în loc de aplicații automate. Pentru a rula manual regulile, eliminați bifa în fața numelui regulii din „Reguli pentru mesaje”.

De asemenea, puteți utiliza reguli pentru a vă sorta automat căsuța de e-mail. În acest caz, mesajele care îndeplinesc anumite criterii sunt alocate categoriilor predefinite. Arhivarea automată este una dintre cele mai importante funcții bazate pe reguli din Outlook. În principiu, poate fi adaptat în mod specific. Numele arhivelor pot fi schimbate, dacă este necesar, pentru a evita concedierile și pentru a menține o imagine de ansamblu. De asemenea, macrocomenzile pot fi rulate pentru a muta automat un e-mail care conține un cuvânt cheie predefinit.

Mențineți claritatea în Outlook - cât de ușor este

În plus, puteți selecta setări pentru module Outlook individuale, de exemplu pentru e-mailuri sau pentru foldere individuale din căsuța de e-mail, care se abat de la setările standard. Funcția „Jurnal”, de exemplu, este interesantă. Cu funcția jurnal, puteți urmări elemente precum mesaje de e-mail sau întâlniri în Microsoft Outlook. De asemenea, puteți urmări alte fișiere Microsoft Office, cum ar fi documentele Word. În ciuda valorii sale adăugate, funcția jurnal necesită multă memorie. Dacă nu doriți să utilizați funcția jurnal sau nu mai doriți să o utilizați, este recomandabil să o dezactivați. Ca urmare, fișierul PST rămâne gestionabil din punct de vedere al dimensiunii sale.

Pe scurt, claritatea este crucială pentru succesul în Outlook. Mesaje primite, calendar, agendă și alte funcții acceptă munca zilnică numai dacă sunt prezentate în mod eficient și înțeles. Pentru a realiza acest lucru, puteți utiliza mouse-ul pentru a regla manual lățimea coloanelor din vizualizările tabulare, de exemplu în calendarul de întâlnire.

Personalizați căsuța poștală și mesajele primite și expediate - setări care au sens

Pe lângă personalizarea vizualizării, unul dintre cei mai importanți pași este personalizarea căsuței de e-mail în Outlook și adaptarea designului. În Outlook, aveți opțiunea în căsuța de e-mail pentru a defini cât de des trebuie preluate e-mailurile. În loc să apelați mesaje la fiecare 15 minute, este logic să măriți intervalul de timp pentru a putea lucra mai mult netulburat.

Practic se poate afirma că este important să utilizați Outlook ca instrument de lucru și să nu lăsați Outlook să vă întrerupă munca. Oricine lucrează concentrat la o sarcină ar trebui să elimine tot felul de tulburări sau să le minimizeze cât mai mult posibil pentru a promova munca eficientă. Factorii perturbatori pot include e-mailurile primite sau notificările de pe desktop la primirea e-mailurilor. Personalizarea intervalelor de timp, tonurilor și notificărilor din căsuța de e-mail este esențială pentru fiecare utilizator Outlook.

Utilizatorii Outlook care doresc să modifice expirarea serverului în conturile POP3 trebuie să efectueze acest tip de personalizare în registru, deoarece sistemul asigură o expirare a serverului de până la 10 minute.

Adaptați și automatizați chitanțele citite - acest lucru vă economisește timp

Dacă mesajele primite conțin chitanțe citite, acest lucru crește gradul de cunoaștere. Dacă primiți confirmări de citire prea des în același timp, de exemplu în cazul unui e-mail serial, puteți opri afișajul în Outlook sau, alternativ, puteți trimite confirmări de citire automat. Ambele opțiuni pot fi utile pentru a fi deranjate mai rar în fluxul de lucru în timpul zilei. În versiunile mai vechi de Outlook 2000, 2003 și 2007, chitanța de citire trebuie să fie dezactivată într-un alt mod, în opțiunile istoric.

Personalizați cărțile de vizită și salvați automat atașamentele - de ce este important acest lucru

Utilizatorii Outlook apreciază capacitatea de a atașa cărți de vizită cu informațiile lor specifice despre expeditor la e-mailuri. Cărțile de vizită personalizate individual cu informații corecte de contact sunt importante, astfel încât destinatarii să poată comunica cu dvs. profesional și fără interferențe. De asemenea, este interesant să folosiți opțiunea „Urmărire” pentru a personaliza subiectul unui mesaj în roșu. Mesajele importante sunt citite mai repede de către destinatar, deoarece sunt afișate într-o anumită culoare.

Dacă primiți un număr mare de mesaje cu atașamente, de exemplu documente de factură sau desene, zilnic sau săptămânal, puteți utiliza instrumentul gratuit Salvare automată până la Outlook 2007. Pentru versiunea curentă a Outlook 365, Outlook Attachement Extractor este un instrument extern alternativ cu ajutorul căruia atașamentele sunt memorate în cache automat pe baza regulilor.

Eliminați sau minimizați folderele preferate și personalizați bara de acces rapid

Microsoft Outlook afișează un folder de favorite în bara de navigare de deasupra folderului de e-mail. Dacă acest folder nu este utilizat, acesta poate fi eliminat sau minimizat din versiunea Outlook 2007. În Outlook 2007 și în toate versiunile ulterioare, există două modalități încercate și testate de a minimiza folderul. În acest fel economisiți spațiu și asigurați claritate în structura folderelor.

Bara de acces rapid în Outlook și în alte aplicații software Microsoft Office este apreciată de utilizatori, deoarece acceptă o muncă eficientă. Este posibil să personalizați această bară de acces rapid cu doar câteva clicuri. Pentru aceasta, faceți clic pe simbolul din bara de acces rapid: „Linie / săgeată în jos”.

Ca urmare, se deschide o fereastră de selecție în care puteți integra funcții suplimentare în bara de acces rapid. Plasați o bifă în fața uneia dintre comenzi pentru a adăuga butonul corespunzător la bară. În schimb, eliminați bifa în fața comenzilor pentru care bara nu ar trebui să conțină niciun buton.

QuickSteps - faceți cea mai bună utilizare posibilă a ajutoarelor eficiente din Outlook

QuickSteps furnizate ca Smarttools de la versiunea de Outlook 2010 trebuie adaptate înainte de a putea fi utilizate pentru prima dată, astfel încât să poată fi utilizate în mod eficient. Puteți găsi QuickSteps în fila „Start”.

În plus față de Pașii Rapizi gata, cum ar fi „Echipa E-Mail” sau „Terminat”, pot fi adăugați și Pași Rapizi individuali care personalizează și simplifică lucrul cu Outlook.

Adaptarea formatelor de imprimare la propriile specificații economisește timp și bani

Outlook oferă o gamă largă de opțiuni și funcții pentru personalizarea formatului de imprimare pentru un document. Mai ales atunci când mai mulți angajați lucrează cu un singur computer, acest lucru poate duce la probleme și tipăriri greșite. Pentru a minimiza tipăririle incorecte, este util să resetați formatul de imprimare la valorile implicite înainte de a imprima din nou. Acest lucru se poate face cu doar câteva clicuri în setările Outlook.

Personalizați bara de rezolvat și zona de navigare pentru a vă concentra asupra a ceea ce este important

Bara de sarcini din Microsoft Outlook afișează de obicei un navigator de date, precum și programările și sarcinile curente.

În acest caz, personalizarea înseamnă prioritizarea lucrurilor importante, astfel încât întâlnirile și sarcinile esențiale să nu fie uitate niciodată.

Dacă nu aveți mult spațiu pe ecran sau doriți să vă aduceți e-mailurile în prim plan, puteți minimiza bara de navigare din Outlook. În acest caz, butoanele pe care le utilizați pentru a selecta diversele module Outlook sunt sub formă de pictograme.Acest lucru garantează că există mai mult spațiu pentru citirea e-mailurilor. Setările pot fi inversate după bunul plac.

Acest lucru se aplică și notificărilor populare și practice de pe desktop. Acestea sunt setate la o durată maximă de 30 de secunde. Dacă doriți să măriți afișajul dincolo de acest interval maxim, trebuie să interveniți în registru pentru acest tip de personalizare.

Afișați tabelele individual în Outlook - astfel păstrați claritatea

Microsoft Outlook este:

• În căsuța de e-mail,
• În calendar,
• În agenda de adrese și
• Pentru alte funcții

structurat ca o masă. Tabelele garantează o prezentare clară. Vizualizările tabulare, de exemplu în căsuța de e-mail, pot fi ajustate manual cu mouse-ul în funcție de lățimea coloanelor.

Personalizați programele de navigare integrate

Microsoft Outlook vă oferă opțiunea de a deschide o hartă stradală în Hărțile Bing ale Microsoft pentru un contact folosind butonul „Atribuiți”. Aceasta va afișa adresa contactului. Afișarea hărții stradale poate fi selectată imediat ce ați introdus o adresă poștală pentru contactul din Outlook.

Creați sau modificați formulare - așa personalizați corect

Lucrul cu formulare în instrumentele de dezvoltator Microsoft Outlook nu este o situație de zi cu zi.

De exemplu, dacă doriți să creați un formular pentru o activitate, Outlook vă oferă opțiunea de a personaliza formularul în instrumentele pentru dezvoltatori. Când adăugați câmpuri la formularul dvs., Outlook plasează automat câmpul de intrare și eticheta împreună. De îndată ce faceți clic pe unul dintre cele două elemente într-un moment ulterior, este selectat doar acest element. Pentru a muta ambele elemente în același timp, este logic dacă conectați ambele elemente între ele. Acest lucru se face cu „Grupul”.

Rezumat și concluzie: dacă personalizați Outlook, economisiți timp și lucrați mai productiv

Așa cum toată lumea are un gust personal atunci când își alege mobilierul pentru casă, Microsoft Outlook ar trebui, de asemenea, să fie special conceput și personalizat de fiecare utilizator. Funcțiile aplicației software ar trebui să fie adaptate utilizatorului respectiv și nevoilor acestuia. Barele de meniu personalizate, o căsuță de intrare adaptată individual și alte setări software sunt importante pentru a putea lucra cât mai eficient și mai eficient posibil.