Grupuri de contacte Outlook - comunicare eficientă într-un grup

Cum se creează liste de distribuție

În fiecare zi, într-un mediu profesional sau privat, este nevoie să trimiteți e-mailuri către diferite tipuri de persoane sau grupuri de persoane. În multe cazuri, conținutul unui singur mesaj trebuie să ajungă la destinatari diferiți. Utilizatorii Outlook fără experiență pot lucra cu „copiere și lipire” pentru o astfel de sarcină și pot trimite conținutul unui mesaj către diferite persoane de contact în acest mod.

Trimiterea de mesaje către mai mulți destinatari cu „copiere și lipire” este cel mult a doua cea mai bună soluție. Pe lângă faptul că copierea și lipirea textelor este predispusă la erori, trebuie luat în considerare și factorul timp. Cea mai bună alternativă este crearea unui grup de contacte sau liste de distribuție în Outlook. Lista de distribuție a termenilor și grupul de contacte au o semnificație echivalentă. Până la versiunea Outlook 2007 a fost folosit termenul „listă de distribuție”. Începând cu Microsoft Outlook 2010, lista de distribuție a fost înlocuită cu termenul „grup de contacte”, care este, de asemenea, utilizat în versiunea curentă a Office Outlook 365. Folosind o listă de distribuție în Microsoft Outlook, puteți adăuga un grup de destinatari la un mesaj cu un singur clic. Crearea unui grup de contacte și a listelor de distribuție în Outlook nu este dificilă și economisește mult timp în comunicarea profesională prin e-mail.

Crearea unui grup de contacte Outlook - sfaturi practice pentru refacere

Pentru a crea un nou grup de contacte în Microsoft Outlook, mai întâi treceți la fila „Start”. Apoi se poate crea o nouă listă de distribuție folosind butonul „Elemente noi”. În versiunea curentă a Outlook, elementul de meniu „Contact Group” este încorporat mai profund în bara de meniu decât în versiunile mai vechi de Outlook. Puteți găsi butonul sub: „Elemente suplimentare> Grup de contacte”.

După ce faceți clic pe butonul „Grup de contacte”, se deschide o fereastră de selecție în care puteți face setările individuale pentru noua listă de distribuție. Utilizați tastatura pentru a selecta comanda rapidă de la tastatură Ctrl + Shift + L.

Aveți următoarele opțiuni și opțiuni:

buton

Expresie

Salvați aproape

Elementul de meniu „Salvare și închidere” este esențial la sfârșitul creării unui nou grup de contacte. Puteți utiliza butonul pentru a salva toate informațiile despre noii membri și destinatari. Drept urmare, grupul de contact vă este disponibil în orice moment când trimiteți e-mailuri convenționale. Important: Înainte de a putea trimite un mesaj către o listă de distribuție în Outlook, grupul de contacte trebuie salvat. Acest lucru se face prin atribuirea unui nume unic și confirmarea acestuia făcând clic pe butonul „Salvare și închidere”.

Ștergeți grupul	Șterge lista de distribuție.
Grupul înainte	O listă de distribuție pe care ați creat-o în Microsoft Outlook poate fi redirecționată către alte persoane. Este posibil să trimiteți lista de distribuție în format Internet ca vCard în fișiere sau, alternativ, ca un contact Outlook.

Membri și note

Puteți selecta vizualizarea ferestrei în fila „Afișare”. Cu butonul „Membri” puteți vedea informațiile despre toți membrii grupului. Puteți introduce comentarii pe lista de distribuție sub Note.

Adăugați membri

Butonul „Adăugați membri” poate fi înțeles ca inima grupului de contacte din Microsoft Outlook. Puteți grupa membri din: Persoane de contact Outlook, O agendă de adrese integrată în software sau O nouă persoană de contact prin e-mail adăugați la lista de distribuție.

Eliminați membrul	Pentru a elimina un membru al grupului din lista de distribuție, selectați intrarea și faceți clic pe butonul „Eliminați membrul”. Intrarea este ștearsă.
Actualizează acum	Faceți clic pe butonul „Actualizați acum” pentru a actualiza vizualizarea din fereastră. Toate intrările sunt actualizate.
Tab "Comunica"	În fila „Comunicați”, aveți opțiunea de a selecta un contact din lista de distribuție și de a scrie un e-mail individual acestei persoane. De asemenea, este posibil să creați o cerere de întâlnire pentru un anumit contact.
Tab „Categorii”	Ca și în calendarul Outlook, aveți și opțiunea de a atribui elementul unei categorii pentru listele de distribuție. În plus, puteți seta urmărirea pentru a vi se reaminti grupul de contacte ulterior. De asemenea, puteți marca lista de distribuție ca „privată”.

În rezumat, aveți diferite opțiuni și opțiuni de setare pentru a configura individual un grup de contacte și pentru a-l adapta la propriile nevoi. Dacă doriți să adaptați grupul de contacte creat într-un moment ulterior și, de exemplu, să adăugați membri noi din agendă, acest lucru se poate face oricând folosind butonul „Start> Agendă”.

După selectarea agendei corecte, puteți recunoaște lista de distribuție după pictograma care arată două capete stilizate. Puteți modifica specificațiile listei de distribuție făcând clic pe butonul „Proprietăți”. Toate adaptările trebuie confirmate cu „OK”. Alternativ, puteți găsi toate listele personale de distribuție în bara de meniu din fila „Contacte” din Microsoft Outlook.

Trimiteți un e-mail unui grup de contacte în patru pași

După ce ați creat un nou grup de contacte, puteți utiliza grupul de distribuție creat pentru a scrie mai multor destinatari într-un singur pas cu Outlook. Cu 4 pași simpli puteți trimite un nou e-mail grupului de distribuție:

1. Deschideți un nou e-mail făcând clic pe „Start> E-mail nou”.

   

2. Se deschide fereastra de introducere a e-mail-ului, cu care puteți proiecta și trimite un e-mail nou.

   

3. În loc să introduceți manual adresa de e-mail a destinatarului, faceți clic pe butonul „Către” și căutați grupul de contacte pe care îl doriți în agendă. Dacă ați trimis un mesaj nou unui grup de distribuție o dată, este suficient să introduceți primele litere ale numelui listei de distribuție în câmpul de introducere al butonului „Către”. După câteva apăsări de taste, grupul de contacte este afișat ca o sugestie și poate fi selectat.

   Ca și în cazul mesajelor e-mail convenționale, atunci când trimiteți un mesaj unui grup de contacte, puteți decide, de asemenea, dacă:

   • În câmpul „Către”, este trimis în text simplu tuturor destinatarilor grupului de contacte. În acest caz, adresele de e-mail ale tuturor membrilor grupului de distribuție sunt vizibile pentru toată lumea.
   • O copie ar trebui trimisă tuturor destinatarilor din grupul de contacte din câmpul „Cc”.
   • Ar trebui transmis în mod invizibil în câmpul „Cco”. Dacă mesajul este trimis către lista de distribuție prin „Bcc”, nu va fi redirecționată nicio adresă de e-mail.
   

4. Trimiteți mesajul făcând clic pe butonul „OK”. Acesta va fi trimis tuturor membrilor grupului conform specificațiilor dvs.

Trimiterea unui mesaj printr-o listă de distribuție în Outlook este similară cu trimiterea încercată și testată de e-mailuri către diferiți destinatari. Combinând destinatarii într-un grup de distribuție, un mesaj poate ajunge la mulți destinatari într-un singur pas. Această procedură este deosebit de eficientă atunci când mesajele trebuie trimise aceluiași grup de persoane la intervale continue. De exemplu, toți angajații dintr-un departament sau toți lucrătorii de teren dintr-o unitate de afaceri ar putea fi grupați într-un grup de contact. Mesajele cu același conținut pot fi trimise apoi pe lista de distribuție.

Rezumat și concluzie: Lucrul cu listele de distribuție în Outlook este eficient și simplu

Este logic să creați grupuri de contacte în Microsoft Outlook dacă un grup fix de persoane primește continuu e-mailuri cu același conținut. În mediul profesional, este oportun să se stabilească o listă de distribuție pentru fiecare departament sau un grup de distribuție pentru toți angajații din companie. Același lucru se aplică cluburilor sau sectorului privat. Lista de distribuție este creată în Outlook în fila „Start” folosind butonul „New Items”.

În versiunile mai vechi de Outlook, numele butoanelor și structura meniului diferă. Atât cunoscutele și salvate în agenda de adrese, cât și noile adrese de e-mail pot fi adăugate grupului de distribuție.

Un grup de contacte existent poate fi adaptat, transmis către alți destinatari sau șters cu doar câteva clicuri. Utilizatorii Microsoft Outlook care își profesionalizează comunicarea cu grupurile de contacte sau, în versiunile mai vechi, cu listele de distribuție economisesc timp prețios și reduc la minimum potențialul de erori la copierea și lipirea e-mailurilor.