Cum se utilizează semnăturile de e-mail ca mijloc de informare și publicitate

Utilizați semnătura la sfârșitul fiecărui e-mail pentru a furniza destinatarului adresa dvs. și informațiile obligatorii cerute de lege. De asemenea, puteți utiliza semnătura pentru a transmite oferte, informații promoționale sau alte mesaje.

Configurați o semnătură

Puteți configura o semnătură în Outlook după cum urmează:

1. Apelați comanda TOOLS >> OPTIONS.
2. Deschideți fila FORMAT E-MAIL și faceți clic pe SEMNATURI și apoi pe NOU.
3. Introduceți un nume pentru noua semnătură. Păstrați opțiunea Creați semnătura fără șablon (această opțiune nu mai este disponibilă în Outlook 2007) și faceți clic pe NEXT.
4. Introduceți și formatați textul pentru semnătură. Dacă doriți, puteți adăuga și sigla companiei.
   

Rețineți că destinatarul va vedea formatarea numai dacă a setat HTML sau RTF ca format de e-mail. În cazul e-mailurilor în format text simplu, desigur, tipul aldin sau altele asemenea nu pot fi văzute.
Dacă aveți Outlook până la inclusiv versiunea 2003, procedați după cum urmează:

1. Faceți clic pe FINISH, apoi faceți clic pe OK.
2. În fila FORMAT E-MAIL, sub Semnături, selectați contul de e-mail pentru care ar trebui utilizată noua semnătură. Outlook introduce automat semnătura la sfârșitul fiecărui e-mail nou sau la fiecare răspuns și redirecționare pe care le trimiteți prin acest cont.
3. Închideți fereastra de dialog.

Dacă aveți Outlook 2007, vă rugăm să faceți următoarele:

1. Faceți clic pe „Salvare”.
2. În colțul din dreapta sus al casetei de dialog, în câmpul Cont de poștă electronică, selectați contul pentru care noua semnătură urmează să fie utilizată automat.
3. Mai jos selectați numele semnăturii pentru MESAJE NOI și pentru RĂSPUNSURI / TRANSMISIE.
4. Închideți dialogul cu OK.

Deoarece Outlook copiază semnătura în câmpul mesajului, o puteți schimba în continuare înainte de a trimite e-mailul - de exemplu, introduceți extensia telefonică directă pentru un client important, în timp ce semnătura normală conține numărul tabloului.

Includeți semnătura cu cartea de vizită

Dacă ați creat o carte de vizită digitală cu datele dvs. în Outlook, o puteți atașa la semnătura dvs. de e-mail. Destinatarul cărții de vizită poate transfera datele de contact în agenda lor cu un dublu clic.
Important: Outlook până la versiunea 2003 trimite cartea de vizită sub forma unui fișier vCard, care poate fi citit și de alți clienți de e-mail în afară de Outlook. Outlook 2007, pe de altă parte, folosește formatul VCF, care este interpretat corect numai cu Outlook 2007 și viitorul Outlook 2010.
Cum să adăugați cartea de vizită la semnătura din Outlook:

1. Dacă nu ați făcut deja acest lucru, creați o nouă intrare cu datele dvs. de contact în agenda de adrese.
2. Apelați comanda TOOLS >> OPTIONS >> EMAIL FORMAT.
3. Faceți clic pe butonul SEMNATURI.
4. Dacă ați introdus deja o semnătură, selectați-o în câmpul din stânga sus. În Outlook până în 2003 trebuie să faceți clic pe Editare. Dacă nu ați introdus încă o semnătură, faceți acest lucru folosind butonul NOU.
5. În Outlook 2003 sau o versiune anterioară, selectați vCard în câmpul Adăugați această carte de vizită (vCard) la această semnătură. În Outlook 2007, sub Editați semnătura implicită, faceți clic pe CARTE DE AFACERE. Selectați intrarea de contact din agendă și faceți clic pe OK. Fișierul VCF este apoi creat automat și o previzualizare este introdusă în semnătură.
6. Închideți toate ferestrele de dialog.

CERINTE LEGALE

Începând cu 1 ianuarie 2007, în Germania este reglementată legal care informații trebuie incluse în corespondența comercială, inclusiv în e-mailuri:

• numele complet al companiei, inclusiv formularul de afaceri
• locul ramurii cu ortografia corectă care poate fi convocată
• instanța locală competentă
• numărul registrului comercial
• numărul de identificare a impozitului pe vânzări
• numele directorului general, al proprietarului sau al președintelui consiliului de administrație și al consiliului de supraveghere

Strict vorbind, de asemenea, numărul fiscal (multe companii dau acest lucru doar la cerere pentru a evita utilizarea abuzivă)
Informații suplimentare precum numerele de telefon și fax, adresa de e-mail, adresa web, detaliile departamentului etc. sunt voluntare. Conform legii, informațiile obligatorii trebuie să fie „lizibile” pe ecran și pe tipărituri. Aceste cerințe sunt reglementate în:

• Codul comercial, HGB, secțiunea 37a
• Actul GmbH (GmbHG), secțiunea 35a
• Act Corporation Corporation (AktG), secțiunea 80