Lucrul cu programele Microsoft Office este practic și eficient. Dar mai ales în Microsoft Excel, pașii de lucru repetitivi pot fi obositoare. Puteți înregistra și crea așa-numitele „macro-uri” în Microsoft Excel și alte programe Office, astfel încât să puteți finaliza aceste sarcini mai rapid și chiar să le faceți automat. Dar ce sunt mai exact macrourile? Și cum reușești să creezi macrocomenzi în diferite programe Office?
Ce sunt macrocomenzile la Microsoft?
Pentru a spune simplu, macrourile sunt mici programe software care există în cosmosul Microsoft Office.Cu ajutorul acestor macrocomenzi este posibilă automatizarea așa-numitelor „sarcini de rutină”. Aceasta înseamnă, printre altele, că sarcinile recurente, consumatoare de timp, pe care le efectuați în Microsoft Excel pot fi simplificate cu macrocomenzi.
Termenul „macro” provine din greacă și înseamnă „mare”. Macrocomenzile de la Microsoft se numesc așa pentru că sunt considerate comenzi mari. Acestea, la rândul lor, combină mai multe comenzi mici din programele software și le execută simultan de îndată ce este dată instrucțiunea de a face acest lucru. Primul pas este să găsiți un proces specific pentru macrocomanda pe care doriți să îl automatizați în Excel, Word sau alt program Microsoft.
Gruparea și redarea pașilor de lucru: așa funcționează macrocomenzile
Ceea ce este fundamental pentru macrocomenzi este că există o anumită secvență de pași de lucru care sunt desfășurați în același mod iar și iar. Cu o macrocomandă, nu mai trebuie să faceți singuri acești pași de lucru, ci îi puteți înregistra ca pe un film.Această programare fixă poate fi apoi redată folosind o anumită combinație de taste, astfel încât pașii dvs. de lucru să fie efectuati automat și grupați cu un minim de timp.
O macrocomandă se bazează pe următoarea funcționalitate:
- Identificați un anumit flux de lucru care are loc frecvent și care ar trebui automatizat. O macrocomandă este utilă, de exemplu, dacă trebuie să continuați să inserați datele despre angajați, membri sau prieteni în foile de calcul.
- Acum creați macro-ul. Procedând astfel, înregistrați pașii de lucru pe care, în mod normal, ar trebui să-i efectuați manual din nou și din nou. În acest fel, programul Office poate accesa ulterior acest ghid și apoi îl poate reda automat.
- Ai apoi opțiunea de a rula macrocomanda creată direct cu un singur clic de mouse sau cu o anumită comandă rapidă de la tastatură. Acest lucru vă scutește de numeroșii pași mici de lucru.
| Sfat: Chiar dacă nu ați lucrat de mult timp cu programele Microsoft Office, macrocomenzile vă pot ușura munca. Pentru că chiar și cele mai comune funcții pot fi simplificate cu comenzile mari. |
Pentru ce pot fi folosite macrocomenzile în Excel?
La prima vedere, subiectul macrocomenzilor pare destul de abstract. Dar la o inspecție mai atentă și cu câteva exemple, devine rapid clar că micile programe software pot fi utile în multe domenii. În programul Microsoft Excel, de exemplu, puteți crea macrocomenzi pentru următoarele funcții:
- Interogarea datelor din baze de date
- Transfer registre sau foi de lucru
- Format text, celule sau diagrame
- Personalizarea conținutului celulei, a linkurilor sau a formulelor
- Sortarea și filtrarea datelor
- Crearea de tabele, fișiere PDF sau grafice
- Conversia datelor
Varietatea comenzilor mari arată: Aproape toate acțiunile posibile în Microsoft Excel pot fi redate automat și ca macrocomandă. Dar și în programul Microsoft Word, tastele macro special alocate oferă o gamă largă de opțiuni.
Practic în viața de zi cu zi: exemple de opțiuni macro în Microsoft Word
În Microsoft Word, popularul program de procesare a textului, există și opțiunea de a înregistra acțiuni și de a le defini ca macro cu o comandă specifică. Exemplele de aplicații arată că comenzile mari pot fi utile în viața de zi cu zi, de exemplu pentru:
- ajustarea automată a datei sau a numelui fișierului
- Ascunde elementele individuale, de exemplu toate imaginile dintr-un document
- Inserați nume, adrese sau numere de telefon în câmpurile corespunzătoare
- calculați lungimea medie a propozițiilor
- Corectați literele frecvent răsucite
Indiferent dacă utilizați programele Office într-un context profesional sau privat: macrocomenzile vă pot lua o parte din muncă. Puteți crea oricând comenzi individualizate care să răspundă nevoilor dumneavoastră personale.
Cum creezi o macrocomandă în Excel?
Crearea unei macrocomenzi funcționează în moduri diferite. Persoanele care sunt familiarizate cu limbajul de programare pot crea macrocomenzi la Microsoft în așa-numitele instrumente de dezvoltare cu VBA („Visual Basic for Applications”).
VBA este un limbaj de programare folosit special pentru Microsoft. Dar chiar și utilizatorii care nu sunt familiarizați cu programarea pot crea cu ușurință macrocomenzi în Microsoft Excel sau Word.Pentru că înregistrarea are loc în doar câțiva pași - și vă economisește multă muncă cu tastele macro bine concepute de pe tastatură.
Crearea unei macrocomenzi: Cum se procedează
Chiar și fără VBA, puteți înregistra cu ușurință o macrocomandă în programele Microsoft, cum ar fi Excel. Pentru a face acest lucru, veți găsi elementul „Instrumente pentru dezvoltatori” în fila „Vizualizare” din panglică. În alte versiuni, fila poate conține și propriul articol „Macro-uri”. Odată ce aveți o idee despre ce funcție doriți să îndeplinească macrocomanda dvs., faceți următoarele:
- În fila Vizualizare, în zona Macrocomenzi, faceți clic pe Înregistrare macrocomandă.
- Se deschide o fereastră în care puteți specifica numele macrocomenzii. Acest lucru vă va oferi o imagine de ansamblu mai bună mai târziu și vă va putea, de exemplu, să subliniați ce face macro-ul. Dacă nu denumești macrocomandă, numele macrocomenzii va fi numerotat automat.
- În fereastră specificați și ce combinație de taste ar trebui să aibă macrocomanda. În câmpul corespunzător, veți găsi taste predefinite cu denumirile „tasta de opțiune” și „tasta de comandă” (de exemplu, CTRL), precum și un câmp de introducere pentru o altă tastă la alegerea dvs. Mai târziu, apăsați simultan toate tastele macro afișate, dând comanda de utilizare a macrocomenzii.
- De asemenea, puteți alege în ce zonă Excel ar trebui să fie disponibilă macrocomanda. Dacă aveți nevoie de el doar în registrul de lucru în care îl înregistrați, faceți clic pe Acest registru de lucru. Dacă doriți să aveți acces la acesta ori de câte ori utilizați Excel, selectați „Registrul de lucru cu macrocomandă personală”.
- Într-un câmp alb aveți și opțiunea de a introduce o scurtă descriere a macrocomenzii. Acest lucru poate fi util dacă nu folosiți Excel foarte des și doriți să vedeți ce macrocomenzi ați creat deja și pentru ce sunt folosite.
- Acum faceți clic pe „Ok”. Macrocomanda va începe apoi înregistrarea.
- Acum efectuează exact pașii de lucru pe care macro-ul ar trebui să îi preia mai târziu pentru tine.
- După ce ați finalizat toți pașii de lucru, faceți clic pe funcția „Opriți înregistrarea” din fila Macro-uri.
Odată ce ai urmat toți acești pași, macrocomanda pe care ai programat-o va fi disponibilă în Excel. Acum puteți utiliza comanda în orice moment apăsând tastele macro și optimizați pașii de lucru. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie doar de tastele macro pe care le-ați definit.
Pentru cei avansati: fila Dezvoltator
Dacă înregistrați frecvent macrocomenzi, este recomandabil să integrați fila „Instrumente pentru dezvoltatori” în panglică. Nu mai trebuie să parcurgeți cardul „Vizualizare”, ci puteți accesa direct crearea macrocomenzii. În Office 365, faceți următoarele:
- În Excel, acordați atenție barei verzi din partea de sus, deasupra filelor. Pe lângă simbolurile pentru salvarea sau trimiterea prin e-mail a fișierului, veți vedea și trei puncte. (În alte versiuni de Office, pictograma poate arăta și ca o liniuță cu o săgeată în jos). Faceți clic pe acel mic buton.
- Acum se deschide o fereastră gri, unde selectați câmpul de text „Mai multe comenzi” din partea de jos.
- În fereastra „Mai multe comenzi” care apare acum, aveți opțiunea din stânga de a alege între „Ribbon (personalizare)” și „Quick Access Toolbar”. Aici, faceți clic pe coloana „Ribbon (personalizare)”.
- În partea dreaptă veți vedea acum denumirile diferitelor file. Unele dintre ele sunt marcate cu o bifă albastră - acestea sunt cele care vă sunt afișate în Excel. Acum căutați „Instrumente pentru dezvoltatori” în partea de jos a listei și plasați o altă bifă albastră acolo.
- Acum faceți clic pe butonul „OK” din dreapta jos pentru a salva modificările.
După ce ați urmat acești pași, acum puteți găsi Instrumente pentru dezvoltatori pentru Excel în filele principale. Procesul din Word sau din alte programe Office funcționează în același mod. Făcând clic pe filă, veți vedea acum opțiunile necesare pentru crearea macrocomenzilor: „Înregistrați macrocomandă”.
Cum creezi o macrocomandă în Word?
Dacă doriți să programați o macrocomandă în alte programe Office, cum ar fi Microsoft Word, LibreOffice sau OpenOffice, puteți face acest lucru într-un mod similar cu Microsoft Excel. Acest lucru devine clar folosind exemplul Word:
- Orientați-vă în panglică și selectați fila „Vizualizare”.
- Acolo veți găsi „Macro-uri” în extrema dreaptă. Cu un singur clic acum puteți alege între „Afișați macrocomenzi” sau „Înregistrați macrocomenzi”.
- Făcând clic pe „Înregistrare macrocomenzi” se deschide o fereastră. Introduceți acolo numele macrocomenzii, combinația de taste și o scurtă descriere.
- Începeți înregistrarea macrocomenzii făcând clic pe „Ok”.
- Selectând „Oprire înregistrare” veți opri programarea macro-ului și acum o puteți utiliza în Microsoft Word.
În celel alte aplicații Microsoft Office, vizualizările individuale pot diferi ușor, dar procesul este în mare parte același. Acest lucru vă permite să creați cu ușurință macrocomenzi fără a utiliza VBA sau orice alt limbaj de programare.
Cum se editează macrocomenzi cu Visual Basics?
Dacă ați înregistrat o macrocomandă și ați folosit-o de mai multe ori, este posibil să nu fiți complet mulțumit. Poate doriți să adăugați un pas sau să schimbați unele comenzi.Într-un astfel de caz, este posibil să editați macrocomanda din nou ulterior. Cu toate acestea, acest lucru este puțin mai complex decât crearea unei macrocomenzi, deoarece aveți nevoie de limbajul de programare Visual Basics (VB) pentru aceasta.
În Excel, puteți obține o gustare a VB făcând clic pe Macrocomenzi în fila Dezvoltator (afișată mai sus), selectând numele macro-ului corespunzător, apoi făcând clic pe Editare. Acum se deschide „Visual Basics Editor”. În aceasta vedeți comenzile și pașii de lucru pe care i-ați înregistrat ca macro în limbajul de programare, adică ca cod. Dacă cineva înțelege ceva engleză, este destul de rapid posibil să înțelegeți textele VB și, eventual, să le ștergeți sau să le schimbați. Cu toate acestea, dacă nu aveți cunoștințe aici, puteți pur și simplu să reînregistrați macrocomanda în modul familiar.
Concluzie: Crearea de macrocomenzi – nicio problemă cu Microsoft Office
Dacă lucrezi mult cu programele Microsoft Office, poți simplifica foarte mult cu comenzile mari. Odată ce toți pașii de lucru au fost colectați, aceștia pot fi efectuati într-un timp scurt atunci când este apăsată o anumită combinație de taste.
Deosebit de practic: fiecare utilizator de Microsoft Office poate înregistra el însuși macrocomenzi. Acest lucru face posibilă determinarea individuală a pașilor de lucru care ar trebui să ruleze automat pentru fiecare utilizator. Acest lucru nu numai că vă economisește mult timp, ci și o sarcină de muncă inutilă.
