Outlook: Cunoașterea și utilizarea sfaturilor și trucurilor

Avem toate informațiile pentru tine!

Microsoft Outlook este unul dintre cele mai renumite și eficiente programe de comunicare de pe piața aplicațiilor software. În plus față de funcțiile bine cunoscute, cum ar fi schimbarea unui font sau a unei culori, adaptarea formatării, pornirea verificării ortografice sau deschiderea ferestrei calendarului, există și alte sfaturi și trucuri din interior, pe care fiecare utilizator ar trebui să le cunoască. Aceste sfaturi și sugestii permit utilizatorilor Outlook să profite la maximum de Outlook pentru a opera Outlook mai rapid și mai precis.

Sfaturi și trucuri pentru Outlook

Practic, fiecare utilizator se confruntă cu întrebarea dacă ar trebui să utilizeze un program de comunicații cu plată precum Microsoft Outlook sau dacă este mulțumit de aplicații gratuite precum Microsoft Mail sau Mozilla Thunderbird. Dacă v-ați decis Microsoft Outlook, se pune întrebarea dacă ar trebui să cumpărați Outlook sau Office în versiunea pe 32 sau 64 de biți.

Aceasta este o chestiune de principiu și cât de puternic este computerul folosit. Cu o versiune pe 32 de biți, se pot instala maximum 4 GB RAM. În schimb, un sistem de operare pe 64 de biți acceptă o memorie RAM semnificativ mai mare și, prin urmare, are un nivel mai ridicat de performanță. De regulă, pot fi utilizate 8 GB, 16 GB sau mai mult RAM.

Utilizatorii pot găsi manuale pentru toate programele și funcțiile Outlook și, pe lângă toate celelalte aplicații software de la Microsoft, pe internet, la următorul link: docs.microsoft.com/de-de/.

Porniți Outlook mai repede și reduceți dimensiunea fișierului de date

Lucrul zilnic cu Outlook este distractiv atunci când programul funcționează rapid și fără eșecuri funcționale. Dacă aplicația software pornește încet și încet, pot fi prea multe sau prea încetate programe de completat de vină. În acest caz, este important să eliminați suplimentele inutile pentru a accelera din nou sistemul.

Fișierele mari PST sau OST pot, de asemenea, încetini un sistem și comunicarea cu Microsoft Outlook. Din acest motiv, este logic să verificați dimensiunea fișierului PST la intervale regulate. Toate informațiile și setările din Outlook sunt salvate ca intrare într-un fișier PST sau OST. Dimensiunea fișierului poate fi redusă prin stocarea sau arhivarea altfel a dosarelor sau a fișierelor cu volum mare.

După o acțiune majoră în care fișierele sunt verificate și șterse, este posibil ca fișierul de date să nu se micșoreze în același moment. Acest lucru se datorează faptului că Outlook nu curăță imediat fișierul de date după ștergerea informațiilor. Alternativ, compresia fișierului de date poate fi inițiată și manual. Această procedură permite efectuarea mai rapidă a copiilor de rezervă necesare. În plus, Outlook începe mai repede.

Important: Verificați continuu folderul „Elemente trimise”. În multe cazuri conține o cantitate mare de date și atașamente care nu sunt absolut necesare. Dacă doriți să economisiți spațiu de stocare, poate fi eficient să goliți parțial folderul „Elemente șterse”.

De asemenea, poate fi interesant și practic să înregistrați și să evaluați timpii de lucru cu Outlook. Știind cât durează pașii de muncă pot fi importante, nu doar pentru lucrătorii independenți, independenți sau angajatori. Persoanele private beneficiază, de asemenea, de evaluarea informațiilor, care pot fi transferate cu ușurință în Microsoft Excel.

E-mailuri și trafic de e-mailuri: sfaturi pentru o mai bună imagine de ansamblu și eficiență

Există multe sfaturi și trucuri în legătură cu scrierea și trimiterea de e-mailuri și traficul general de e-mailuri. De exemplu, știați că cu Outlook puteți închide toate ferestrele simultan?

• În Outlook până la versiunea 2007 pe care o apelați Fișier → Toate elementele a închide.
• În Outlook 2010, luați comanda Vizualizare → Fereastră → Închidere toate articolele.

De altfel, aceste comenzi nu numai că închid mesajele, ci și toate celelalte ferestre Outlook. Dacă nu ați salvat încă modificările într-una din ferestre, Outlook vă oferă posibilitatea de a face acest lucru.

Un alt sfat important pentru Outlook este să adăugați subiectul în căsuța de e-mail după aceea. Adăugarea subiectului la un mesaj ulterior poate fi utilă pentru a putea căuta conținutul e-mailului mai eficient și mai rapid în viitor. În cazul e-mailurilor trimise cu sau fără un subiect scurt, este logic să schimbați subiectul mai târziu.

Faceți clar Outlook - așa funcționează

Claritatea este practic o problemă importantă în Outlook. De exemplu, mulți utilizatori se întreabă cum puteți urmări multe mesaje și separa importantul de cel neimportant. O modalitate este de a personaliza vizualizările din Outlook. Scopul fiecărei modificări a setărilor ar trebui să fie ca intrarea în poștă să fie gestionabilă. Eficiența procesării e-mailurilor poate include, de asemenea, sortarea automată a căsuței de e-mail în ordine cronologică. Această procedură face posibilă, de exemplu, după o lungă absență din vacanță, ca Outlook să deschidă următorul e-mail necitit în loc de următorul mesaj citit.

Funcția de a afișa mesaje pentru fiecare destinatar sau, în general, de a afișa împreună e-mailurile conexe poate fi, de asemenea, esențială. Principalele opțiuni de setare pot fi găsite în meniul „Vizualizare”.

Sfat din interior:

În Outlook puteți utiliza, de asemenea, setările de vizualizare pentru a afișa numărul total de mesaje din folder în loc de numărul de mesaje necitite din căsuța de e-mail.

Deschideți un e-mail nou - oriunde, oricând

Faceți dublu clic pe un spațiu liber dintr-un folder sau în căsuța de e-mail pentru a deschide o fereastră în care puteți scrie un e-mail nou.

Cu toate acestea, acest lucru funcționează numai în posturile vacante de sub lista de e-mailuri - altfel Outlook va deschide e-mailul pe care ați făcut clic. Cu toate acestea, puteți ascunde lista de e-mailuri făcând clic pe pictograma plus de lângă coloana care este grupată în prezent în Outlook până la versiunea 2007. În Outlook 2010, minimizați lista făcând clic pe triunghiul negru de lângă coloana grupată.

Trimiteți conținutul clipboardului ca e-mail

Ați scris ceva în Outlook sau într-un alt program și doriți să trimiteți acest text ca e-mail (sau ca parte a unui e-mail)?

1. Selectați secțiunea text și copiați-o în clipboard cu Ctrl + C.
2. Treceți la Outlook (indiferent de modulul care este deschis în prezent).
3. Apăsați Shift + Ins - Outlook deschide o nouă fereastră de e-mail și copiază conținutul clipboardului în ea.

Dacă nu apare nicio fereastră de e-mail, faceți clic pe orice element din fereastra Outlook (aceasta poate fi, de asemenea, o întâlnire sau un contact) și apăsați din nou Shift + Ins.

Acceptați sau respingeți invitațiile folosind o comandă rapidă de la tastatură

Ați primit o solicitare de întâlnire? Dacă doriți să îl acceptați, selectați-l în căsuța de e-mail și apăsați Alt + C („c” pentru „aCcept”, tradus: „accept”). Dacă doriți să îl refuzați, selectați-l și apăsați Alt + D („D” pentru „refuz”).

Repetați ultima căutare în Outlook

Cu siguranță știi că ești într-un e-mail îndelungat Editați ⇒ Găsiți (până la Outlook 2003) sau Mesaj ⇒ Căutare sau căutați un șir de caractere cu comanda rapidă de la tastatură F4. Atâta timp cât ați deschis dialogul de căutare, puteți utiliza butonul Continuați să căutați sări la următoarea apariție.

Cu toate acestea, după ce ați închis dialogul, apăsați combinația de taste Shift + F4 - Outlook va trece la următoarea apariție fără a deschide mai întâi dialogul.

De îndată ce ați ajuns la ultima locație, Outlook afișează un mesaj corespunzător.

Sortați și căutați Outlook chiar mai repede

Doriți să afișați toate e-mailurile din folderul curent care provin de la un anumit expeditor? Procedați după cum urmează în Outlook până la versiunea 2007:

1. Faceți clic în câmpul de căutare sau apăsați Ctrl + E pentru a plasa cursorul în câmpul de căutare.
2. Introduceți primele litere ale numelui expeditorului. Outlook filtrează acum toate e-mailurile care conțin textul de căutare introdus în expeditor, subiect sau textul mesajului.
3. Faceți clic pe antetul coloanei dinastfel încât e-mailurile de la acest expeditor să fie afișate împreună.

În Outlook 2010 există o variantă mai rapidă (dar din păcate doar din această versiune):

1. Faceți clic pe antetul coloanei dinpentru a sorta după această coloană. În acest fel, toate e-mailurile de la fiecare expeditor sunt afișate unul sub celălalt.
2. Introduceți primele litere care încep cu numele expeditorului. Aceasta vă duce la primul e-mail de la acest expeditor.

Completați automat câmpul de adresă din Outlook

Outlook sugerează de obicei adrese de e-mail care sunt deja utilizate imediat ce introduceți o literă sau două în LaCâmpul a intrat. Outlook caută lista adreselor de e-mail introduse anterior (lista de completare automată). Dacă acest lucru nu se întâmplă, puteți utiliza Ctrl + K pentru a căuta intrări adecvate în agenda de adrese.

Afișați direct numele fișierelor sistemelor

Găsiți adesea că primiți o serie întreagă de atașamente de fișiere într-un e-mail și aveți dificultăți în a distinge fișierele, deoarece numele diferă doar la sfârșit, dar Outlook nu afișează numele fișierelor în întregime? Apoi, trebuie să deschideți mai întâi e-mailul pentru a vedea numele complete.

În Outlook, puteți face acest lucru și fără a deschide e-mailul. Veți găsi propria comandă în meniul contextual (în căsuța de e-mail), pe care îl puteți utiliza pentru a deschide un submeniu în care pot fi văzute numele tuturor sistemelor. Din submeniu puteți deschide sisteme individuale imediat cu programul asociat. Comanda din meniul contextual se numește Afișați atașamentele.

Mutați e-mailurile fără a glisa și a scăpa

E-mailurile pot fi de obicei mutate foarte ușor într-un folder folosind drag & drop. Uneori, totuși, drag & drop nu este practic, de exemplu atunci când „înlocuiți mouse-ul” unor notebook-uri. O comandă din meniul contextual ajută:

• În Outlook până la versiunea 2007, faceți clic pe e-mail-uri cu butonul din dreapta al mouse-ului și apelați comanda Mută in director pe. În dialogul care se deschide acum, selectați folderul de destinație dorit și faceți clic pe Bine.
• În Outlook 2010, faceți clic pe e-mail-uri cu butonul din dreapta al mouse-ului și invocați comanda Mutare și selectați folderul dorit din submeniul care se va deschide acum. Cu toate acestea, în submeniu apar doar folderele de nivel superior; Foldere mai adânc imbricate pot fi găsite prin intrarea în meniu În alt dosar.

Gestionați stocarea e-mailurilor și conexiunea la internet

Dacă doriți să trimiteți un e-mail cu un atașament mare de peste 20 MB prin Outlook, cel mai probabil veți primi un mesaj de eroare cu setările standard Outlook. Microsoft Outlook limitează dimensiunea fișierelor pe care le puteți trimite la 20 MB sau 10 MB pentru conturile Exchange. Această limită împiedică computerul să încarce continuu atașamente supradimensionate care depășesc limitele pentru majoritatea furnizorilor de servicii de internet. Puteți trimite atașamente mai mari decât media prin OneDrive sau alt furnizor de cloud. Imaginile și grafica în special pot ocupa mult spațiu. Din acest motiv, începând cu Outlook 2010, aveți alternativa de a comprima imaginile înainte de a le trimite prin e-mail.

Dacă nu aveți o conexiune la internet suficient de rapidă sau doar costisitoare în vacanță sau într-o călătorie de afaceri, este logic să descărcați antetele e-mailurilor în Outlook doar ca prim pas. În acest caz, veți vedea următoarele informații în fiecare e-mail:

• Referinţă,
• Expeditor,
• Destinatar,
• Trimiteți data.

Numai când deschideți un e-mail, acesta va fi descărcat complet. Setările le faceți în opțiunile Outlook.

Sfat despre software:

Dacă doriți să ștergeți automat e-mailurile duplicate, programul software MoDupRemover poate fi interesant și eficient. Șterge sistematic mesajele duplicate încă din primele zile ale Outlook și este compatibil cu versiunea curentă de Outlook și Windows 10.

Tutorial video - sfat expert: Cum se salvează o notă personală în Outlook

Sfat expert „notă proprie”

În unele cazuri, poate fi important să adăugați note personale la un e-mail. Outlook oferă această opțiune utilizatorilor săi cu funcția „Mesaj public”. Cu această funcție, puteți crea un mesaj în căsuța de e-mail sau într-un folder specific fără a fi nevoie să îl trimiteți mai întâi. În ciuda termenului înșelător „mesaj public”, această notă este vizibilă numai utilizatorului. Nu poate fi trimis deoarece nu are un câmp destinatar. În Outlook 2010 și versiunile ulterioare, apelați comanda „Start> Elemente noi> Elemente suplimentare> Postați un mesaj public în acest dosar”. În versiunea curentă a Outlook 365, funcția se numește „Postați în acest folder.” Puteți găsi opțiunea în panglica „Start”.

Vă puteți profesionaliza propriile note sau mesaje, în general, cu piese rapide. Similar cu modulele de serie din Microsoft Word, modulele rapide din Outlook constau din texte deja pregătite sau părți de text care pot fi salvate ca module rapide în fila „Inserare” din categoria „Text”. În principiu, una sau mai multe părți rapide pot crește din fiecare e-mail.

Imprimați și salvați e-mailuri

Nu toate mesajele sunt importante și trebuie păstrate. Unele e-mailuri sunt, de asemenea, esențiale din punct de vedere profesional sau privat și ar trebui arhivate și, de asemenea, tipărite. Chiar dacă Outlook are o funcție bună de imprimare la bord, nu toate e-mailurile elaborate sunt imprimate corect. Acest lucru funcționează fără niciun efort vizualizând e-mailul în browser. Imprimarea funcționează și cu mesaje formatate în html. În browser veți găsi, de asemenea, setări de vizualizare specifice cu care puteți previzualiza și seta imprimarea.

Căutați folderul

În Outlook veți găsi ambele foldere de căutare în partea de sistem și puteți crea și foldere de căutare personale. Cu folderele de căutare puteți să vă sortați mesajele după criterii predefinite. Dosarele de căutare existente pot fi găsite în panglica „Dosare”. De asemenea, puteți crea noi dosare de căutare acolo.

Comenzile rapide de la tastatură și pașii rapidi:

1. Deschideți meniul contextual prin intermediul tastaturii: Apăsați tasta Shift + tasta F10.
2. Deschideți fereastra de dialog: Ctrl + Shift + Y.
3. Mutați mesajele într-un folder: CTRL + SHIFT + V.
4. Creați o notă (din fiecare modul): CTRL + N sau CTRL + SHIFT + N.
5. Imprimați mai multe e-mailuri simultan: țineți apăsată tasta CTRL și faceți clic pe e-mailuri una după alta cu mouse-ul.
6. Ștergeți e-mailurile necitite și neimportante cu un singur clic: CTRL + A.
7. Porniți Outlook o singură dată: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (Pentru xx introduceți numărul versiunii Outlook dvs. și copiați comanda în promptul de comandă cu un clic dreapta)

Concluzie: utilizați sfaturi și trucuri Outlook din motive de eficiență

Mai presus de toate, utilizatorii apreciază ușurința utilizatorului Microsoft Outlook și gama de funcții, care includ multe alte instrumente și funcții pe lângă compunerea și trimiterea de e-mailuri. Cunoașterea funcțiilor generale ale Outlook este esențială. În plus, din motive de eficiență, este avantajos să încercați și să aplicați sfaturi și trucuri suplimentare. Cu ei este posibil să profitați la maximum de Microsoft Outlook, să procesați fiecare sarcină profesional și să utilizați toate posibilitățile pe care aplicația software le oferă utilizatorilor privați sau de afaceri.