O prezentare generală a tuturor funcțiilor
Indiferent dacă sunt întâlniri profesionale sau private - aproape toată lumea este ocupată zilnic cu organizarea lor și a mediului personal. Din acest motiv, un calendar, de exemplu calendarul Outlook, este centrul oricărei planificări profesionale de întâlniri. După ce Outlook a fost deschis făcând dublu clic pe butonul mouse-ului, veți găsi mai multe pictograme în zona de program din partea stângă jos. Pictograma calendarului din Outlook poate fi găsită chiar lângă pictograma pentru e-mailuri.
În plus față de calendar, este logic să notăm sarcini importante în Outlook și să le rezolvăm. Zona de activități, care este aranjată ca o pictogramă lângă agenda în Outlook 365, este potrivită pentru aceasta.
Utilizatorii Outlook care cunosc și stăpânesc posibilitățile funcțiilor „Calendar și activități” funcționează și planifică mai eficient și într-o manieră mai direcționată. Pe lângă calendar și sarcini, utilizatorii apreciază și funcția de căutare Outlook. De exemplu, Outlook oferă opțiunea de a căuta întâlniri și e-mailuri dintr-o dată. Această opțiune este deosebit de utilă și practică atunci când utilizați Outlook în scopuri comerciale, deoarece sprijină eficient eficiența muncii în birou.
Organizați întâlnirile în mod profesional - posibil fără efort cu Outlook
Calendarul din Outlook se explică de la sine și este ușor de utilizat. Stabilirea unei noi întâlniri este posibilă cu doar câteva clicuri. În plus, există multe trucuri și asistență încercată pentru a vă ajuta să intrați la întâlniri în mod eficient și economic. De exemplu, este posibil să copiați intrările de întâlniri existente pentru a facilita introducerea de noi întâlniri. Procedura de tragere a unui e-mail cu o întâlnire importantă pe butonul „Calendar” sau „Task” este, de asemenea, orientată spre practică. În acest fel, puteți genera o intrare la întâlnire sau o sarcină nouă și puteți avea conținutul e-mailului la îndemână ca memento. Conversia sarcinilor în întâlniri cu mouse-ul este eficientă și economisește timp prețios.
În textul următor puteți citi cum puteți organiza sarcinile: Sortați sarcinile în funcție de categorii
Sfat de eficiență:
Deoarece toate programele Office sunt conectate în rețea, aveți opțiunea de a crea programări sau sarcini din Word și Excel direct în Outlook în orice moment. Pentru a face acest lucru, puteți insera un buton în Microsoft Word sau Excel și puteți transfera sarcina sau întâlnirea în Outlook cu un singur clic.
În acest articol puteți citi cum să creați activități din Word.
Un avantaj major al calendarului Outlook este capacitatea de a coordona întâlnirile cu alte persoane fără a fi nevoie să utilizați un calendar partajat. Fila „Solicitați o întâlnire” este disponibilă pentru aceasta în Outlook. Solicitările de întâlnire pot fi acceptate automat în Outlook. Dacă programarea solicitată nu este ocupată în calendar, cererea este confirmată de sistem. Alternativ, puteți seta, de asemenea, ca fiecare cerere de întâlnire să fie procesată și acceptată manual.
În loc de comunicare personală sau digitală pe termen lung, întâlnirile pot fi coordonate cu doar câteva clicuri folosind această procedură. Alternativ, utilizatorii Outlook au, de asemenea, opțiunea de a trimite întâlniri individuale ca fișier iCalendar. În acest caz, destinatarul păstrează controlul asupra calendarului său. El poate importa cererea de programare și nota în Outlook, dacă este necesar. Exportul ca fișier iCalendar este util, de exemplu, pentru persoanele care nu sunt cunoscute personal de către expeditor. Dacă utilizatorii Outlook trebuie rareori să coordoneze întâlnirile cu alții, poate avea sens să trimități întâlniri individuale sau extrase din calendar fără a solicita cereri specifice de întâlnire. Partajarea unui calendar sau a extraselor de calendar și actualizarea programărilor este ușor de utilizat în Outlook și se poate face cu puțin efort.
Marcați întâlnirile în culori, mutați-le sau ștergeți-le
Programările, sarcinile și e-mailurile sunt strâns legate în Outlook. Din acest motiv, versiunea Outlook 2007 oferă opțiunea de a marca e-mail-uri importante în căsuța de e-mail cu steaguri diferite, colorate, pentru urmărirea cu mouse-ul. În plus față de codificarea culorilor, Outlook vă poate reaminti o sarcină asociată unui mesaj.
De asemenea, puteți muta cu ușurință întâlnirile fără să faceți clic introducând text sau glisându-le cu mouse-ul. Acest lucru este posibil în aceeași zonă calendaristică și, de asemenea, prin intermediul navigatorului de date pentru alte săptămâni, luni sau ani. Microsoft Outlook ajustează automat data și menține ora. De asemenea, este posibil să mutați mai multe întâlniri în altă zi cu un singur clic, de exemplu dacă sunteți bolnav sau nu puteți lucra într-o zi lucrătoare. Întâlnirile duplicate pot fi eliminate cu câțiva pași simpli folosind o combinație de taste pentru fiecare comandă.
În unele cazuri, poate fi important să ștergeți programările în întregime înainte de o anumită dată. Acest lucru este util, de exemplu, dacă preluați un calendar de la un coleg și nu mai aveți nevoie de vechile sale întâlniri. Puteți șterge toate programările din calendarul Outlook înainte de o anumită dată trecând la vizualizarea tabelară a programării. În această vizualizare aveți opțiunea de sortare și ștergere a întâlnirilor în funcție de date.
Prezentarea diferitelor vizualizări ale calendarului în calendarul Outlook este, de asemenea, orientată spre practică. Puteți afișa o vizualizare a calendarului pe zi, pentru o săptămână întreagă sau săptămâna de lucru sau pentru o lună întreagă.
De asemenea, puteți trimite întâlniri prin Outlook. Puteți citi cum funcționează acest lucru în acest articol: Trimiterea de întâlniri
În versiunile mai vechi de Outlook, de exemplu Outlook 2007, aveți și opțiunea de a afișa densitatea detaliilor în vizualizarea lunară. Această funcție vă oferă trei opțiuni de vizualizare:
- "Scăzut",
- „Mediu” și
- "Înalt".
Opțiunea „Scăzut” este presetată automat. Dacă nu puteți găsi întâlniri relevante în Outlook în vizualizarea lunară, densitatea detaliilor poate fi motivul pentru aceasta. Outlook oferă practic setări de vizualizare diferite și specifice pentru întâlniri. Printre altele, este posibil să se afișeze actualul, viitorul important sau, alternativ, programările din trecut.
Programări recurente recurente - o funcție importantă în Outlook
În plus față de programările unice, există multe întâlniri recurente care se repetă săptămânal, lunar sau anual. În loc să introduceți fiecare dintre aceste întâlniri manual în Outlook, introducerea unor întâlniri recurente garantează economii de timp. De asemenea, oferă utilizatorilor Outlook siguranța de a nu lipsi nici o întâlnire esențială. Definiți o întâlnire recurentă în Outlook direct sub fila „Programare nouă” utilizând butonul „Tip serie”. Puteți implementa un memento în Outlook pentru fiecare întâlnire.
Programările în serie pot fi selectate și introduse în fereastra de dialog. A apărut o problemă cu selectarea zilelor lucrătoare în versiunile mai vechi de Outlook. Această problemă a fost rezolvată în versiunea curentă a Outlook, astfel încât practic orice combinație este posibilă ca o întâlnire de serie.
Dacă doriți să editați sau să ștergeți întreaga serie de întâlniri, acest lucru este posibil și fără probleme. De exemplu, dacă ștergeți o întâlnire dintr-o serie de întâlniri, sistemul vă va informa într-o fereastră dacă ar trebui ștearsă și întreaga serie de întâlniri. După efectuarea selecției, faceți clic pe butonul „OK” pentru a închide dialogul.
Această funcție este, de asemenea, orientată spre practică pentru a putea șterge întâlnirile individuale dintr-o serie de întâlniri. Dacă, de exemplu, o întâlnire săptămânală nu a avut loc în companie, programarea anulată poate fi ulterior eliminată din calendar fără a fi nevoie să ștergeți întreaga serie și să o configurați din nou.
Folosiți metoda ALPEN și vă profesionalizați gestionarea timpului
Trebuie să coordonați multe întâlniri și să planificați cu exactitate și profesionalitate fiecare zi de lucru sau activități private? În acest caz, este logic să folosiți binecunoscuta metodă ALPEN, care este utilizată în principal de manageri sau predată în seminarii de gestionare a timpului. Metoda ALPEN descrie o metodologie de gestionare a timpului bine gândită. A fost fondată de cunoscutul autor Lothar J. Seiwert. Metoda ALPEN se bazează pe presupunerea că este suficient să petreceți câteva minute în fiecare zi pentru elaborarea unui plan zilnic scris. Acest lucru funcționează conform metodei ALPEN după cum urmează:
-
Notează sarcini, întâlniri și activități.
-
Estimează durata activităților.
-
Planificați timpii tamponului.
-
Luați decizii pentru ziua respectivă.
-
Urmărire și adaptare
Metoda ALPEN poate fi susținută eficient de calendarul Outlook, zona de activități sau vizualizarea „Outlook astăzi”.
Organizați cu atenție sarcinile în Outlook: așa funcționează
Sarcinile diferă în general de programări prin faptul că nu au o dată de începere. Într-o sarcină, accentul se pune pe activitate sau pe un obiectiv. Pe scurt, programările sunt legate de un punct de start și de sosire clar definit. În schimb, data scadenței este decisivă pentru sarcini. Când sarcina este realizată în mod explicit nu este definită.
Puteți crea sarcini noi în Outlook în fila „Activități” cu un singur clic. Apare o panglică unde puteți gestiona, urmări sau muta sarcini.
Pentru o mai bună orientare și claritate a tuturor sarcinilor relevante, aveți opțiunile în Outlook,
- Ascundeți sarcinile finalizate în Outlook
- pentru a afișa doar sarcinile care au fost deja finalizate în Outlook.
- De asemenea, puteți șterge complet sarcinile finalizate din Outlook.
Pentru aceasta, selectați opțiunea „Sarcini finalizate” din „Sarcini”. Apoi vi se vor afișa toate sarcinile finalizate. Le puteți șterge cu ușurință cu combinația de taste sau cu comanda CTRL + A. Outlook vă oferă, de asemenea, opțiunea de a afișa și a salva o anumită vizualizare a sarcinilor.
Țineți evidența sarcinilor și imprimați o listă de sarcini
Urmărirea tuturor sarcinilor este esențială. Din acest motiv, este logic să sortați sarcinile în planificatorul de sarcini în funcție de toate coloanele disponibile. Alternativ, aveți opțiunea de a aranja liber sarcini și de a afișa pictograme definite în bara de activități. Opțiunile extinse de afișare din zona de activitate vă garantează că puteți face distincția între sarcinile importante și cele mai puțin relevante dintr-o privire. Puteți determina ordinea sarcinilor dvs. numerotându-le și o coloană separată pentru numere. Puteți procesa simultan sarcinile rezumate într-o listă de activități, le puteți afișa, deschide sau imprima împreună cu calendarul săptămânal.
Delegarea și filtrarea sarcinilor - utilă în special în zona profesională
Dacă nu gestionați personal fiecare sarcină, puteți solicita automat rapoarte de stare. Informațiile de stare automatizate vă oferă o prezentare generală a nivelului de finalizare la care se află sarcina în prezent. Această opțiune este deosebit de importantă într-un mediu profesional atunci când sunt delegate sarcini relevante. Sarcinile care au fost deja delegate pot fi transferate oricând unui alt angajat. În plus față de rapoartele de stare pentru sarcinile delegate, Outlook are o funcție de filtrare profesională pentru sarcini. Puteți utiliza acest lucru pentru a filtra sarcini conform criteriilor definite. Printre altele, este posibil să:
- Vizualizați toate sarcinile care au fost atribuite unui anumit angajat
- Care au o dată limită specifică sau
- au o intrare definită în subiect.
Sarcinile pot fi, de asemenea, convertite într-o programare folosind drag & drop fără a fi nevoie să fie create din nou.
Bacsis:
Utilizați șabloane Outlook specifice pentru a crea rapid întâlniri sau sarcini care au practic aceeași structură. În acest fel, economisiți mult timp, eliminați concedierile și planificați efectiv programările și sarcinile.
Începând cu Outlook 2007, sarcinile care au fost deja mutate în arhivă sunt încă vizibile dacă au fost marcate pentru urmărire. Utilizatorii care gestionează o mulțime de sarcini în Outlook apreciază această opțiune. Este valoros pentru a fi amintit de sarcini, e-mailuri și întâlniri care sunt stocate în dosarul de arhivă.
Utilizatorii Outlook 2003 au o opțiune specială în ceea ce privește afișarea sarcinilor și a programărilor. Puteți afișa lista de sarcini în calendar. În acest fel, vă puteți urmări în același timp programările și sarcinile. Utilizatorii altor versiuni Outlook pot utiliza setările de vizualizare pentru a determina ce zone din Outlook trebuie afișate.
Sfat despre software:
Doriți să vă vedeți sarcinile Outlook, agenda și calendarul pe desktop fără a deschide Outlook? În acest caz, puteți utiliza programul gratuit DeskTask. DeskTask rulează sub Windows 10 și poate fi utilizat cu toate versiunile Outlook cunoscute.
Concluzie: organizați perfect întâlnirile și sarcinile în Outlook
Cu Microsoft Outlook veți obține o aplicație software complexă și bine gândită pentru a vă organiza perfect întâlnirile și sarcinile. Outlook oferă diferite opțiuni pentru implementarea întâlnirilor, a cererilor de întâlnire și a întâlnirilor recurente. În plus, vizualizările calendarului pot fi personalizate. Programările pot fi partajate sau convertite în sarcini cu doar câteva clicuri. Domeniul de responsabilitate este deosebit de valoros atunci când diferitele activități și cerințe din sectorul profesional sau privat trebuie canalizate în mod sensibil. Datorită structurii sale ușor de utilizat, Outlook contribuie la un calendar organizat profesional.