Implementarea conferințelor video, instrumente și temei juridic

Rămâi conectat la lume de acasă

Cel mai târziu cu pandemia corona și biroul de acasă asociat, videoconferința a devenit o parte integrantă a muncii de zi cu zi pentru mulți angajați. De aceea, analizăm mai îndeaproape ce cerințe tehnice sunt necesare, ce instrumente sunt adecvate și ce condiții legale se aplică conferinței video.

Ce este o conferință video?

O conferință video este o întâlnire între două sau mai multe persoane care are loc practic pe internet. Participanții la videoconferință comunică prin webcam și microfon.

Pentru a organiza conferința video, este necesar un server video, pe care toți participanții îl pot accesa. În timpul întâlnirii video, toți cei implicați se văd de obicei.

Un moderator preia adesea invitația participanților la conferința video și moderarea conferinței însuși. Această persoană poate, de exemplu, permite altor participanți să-și elibereze monitorul sau microfonul pentru a vorbi.

În funcție de software-ul pentru videoconferință, oamenii pot participa la eveniment cu computerul sau cu un smartphone.

Pe piață există atât instrumente de conferință video gratuite, cât și cu plată.

12 furnizori pentru întâlniri online

1. Mikogo

Mikogo este un furnizor german de conferințe online și prezentări virtuale. Lucrul special despre Mikogo este că în videoconferință este partajat doar ecranul, dar participanții nu comunică între ei direct prin video, ci doar prin audio.

Gazda unei întâlniri Mikogo trebuie să își creeze un cont. Alți utilizatori pot fi apoi invitați prin e-mail să partajeze sau să controleze ecranul. Participarea este posibilă prin vizualizatorul HTML prin browserul cu smartphone sau desktop.

Conexiunile prin Mikogo sunt criptate cu 256 de biți.

Mai multe informații: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting este conceput pentru conferințe video de înaltă definiție. În funcție de pachetul ales, până la 250 de persoane pot participa la o întâlnire video, iar maximum 25 pot fi conectate prin video.

Configurarea unei întâlniri este ușoară și poate fi implementată spontan. Moderatorii pot activa funcții individuale pentru utilizatori, cum ar fi microfonul sau partajarea ecranului.

În plus față de participarea prin browser sau aplicație, este posibilă și apelarea telefonică.

Mai multe informații: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer este un instrument dezvoltat inițial pentru controlul de la distanță al computerelor. TeamViewer oferă acum propriul instrument pentru conferințe video cu „Întâlniri”. Datorită criptării end-to-end, software-ul oferă standarde ridicate de securitate și permite întâlniri spontane, precum și apeluri vocale. Comunicarea este posibilă direct prin audio sau chat. Până la 300 de persoane pot participa la o întâlnire video cu TeamViewer.

Mai multe informații: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

Cu Google Hangouts, Google oferă companiilor un instrument plătit ca parte a G-Suite. Acest lucru permite ca videoconferințele să se desfășoare direct. Alternativ, există și opțiunea de a organiza întâlniri video cu Google Meet. Atunci utilizatorii au chiar opțiunea de a subtitra conversațiile sau de a le traduce în direct. Cu toate acestea, funcția de traducere nu este încă pe deplin dezvoltată.

Pentru a utiliza Google Meet, utilizatorii au nevoie de un cont Google. Participarea este posibilă și fără o aplicație prin browser sau Gmail. Un avantaj al instrumentului de conferință video Google este că toate celelalte produse Google, cum ar fi foi de calcul Google sau documente și calendare, pot fi combinate cu ușurință cu instrumentul video.

Mai multe informații: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex de la Cisco este conceput pentru uz profesional. Teoretic, până la 40.000 de persoane pot participa la o întâlnire, de exemplu la conferințe mari sau târguri comerciale. Participarea este posibilă și fără un cont corespunzător printr-o invitație la link. Cu toate acestea, ca utilizator înregistrat, există funcții suplimentare.

Mai multe informații: www.webex.com

6. Măriți

Zoom este unul dintre cele mai populare instrumente de videoconferință atât în domeniile privat, cât și în cel de afaceri. Întâlnirile pot fi sincronizate și create imediat cu propriul dvs. calendar. Cu acordul tuturor participanților, conferințele video pot fi înregistrate foarte ușor. Un alt avantaj este că ecranele pot fi partajate de mai mulți participanți. De asemenea, vă puteți crea propriile săli de întâlnire, de exemplu.

Participarea la conferințe este posibilă cu aplicația desktop și smartphone, precum și prin browser.

Mai multe informații: www.zoom.us

7. Echipe Microsoft

Microsoft Teams face parte din suita Office365 a Microsoft. Instrumentul este specializat în principal în munca în echipă. Deci nu este doar un instrument de videoconferință, ci oferă și elemente de gestionare a proiectelor în același timp.

Pot participa până la 10.000 de persoane pe întâlnire.

Mai multe informații: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Întâlniri Adobe Connect

Instrumentul de videoconferință de la Adobe a fost conceput în principal pentru utilizatorii profesioniști. De exemplu, sălile de ședințe pot fi proiectate într-un design corporativ. Instrumentul oferă, de asemenea, multe caracteristici speciale, cum ar fi participarea anonimă la conferință.

Mai multe informații: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Skype-ul Microsoft a fost inițial lansat ca un serviciu de chat și apeluri video. Instrumentul există din 2003. Dar acum mulți oameni folosesc și Skype pentru conferințe video. Aceasta înseamnă că fișierele pot fi ușor partajate aici. Comunicarea este posibilă și prin intermediul messengerului integrat.

Mai multe informații: www.skype.com

10. Jitsi Meet

Jitsi oferă o întreagă colecție de software gratuit pentru comunicare. Aceasta include și instrumentul de conferință video Jitsi Meet. Întâlnirile video pot fi începute spontan fără o aplicație sau înregistrare. Participarea la întâlnire este posibilă printr-o aplicație generată individual.

Întâlnirile prin Jitsi pot fi planificate și organizate folosind calendare comune. Instrumentul poate fi, de asemenea, conectat la software de gestionare a proiectelor, cum ar fi Slack.

Singurul dezavantaj: Potrivit producătorului, doar până la 35 de participanți pot comunica de bună calitate.

Mai multe informații: meet.jit.si

11. Prin care

Cu ajutorul cărora, conferințele video pot fi pornite direct în browser, fără un cont sau o aplicație. Participarea este ușor posibilă prin smartphone sau desktop.

Mai multe informații: whereby.com

12. SocialHub Meet

Instrumentul SocialHub Meet, dezvoltat în Germania, impresionează mai ales cu implementarea conformă cu GDPR. Prin urmare, este potrivit pentru companiile care acordă o mare valoare protecției datelor. De exemplu, toate serviciile sunt găzduite pe servere din Germania, iar camerele individuale pot fi protejate cu parole.

Mai multe informații: socialhub.io

Criterii importante de selecție pentru un instrument de videoconferință

În primul rând, ar trebui să luați în considerare care sunt cerințele dvs. pentru software-ul de întâlnire virtuală. Doriți să utilizați instrumentul pentru a menține comunicarea cu angajații absenți? Sau doriți să creați o platformă de comunicare pentru discuții detaliate cu clienții? Pentru a face alegerea potrivită pentru nevoile dvs., ar trebui să știți exact care sunt nevoile dvs. Puncte importante de luat în considerare când Gama de funcții ar trebui să acorde o atenție la sunt:

• Calitate video de înaltă definiție sau rezoluție mică,
• Numărul maxim de participanți potențiali,
• Funcția de a împărți ecranul,
• Posibilitatea de a lucra în colaborare la documente,
• Criptarea datelor și
• Preț și contract obligatoriu.

Care sunt avantajele instrumentelor de conferință video plătite?

Multe companii își oferă instrumentele de conferință video gratuit și chiar fără înregistrare. Cu toate acestea, aceste instrumente sunt adesea limitate în funcționalitate. În plus, se poate întâmpla ca versiunile gratuite să fie „plătite” cu datele colectate de programe.

În cazul versiunii plătite, „foamea de date” a instrumentelor este de obicei mai limitată.

Dacă companiile au nevoie în mod regulat de instrumente de videoconferință, cel mai bine este să treceți la versiunile cu plată. Beneficiați de o securitate mai mare a datelor și de toate funcțiile de care aveți nevoie.

De ce echipament am nevoie pentru o conferință video?

Pentru ca o conferință video să ruleze cu succes, trebuie îndeplinite următoarele cerințe tehnice:

• o conexiune la internet suficient de rapidă
• o cameră cu o rezoluție suficient de mare
• un microfon funcțional

Este necesară o lățime de bandă minimă de 3 megabiți pentru a desfășura sau a participa la o conferință video. Acest lucru asigură faptul că imaginea poate fi văzută fără sacadări. În orice caz, este recomandabil să opriți toate programele care necesită multă lățime de bandă în timpul unei conferințe video. Nici streaming video sau muzical nu ar trebui să fie utilizat în timpul întâlnirii video dacă lățimea de bandă este scăzută.

Netichetă la întâlniri video

Pentru ca conferințele video să se desfășoare fără probleme, participanții trebuie să respecte anumite reguli. Cel mai bine este ca moderatorii să comunice regulile întâlnirii în avans. Regulile posibile sunt:

• Nu se vorbește fără o notificare prealabilă. Altfel se poate întâmpla ca toată lumea să vorbească deodată.
• Când o persoană prezintă, celelalte își opresc microfonul. În acest fel, lectorul nu este deranjat de zgomote precum foșnetul.
• Dacă participă toată lumea cu o cameră, toată lumea ar trebui să își pornească și camerele. Orice altceva ar fi nepoliticos.
• Toată lumea ar trebui să se îmbrace pentru o întâlnire video, așa cum ar face-o pentru o întâlnire la fața locului. La urma urmei, nimeni nu avea să intre în birou în costum de jogging.

Avantajele și dezavantajele conferinței video

Există multe companii care oferă conferințe video avantaje:

• Comunicare între locații fără o călătorie lungă
• Economii de costuri de călătorie
• timpi de răspuns mai scurți
• comunicare optimizată și luarea mai rapidă a deciziilor
• o mai bună gestionare a crizelor și a proiectelor

Cu toate acestea, există și dezavantaj Cum:

• efort tehnic mai mare
• Comunicarea este posibilă numai cu mijloace ajutoare
• atenție redusă pe ecran
• caracter neobligatoriu decât la întâlnirea live de pe site

Condiții legale pentru videoconferințe

În ceea ce privește legislația privind protecția datelor, videoconferințele sunt reglementate de Regulamentul general privind protecția datelor. În consecință, angajatorii pot colecta și utiliza datele angajaților dacă servesc „scopului relației de muncă” (Secțiunea 26 Alineatul 1 BDSG) sau dacă angajatorul are un „interes legitim” în acesta (Art. 6 Alineatul 1 f GDPR).

Interesele angajatorului sunt opuse intereselor angajaților care sunt demni de protecție. Acestea ar fi expuse riscului, de exemplu, dacă instrumentul de videoconferință este utilizat nu numai pentru întâlniri, ci și pentru a monitoriza munca la biroul de acasă.

Evitați oboseala conferinței video

În teorie, conferințele video pot fi începute oricând și oriunde, dar în practică o acumulare de întâlniri video poate duce la oboseală.

Un motiv pentru aceasta este densitatea ridicată a stimulilor, de exemplu în întâlnirile cu un număr mare de participanți. În același timp, într-o întâlnire video cu camera pornită, nu știi niciodată cine te privește. Această senzație de a fi urmărit tot timpul poate agrava simptomele oboselii. În cele din urmă, este, de asemenea, privirea constantă la ecran care mărește oboseala fără prea multă distragere a atenției.

Acest lucru poate fi remediat luând pauze în conferințe video mai lungi. De asemenea, poate avea sens că participanții nu trebuie să participe la conferință cu videoclipul lor tot timpul.

Înregistrați videoconferințe - ce este permis?

În timp ce înregistrarea prin videoconferință pare a fi o practică obișnuită pentru multe și multe instrumente care oferă această opțiune, există preocupări juridice serioase.

Potrivit STGB, poate fi o infracțiune dacă conversațiile non-publice sau conferințele video sunt înregistrate fără permisiune. Legile actuale privind protecția datelor interzic, de asemenea, înregistrarea întâlnirilor video fără acordul participanților.

În principiu, legea vede videoconferința ca un substitut pentru o întâlnire live. Oricine nu are înregistrări video ar putea, de asemenea, să participe acolo.

Nici argumentul pentru implementarea documentației întâlnirii video cu înregistrarea nu se aplică, deoarece înregistrarea prin text este posibilă și în videoconferința.

Pentru ca o conferință video să fie înregistrată, trebuie furnizate următoarele:

• Un consimțământ voluntar din partea tuturor părților implicate, care se obține înainte de începerea înregistrării.
• Forma scrisă a consimțământului sau documentația consimțământului.
• O explicație a participanților despre semnificația și scopul înregistrării.
• O referire la dreptul de retragere pentru consimțământ.

Practic, nici moderatorii și nici participanții nu ar trebui să înregistreze conferințe video fără acordul celorlalte conferințe video. Acest lucru nu se aplică, de asemenea, dacă înregistrarea se face în scopuri simple de documentare.

Ce instrument este potrivit pentru videoconferința mea?

Astăzi face parte din viața de zi cu zi că conferințele video au loc în companii. Piața instrumentelor corespunzătoare este mare, astfel încât să puteți pierde rapid evidența lucrurilor. Următoarele întrebări vă pot ajuta să alegeți software-ul potrivit:

• Câți oameni participă în medie la videoconferințele mele?
• Am „doar” nevoie de un instrument pentru apeluri video sau ar trebui să conțină alte funcții, cum ar fi messenger, funcții de gestionare a proiectelor etc.?
• Ar trebui să fie posibilă integrarea programărilor pentru întâlniri video direct în calendar?
• Doriți ca serverele instrumentului să fie în Germania?
• Există vreo modalitate de a înregistra întâlnirea?
• Pot crea mai multe săli de ședințe?
• Este posibil să participați la întâlniri prin intermediul browserului?
• Câți bani am pe lună pentru instrumentul de întâlnire video?
• Folosesc deja instrumente precum G-Suite, Adobe sau Microsoft?

În practică, merită să încercați mai întâi diverse instrumente înainte, de exemplu, să scoateți un abonament plătit. Majoritatea furnizorilor lucrează cu o perioadă de încercare gratuită de 14 zile sau mai mult. În acest timp, puteți testa instrumentele pe larg cu diferite conferințe video și lăsați-vă convins de avantajele respective.

Ca și în cazul altor programe software, dvs. și echipele dvs. veți ajunge să lucrați cu el. Prin urmare, companiile ar trebui să își implice angajații în procesul de luare a deciziilor pentru a găsi împreună un consens asupra instrumentului care va fi utilizat în cele din urmă.