Cuprins
Prin telefon sau prin videoconferință, întâlnirile pot fi organizate și cu persoane care se află în alte orașe sau chiar în țări. Aceasta economisește timp și costuri de călătorie. Cu toate acestea, există unele provocări tehnice și comunicative
Conferințele telefonice și video sunt potrivite în mod natural pentru întâlniri în care participanții nu sunt adunați într-un singur loc. Aveți și alte avantaje:
- Puteți fi convocat cu scurt timp.
- Oamenii pot fi adăugați mai târziu sau pentru o parte a întâlnirii.
Trebuie să aveți în vedere acest lucru pentru conferințe telefonice și video
- Test de tehnică (lider): În calitate de lider, porniți sistemul în avans și testați dacă conexiunea este activă înainte ca ceilalți participanți să se alăture. În caz contrar, riscați un început accidentat, deoarece poate fi necesară o verificare a sunetului sau setările trebuie ajustate.
- Test de tehnică (participanți): Rugați toți participanții să efectueze un test de sistem în prealabil. Sistemele video au de obicei o legătură pentru aceasta pe care o trimiteți participanților. În caz contrar, veți petrece primele minute rezolvând problemele tehnice ale participanților.
- Introducere: Dacă este necesar, faceți o scurtă introducere a tehnologiei: Cum vorbesc? Cum mă ridic în sus / în jos? Cum dezactivez microfonul / telefonul? Ce alte opțiuni mai am, de ex. B. pentru a încărca fișiere sau pentru a partaja propriul ecran?
- Eliminați interferențele: Asigurați-vă (și participanții) că nu există zgomot de fond. Asta înseamnă: închideți ferestrele, opriți aerul condiționat sau imprimanta, evitați ecoul încăperilor, opriți smartphone-ul.
- Pauze de vorbire: Indicați participanților că este logic să le oferiți altora posibilitatea de a răspunde mai mult decât în cadrul întâlnirilor față în față. Dacă cineva începe să vorbească prea repede (pentru a putea vorbi), se poate întâmpla ca primele cuvinte să nu ajungă (de exemplu, pentru că persoana apasă butonul de vorbire prea târziu).
- Abordare directă: Dacă doriți să vă adresați unei anumite persoane, adresați-vă-o după nume. În acest fel, persoana știe că a fost menită și nu trebuie să repetați întrebarea, deoarece persoana respectivă a realizat că vorbiți cu ei prea târziu.
Cum să stăpâniți conferințele
- Nume nume: Participanții nu se văd. Dacă participanții nu se cunosc deja, ar trebui să-și dea numele în primele contribuții. Altfel, ceilalți nu vor ști cine vorbește.
- Gesturi verbale / expresii faciale: Celelalte părți nu se pot vedea într-o conferință. Deci nici nu vezi expresiile faciale și gesturile celorlalți. De aceea este important să fii clar despre tot ce vrei să exprimi.
Sfaturi pentru caracteristicile speciale ale conferințelor video
- Căști în loc de difuzor: În cazul conferințelor video pe computer, informați participanții că trebuie să oprească difuzorul PC-ului și să folosească o cască. În caz contrar, vor exista efecte de ecou atunci când participantul vorbește și vocea acestuia este redată prin difuzor și preluată de microfon.
- Moderarea vorbirii: Cu unele sisteme, o singură persoană poate vorbi odată; moderatorul trebuie să le dea cuvântul (citiți: eliberați microfonul). Acest lucru este minunat, deoarece devine rapid haotic atunci când mai mulți participanți vorbesc între ei. În plus, există uneori și întârzieri, ceea ce duce la o comunicare bizară, deoarece întârziată în timp. Dacă tehnica vă permite să vorbiți în același timp: vedeți dacă participanții sunt suficient de disciplinați. Dacă nu sunteți, treceți la vorbirea moderată.
