Butonul dvs. de economisire a timpului: Acesta este modul în care creați activități din Word și Excel direct în Outlook

Sunteți familiarizat cu acest lucru: scrieți un document important și vi se întâmplă ceva pe care doriți să îl înregistrați ca o sarcină în Outlook. De îndată ce vă aflați în Outlook, aruncați o privire rapidă asupra e-mailurilor - și ați ieșit din fluxul de lucru. Wi

Una dintre regulile de bază în gestionarea timpului este: „Scrieți-le.” Ar trebui să scrieți ideile și sarcinile imediat, altfel le veți uita sau va trebui să dedicați o parte din concentrarea voastră la memorarea lor. Scrierea pe o bucată de hârtie sau într-un al doilea document Word este o opțiune, dar apoi trebuie să transferați sarcinile în Outlook ulterior, ceea ce necesită eforturi suplimentare.

Experiența a arătat că saltul rapid către Outlook pentru a intra în sarcină nu este o idee bună. Și apoi există un risc ridicat ca să aruncați o privire „rapidă” la căsuța de e-mail. De multe ori nu rămâne cu „Voi arunca o privire rapidă pentru a vedea dacă colegul Meier a răspuns”. Mulți lucrători de birou deschid mai multe e-mailuri, poate răspund imediat, deschid un site web conectat etc. După cum a aflat Microsoft în timpul unei investigații, o astfel de întrerupere poate adăuga rapid până la 15 până la 20 de minute. Și când se întorc la documentul la care lucrau înainte, durează adesea încă 5 până la 15 minute până când pot prelua din nou firul. Cu cât trenul de gândire pe care tocmai l-ați abordat este mai complex, cu atât va dura mai mult până când veți putea continua să lucrați productiv.

Este mai ușor în acest fel: puteți adăuga un buton la Word, Excel și la celelalte programe Office, pe care le puteți utiliza pentru a crea rapid o sarcină în Outlook din programul respectiv, fără a fi nevoie să comutați la fereastra Outlook. Cu alte cuvinte: rămâneți în mediul familiar și reduceți riscul de a vă distrage atenția.

În Word și Excel până la versiunea 2003 adăugați butonul Creați sarcina Microsoft Office Outlook într-una dintre barele de instrumente (în PowerPoint și Publisher numai din Office 2007). În Office 2007 integrați un buton corespunzător în bara de acces rapid. În Office 2010 este de asemenea posibil să creați propria filă sau grup pe o filă și să introduceți butonul acolo. Onenote vine în mod implicit cu un buton pentru sarcinile Outlook.

Introduceți butonul în Word / Excel până în 2003

Adăugați o pictogramă la bara de instrumente Word și Excel cu ajutorul căreia puteți crea o sarcină în Outlook din programul respectiv.

Faceți acest lucru după cum urmează:

1. Apelați comanda în Word sau Excel Instrumente → Personalizare pe.
2. Deschideți registrul Comenzi.
3. Selectați în fereastră Categorii optiunea Toate comenzile sfarsit.
4. Atunci uită-te în fereastră Comenzi intrarea TaskCreate (în Word) sau Creați sarcina Microsoft Office Outlook (în Excel).
   
5. Trageți această intrare cu mouse-ul într-una din barele de instrumente din Word sau Excel și plasați-o în poziția în care ar trebui să apară pictograma.
6. Închideți fereastra de dialog.

Introduceți butonul în Office 2007

În Word, Excel, Powerpoint și Publisher 2007 puteți instala pictograma numai în bara de acces rapid. Pentru a face acest lucru, procedați după cum urmează:

1. Faceți clic pe butonul din bara de acces rapid a Word (sau a programului dorit) Personalizați bara de acces rapid și sună Mai multe comenzi pe.
2. Sub Selectați comenzi alege Comenzile nu sunt pe panglică (Office 2007) sau Comenzile nu sunt în panglică (Office 2010).
3. Derulați în jos lista alfabetică a comenzilor pentru a găsi intrarea Creați sarcina Microsoft Office Outlook.
4. Selectați această intrare și faceți clic pe Adaugă lapentru a adăuga pictograma la bara de instrumente de acces rapid.
5. Utilizați butoanele săgeată pentru a muta intrarea în poziția dorită.
6. Dacă nu doriți să faceți alte modificări în bara de instrumente de acces rapid, închideți caseta de dialog.
7. Repetați pașii de la 1 la 6 pentru celelalte programe Office din care doriți să creați sarcini Outlook.
   

Introduceți butonul în Office 2010

Cel mai simplu mod este să adăugați butonul la bara de acces rapid ca în Office 2007. Alternativ, este posibil, de asemenea, în versiunea curentă de Office să integreze un buton în panglica meniului. Cu toate acestea, trebuie mai întâi să creați propria filă sau grup într-o filă existentă.

Creați o sarcină

De îndată ce faceți clic pe pictograma din Word sau Excel Creați sarcina Microsoft Office Outlook se va deschide o nouă fereastră de activitate în Outlook - chiar dacă Outlook nu rulează în prezent. Outlook specifică numele documentului în curs de editare în Word sau Excel ca subiect; documentul este, de asemenea, legat de sarcină. Dacă sarcina nu are nicio legătură cu documentul la care lucrați în prezent, pur și simplu ștergeți pictograma documentului din fereastra sarcinii și introduceți un alt subiect.

Dacă documentul deschis în prezent nu are încă un nume în Word, apare un mesaj care spune că trebuie mai întâi să salvați documentul înainte de a putea crea o sarcină din acesta. Confirmați acest mesaj cu Bine, salvați documentul (sau comutați la un document salvat anterior) și apoi faceți clic din nou pe pictogramă Creați sarcina Microsoft Office Outlook.

Excel, pe de altă parte, nu vă solicită să salvați dacă faceți clic pe pictograma dintr-un tabel gol. Acest lucru se aplică și dacă nu ați salvat încă modificările în tabelul curent. Nici aceasta nu este o problemă, deoarece datele din tabel nu sunt salvate împreună cu sarcina, ci doar un link către tabel.