Chiar aveți nevoie de e-mailurile de acum cinci ani în căsuța de e-mail sau programul și lista de sarcini din 2008? Dacă nu, este recomandabil să mutați vechiul balast din Outlook. Acest lucru vă va face din nou Outlook mai rapid - u
AUTOARCHIVING Outlook este destinat acestui scop: mută date mai vechi într-un fișier de arhivă fie după o interogare, fie automat. La fel ca folderul personal, arhiva este salvată într-un fișier în format PST, astfel încât să puteți deschide din nou arhiva în orice moment cu Outlook și să accesați e-mailurile, programările și sarcinile pe care le conține. Arhiva poate fi, de asemenea, împărțită în mai multe fișiere, astfel încât să puteți avea diferite fișiere de arhivă pentru 2008, 2009 și 2010, de exemplu.
Apropo, este, de asemenea, posibil să se excludă în mod specific e-mailurile sau întâlnirile individuale din arhivare.
Apropo, Outlook nu arhivează contactele, deoarece asta nu ar avea sens.
Setări standard vs. setări individuale
Arhivarea automată poate fi configurată individual. În primul rând, definiți setările standard: Cât de des sunt arhivate, cât de „vechi” trebuie să fie datele pentru a fi arhivate, în ce fișier sunt stocate datele, ar trebui șterse datele vechi în loc să fie arhivate?
În plus, puteți selecta setări pentru module Outlook individuale, de exemplu pentru e-mailuri sau pentru foldere individuale din căsuța de e-mail, care se abat de la setările standard. În acest fel, este posibil, de exemplu, să arhivați calendarul programărilor o dată pe an, în timp ce e-mailurile mai vechi sunt externalizate după șase luni. Sau e-mailurile pentru un anumit proiect rămân permanent în Outlook, în timp ce celelalte e-mailuri sunt arhivate după un an.
Dacă doriți oricum să faceți setări diferite pentru fiecare modul Outlook, puteți sări peste setările standard. Dacă da, citiți oricum următoarea secțiune, deoarece toate opțiunile de setare sunt explicate aici.
Ajustați setările implicite
Definiți setările standard pentru funcția de arhivare după cum urmează:
- În Outlook până la versiunea 2007, apelați comanda EXTRAS >> OPTIONS și deschideți registrul MORE. În Outlook 2010, apelați comanda FILE >> OPTIONS și deschideți fila ADVANCED.
- În Outlook până în 2007, faceți clic pe butonul AUTO-ARHIVARE, în Outlook 2010 pe SETĂRI AUTO-ARHIVARE.
- Activați opțiunea AUTOARHIVE FIECARE X ZILE și specificați intervalul la care arhivarea trebuie efectuată.
- Dacă vi se pare deranjant să fiți nevoit să confirmați o casetă de dialog pentru fiecare proces de arhivare, dezactivați opțiunea START AUTOARHIVING DUPĂ CONFIRMARE.
- Dacă marcați e-mailurile de care nu mai aveți nevoie ca expirate în Outlook și nu doriți să le arhivați, activați opțiunea ȘTERGEȚI ARTICOLELE EXPIRATE (NUMAI FOLIERUL E-MAIL).
- În orice caz, activați opțiunea ARHIVĂ SAU ȘTERGEȚI ELEMENTE VECHI.
- Dacă activați opțiunea Afișați folderul de arhivă în lista de foldere, Outlook deschide automat fișierul de arhivare după arhivare și îl afișează în lista de foldere. Aceasta înseamnă că puteți continua să accesați datele arhivate imediat, dar trebuie să renunțați la avantajul rapid al externalizării.
- În câmpul ȘTERGERE ELEMENTE DACĂ MAI MULTE, specificați cât de vechi ar trebui să aibă datele, astfel încât să fie mutate în arhivă (sau șterse complet).
- Dacă datele urmează să fie transferate în arhivă, activați opțiunea MOVE OLD ELEMENTS TO și selectați folderul dorit prin CĂUTARE sau introduceți numele unui nou fișier de arhivă pe care Outlook ar trebui să îl creeze în câmpul de lângă buton.
- Dacă doriți să ștergeți în mod iremediabil vechile date, activați opțiunea ȘTERGEȚI FINAL ELEMENTE VECHI. Pentru ca toate elementele vechi să fie eliminate imediat, faceți clic pe APLICAȚI SETĂRI LA TOATE DOSATELE - dar nu uitați că acest lucru nu poate fi anulat.
- Închideți casetele de dialog.
