Reduceți dimensiunea registrelor de lucru Excel

Cum se reduce dimensiunea fișierului fișierelor Excel și se șterge conținutul inutil

În vremurile mediilor de stocare din ce în ce mai mari și a conexiunilor mai rapide, dimensiunile fișierelor nu mai joacă rolul pe care l-au făcut acum câțiva ani. Cu toate acestea, ar trebui să păstrați fișierele Excel cât mai mici posibil. Apoi nu numai că sunt salvate și trimise mai repede, dar funcționează și mai repede.

Dacă editați tabele Excel pe o perioadă lungă de timp și le adăugați din nou și din nou, acestea cresc rapid la o dimensiune care poate limita lucrul enorm cu ele.

Există mai multe modalități de a reduce dimensiunea fișierului unui calcul. Vă prezentăm aici cele mai importante. Înainte de a face ceva, faceți o copie de rezervă a registrului dvs. de lucru, astfel încât să nu pierdeți date dacă ceva nu merge bine.

Sfat 1: eliminați celulele în exces

Practic, doar celulele utilizate efectiv sunt incluse în dimensiunea fișierului. Dacă ați folosit intervale de celule pentru calcule temporare, de exemplu, acestea sunt considerate în continuare utilizate. Acest lucru se aplică și dacă ați șters conținutul.

Pentru a verifica ce zonă Excel consideră a fi utilizată, utilizați combinația de taste CTRL END. Excel sare apoi în colțul din dreapta jos al zonei utilizate.

Dacă colțul din dreapta jos este mult sub și / sau la dreapta celulelor utilizate efectiv, trebuie să ștergeți rândurile sau coloanele inutile. Pentru a face acest lucru, marcați liniile și eliminați-le cu combinația de taste CTRL MINUS. Apoi repetați acest lucru pentru coloane.

Repetați pașii descriși pentru toate foile de lucru din registrul de lucru în cauză. După ștergere, închideți folderul, salvați modificările și deschideți-le din nou. Utilizați CTRL END pentru a verifica dacă ștergerea a avut succes.

Sfat 2: ștergeți formatarea inutilă

Unele liste conțin un număr mare de linii goale - un alt motiv pentru dimensiunile extreme ale fișierelor. Acest lucru se poate întâmpla mai ales după importul listelor din alte programe. Acest lucru nu este doar enervant, dar poate duce și la rezultate incorecte în anumite evaluări. Există mai multe metode de eliminare a acestor linii goale din liste.

Opțiunea 1: Ștergeți liniile goale cu caseta de dialog „Conținut”

În toate versiunile de Excel, utilizați CTRL G pentru a deschide caseta de dialog GO TO.

Faceți clic pe CONȚINUT.

Apare apoi o altă casetă de dialog. Evidențiați opțiunea BLANK.

Confirmați definiția cu OK.

Ștergeți complet celulele goale

Toate celulele goale sunt acum marcate. Acum puteți șterge complet aceste celule fără probleme pentru a elimina formatarea inutilă sau alte lucruri. Urmați acești pași:

În Excel 2007 sau o versiune ulterioară, activați fila START și faceți clic în grupul EDITARE pe ȘTERGERE și apoi pe ȘTERGERE TOTĂ.

Dacă utilizați versiuni până la și inclusiv versiunea Excel 2003, apelați comanda DELETE din meniul EDIT și comanda ALL din meniul de ramificare.

După ștergere, închideți folderul, salvați modificările și deschideți-le din nou.

Instrucțiuni video: ștergeți formatarea inutilă în Excel

Opțiunea 2: Ștergeți celulele goale cu filtrul Excel

1. Mai întâi, selectați întreaga zonă de date a listei dvs., inclusiv titlurile coloanei.

2. Apelați comanda DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel până la versiunea 2003) sau DATA - FILTER (Excel de la versiunea 2007).

3. Prima linie a listei dvs. va fi apoi prevăzută cu săgeți de listă mici pentru opțiunile de filtrare.

   

4. Deci Excel filtrează lista. Faceți clic cu mouse-ul pe săgeata listă a coloanei în care doriți să căutați celule goale.

5. Acum puteți selecta intrarea (GOLIT) utilizând criteriile de filtrare. În Excel 2003, veți găsi acest lucru ca un punct de filtrare separat. Pentru Excel 2007 și 2010, veți găsi intrarea (GOLIT) sub SELECTARE TOT.

6. Faceți clic pe OK.

Dacă este necesar, repetați acest lucru în alte coloane până când pot fi văzute numai înregistrările de date goale (și numerele corespunzătoare din coloana auxiliară).

Acum evidențiați aceste înregistrări și apăsați tasta DELETE pentru a le șterge. Faceți singur marcajul în celule și nu marcați folosind numerele de linie din coloana de coordonate.

Apoi puteți utiliza opțiunea (ALL) din lista AutoFilter pentru a afișa lista completă cu liniile goale eliminate. După ștergere, restabiliți ordinea originală a înregistrărilor sortând din nou lista în funcție de numerele din coloana auxiliară.

Dacă interferați cu filtrele pornite, le puteți opri din nou folosind DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Sfatul 3: importați și exportați macrocomenzi

Un al treilea motiv pentru tabelele mari pot fi macro-urile pe care le conțin. Ar trebui să le eliminați pe cele care nu sunt necesare, să le exportați pe toate celelalte și apoi să le importați din nou. Pentru a face acest lucru, procedați după cum urmează:

Apelați Editorul Visual Basic cu combinația de taste ALT F11. Acolo veți găsi Project Explorer, pe care îl puteți vedea în imagine.

Faceți clic pe modulele macro unul după altul cu butonul din dreapta al mouse-ului și selectați comanda REMOVE. Confirmați interogarea de export cu OK.

Când toate macrocomenzile sunt eliminate și exportate, reveniți la Excel, închideți fișierul, salvați modificările și deschideți-l din nou.

Apoi apelați din nou Editorul Visual Basic prin ALT F11. Selectați proiectul folderului curent în Project Explorer. În meniul FILE, apelați comanda IMPORT FILE și importați toate macrocomenzile necesare una după alta.

Sfatul 4: reduceți dimensiunea fișierului tabelelor pivot

Un tabel pivot poate crește semnificativ dimensiunea fișierului. Acest lucru se datorează faptului că datele sursă pe care se bazează tabelul pivot sunt, de asemenea, copiate într-o memorie ascunsă separată, așa-numita „cache pivot”. În cele din urmă, tabelul pivot accesează apoi această cache pivot și nu datele sursă reale.

Prin urmare, trebuie întotdeauna să faceți clic pe butonul „Reîmprospătare” pentru a reîmprospăta tabelul pivot dacă s-a schimbat ceva în datele sursă. Deoarece aceasta este singura modalitate de actualizare a cache-ului pivot. În practică, puteți utiliza acest lucru pentru a reduce dimensiunea fișierului tabelelor pivot.

Reduceți dimensiunea fișierului tabelelor pivot

Există o setare în tabelele pivot care șterge memoria cache pivot atunci când fișierul este salvat. Tabelul pivot în sine este păstrat.

Faceți clic dreapta în tabelul pivot și selectați intrarea „Opțiuni tabel pivot” din meniul contextual.

Deschideți fila „Date” și debifați „Salvare date sursă cu fișier”. Pentru aceasta, bifați caseta de lângă „Actualizați la deschiderea fișierului.

Acum memoria cache pivot este ștearsă atunci când fișierul este salvat - tabelul de date real este, desigur, păstrat.

Dimensiunea fișierului este redusă semnificativ și aproape atinge din nou dimensiunea fișierului fără tabelul pivot.

Sfatul 5: reduceți sau ștergeți grafica și imaginile

Imaginile de fundal, siglele sau imaginile inserate sunt adesea inutile și ocupă mult spațiu de stocare. Prin urmare, nu includeți imagini de fundal în tabel. Includeți sigla companiei numai pe o parte. Nu introduceți imagini în dimensiunea originală, ci reduceți-le. Excel oferă o astfel de funcție: Faceți clic pe imagine. În elementul de meniu „Format” din grupul „Ajustare” există funcția „Comprimare imagini”. Practic, atunci când reduceți și ștergeți grafica, ar trebui să aveți grijă să nu eliminați grafica necesară.

Sfatul 6: eliminați formulele inutile

Multe formule complicate afectează, de asemenea, dimensiunea unui fișier Excel. Deci, încercați să eliminați formulele nedorite dintr-un registru de lucru Excel. Există momente când aveți un set de date și nu aveți nevoie de formulele pe care le conține, este mai bine să înlocuiți aceste formule cu valori. Pentru aceasta, urmați instrucțiunile de mai jos:

1. Deschideți fișierul Excel și apăsați Ctrl + A pentru a selecta întreaga foaie de lucru / setul de date. Apoi apăsați tasta F5.

2. Deschideți opțiunea Go To și faceți clic pe „Special”.

3. Selectați formulele și faceți clic pe OK, acum ați selectat toate celulele care au o formulă.

4. Apoi convertiți formulele selectate în valori: Apăsați combinația de taste Ctrl + C pentru a copia celulele selectate.

5. Apoi faceți clic pe fila Acasă și, în grupul Clipboard, faceți clic pe Lipire.

6. Apoi faceți clic pe pictograma Inserare valoare. Toate celulele cu formule sunt acum convertite în valori.

Sfatul 7: convertiți tipul de fișier în format binar (XLSB)

Salvarea în format .xlsb este recomandată pentru calcule ample. Aceasta salvează fișierul în format binar. Va fi masiv mai mic și accesul va fi mai rapid. De obicei, acest lucru nu vă va cauza niciun dezavantaj. Se recomandă un test detaliat pentru programare internă și aplicații speciale.

Întrebări frecvente: reduceți dimensiunea fișierului registrelor de lucru Excel

1. De ce fișierul meu Excel este atât de mare?

Practic, o foaie de lucru cu mai mult de 100.000 de rânduri și multe coloane necesită multă memorie. Cu cât introduceți mai multe date și grafice în foaia de calcul Excel, cu atât fișierul va deveni mai mare și mai lent în timp. Prin urmare, verificați dacă nu puteți reduce puțin numărul de pixeli ai imaginilor inserate sau dacă aveți într-adevăr nevoie de ele. Tabelele pivot și formatarea incorectă pot crește, de asemenea, dimensiunea fișierului.

2. Cum pot reduce dimensiunea graficelor mele în Excel?

Marcați un grafic inserat în tabel cu ajutorul unui clic al mouse-ului, astfel încât în Excel 2010 și Excel 2007 fila „Instrumente imagine” să fie afișată în banda de meniu. Cu Excel 2003, apare în schimb bara de instrumente „Grafică”. Acum faceți clic pe pictograma „Comprimă imagini”.

3. Cum îmi pot comprima fișierul Excel?

Puteți comprima cu ușurință fișierul Excel folosind opțiunea „Fișier zip”. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe fișierul Excel pe care doriți să îl comprimați. Acum faceți clic pe opțiunea Trimitere către și apoi selectați opțiunea „Dosar comprimat”.