Oricine a încercat vreodată să coordoneze întâlnirile cu mai multe persoane știe câte e-mailuri și apeluri poate costa, mai ales dacă nu toată lumea are acces la un calendar partajat prin Exchange. Citiți această postare pentru a afla cum să ieșiți
Dacă aveți acces la jurnalele tuturor participanților prin Exchange, nu este dificil (în funcție de volumul de lucru) să găsiți o întâlnire pe care toată lumea o are. Cu toate acestea, devine dificil atunci când trebuie să găsești o întâlnire comună „orb zburător”. Apoi este mai întâi de toate: faceți sugestii despre întâlniri, colectați feedback-ul, eventual clarificați telefonic dacă un participant nu poate amâna o întâlnire care a fost planificată în altă parte și apoi stabiliți întâlnirea comună. În funcție de versiunea Outlook, aveți mai multe opțiuni pentru trimiterea datelor sugerate:
Trimiteți participanților o selecție de date posibile prin e-mail - dar acest lucru are sens numai dacă toți participanții folosesc Outlook.
Trimiteți participanților o selecție a posibilelor întâlniri sub formă de fișiere iCalendar, care pot fi deschise cu Outlook și alte programe calendaristice. Acest lucru este posibil și cu versiunile mai vechi de Outlook.
Trimiteți un extras din calendarul dvs. cu perioada relevantă celorlalți participanți. Aceștia pot vedea fie unde mai sunt întâlniri în calendarul dvs., fie ce întâlniri propuneți. Întrucât datele sunt scrise direct în textul e-mailului și atașate ca fișier iCalender, aceasta este cea mai „ușor de utilizat” variantă, de care sunt mulțumiți și utilizatorii care păstrează un calendar pe hârtie. Cu toate acestea, această opțiune este disponibilă numai din Outlook 2007 în continuare.
Ca alternativă, este disponibil instrumentul de stabilire a programărilor bazat pe web „Doodle” - acesta se potrivește și celor care refuză calendarele electronice.
Potrivit unui sondaj efectuat în Elveția, aproximativ jumătate dintre utilizatorii de internet au un calendar pe hârtie - femeile preferă în special calendarele pe hârtie. Desigur, extrasele de calendar din fișierele Outlook sau iCalendar nu pot fi importate într-un astfel de calendar „analog”. Un serviciu web precum www.doodle.com vă poate ajuta aici. În el creați un tabel cu date posibile și trimiteți un link către tabel către toți destinatarii. Deschid linkul și bifează toate datele pentru care au timp. De îndată ce una dintre persoanele invitate a introdus datele, veți primi o notificare ca parte care invită. Acest lucru vă va permite să finalizați sondajul după ce toată lumea a răspuns.
Acum există și pluginuri Doodle pentru Outlook, Exchange și alte instrumente de calendar. Puteți utiliza acest lucru pentru a vă sincroniza intrările în Doodle cu calendarul electronic. Un plug-in suplimentar pentru browser permite accesul la agenda de adrese Outlook, facilitând trimiterea invitațiilor către participanți.
Trimiteți datele selectate
Cea mai simplă variantă, cu condiția ca toți destinatarii să utilizeze Outlook: introduceți datele sugerate în calendar și le trimiteți persoanelor pe care doriți să le invitați. Programările sunt atașate la e-mail ca fișiere de programare Outlook și pot fi transferate în calendar de către destinatar făcând dublu clic. Dacă expeditorul are Outlook 2007 sau 2010, el poate introduce și datele despre întâlnire sub formă de text în mesaj (și / sau le poate atașa ca fișier Outlook).
- Mai întâi introduceți datele sugerate în calendar.
- Deschideți un mesaj nou.
- Completați expeditorul și subiectul.
- În Outlook până la versiunea 2003, faceți clic pe săgeata mică din dreapta pictogramei paranteză (introduceți Fișier) și apoi mai departe element (în Introduce-Meniu nu există nicio comandă element). În Outlook 2007 și 2010, faceți clic pe fila Introduce in grup Încuie-te pe Element Outlook.
- Selectați calendarul.
- În Outlook până la versiunea 2003 există doar opțiunea din dreapta sub butoane Inserați ca: atașament a selecta. (Pentru ce a doua opțiune Numai text care este în cea mai mare parte gri, nu am putut afla.) Aceasta înseamnă că programările sunt atașate ca fișier calendar calendar Outlook. Dacă utilizați Outlook 2007/2010, puteți introduce datele despre întâlnire (subiect, dată, oră) folosind opțiunea Inserați ca: Numai text copiați în corpul mesajului.
- Click pe Binepentru a închide dialogul și a reveni la fereastra mesajului.
- Dacă aveți Outlook 2007/2010, puteți atașa întâlnirile ca fișiere și puteți scrie datele în e-mail ca text. Pentru aceasta, repetați pașii de la 4 la 7 și formați o dată Inserați ca text simplu si odata Inserați ca: atașament sfarsit.
- Finalizați și trimiteți mesajul.
Trimiteți extrase din calendar cu Outlook 2007/2010
Cu Outlook 2007 și 2010, nu numai că întâlnirile individuale pot fi trimise prin e-mail, ci și extrase din calendar, adică toate programările dintr-o perioadă selectată. Puteți specifica exact ce detalii trebuie transmise:
- Deschideți un mesaj nou.
- Completați expeditorul și subiectul.
- Selectați în filă Opțiuni the Format HTML - Extrasele de calendar pot fi trimise numai cu e-mail HTML.
- Faceți clic în câmpul de text.
- Deschideți registrul Introduce și faceți clic aici sub Încuie-te pe calendar.
- Selectați calendarul dorit.
- Intrați în câmp Interval de date perioada care trebuie luată în considerare. Dacă aveți opțiunea aici Specificați data puteți alege în mod liber ora de început și de sfârșit.
- în Câmp detaliu indicați dacă toate detaliile despre întâlniri, doar disponibilitatea și subiectul sau doar starea (Gratuit, rezervat, absent respectiv. Cu rezervare) ar trebui arătat.
- În câmpul de mai jos puteți stabili dacă ar trebui comunicate numai programările din programul de lucru definit în Outlook.
- Apoi faceți clic pe Fade in.
- Aici aveți opțiunea de a afișa detalii despre întâlniri marcate ca „private” și de a trimite atașamente pentru întâlniri.
- În cele din urmă, specificați dacă programările trebuie afișate sub formă de programe zilnice sau pur și simplu ca o listă. Vizualizarea listei este mai clară.
- Închideți dialogul cu Bine.
- Outlook introduce acum datele în textul mesajului sub forma unui fișier iCalendar (extensia „.ICS”), pe care alte programe de calendar le pot citi. Finalizați și trimiteți mesajul.
Coordonează programările
Modul în care evaluați răspunsurile invitaților pentru a vedea la ce oră sunt liberi depinde de preferințele dvs. și de numărul de invitați - și, bineînțeles, și de forma în care răspunsurile revin:
- Dacă majoritatea răspunsurilor conțin fișiere Outlook sau iCalendar, vă recomandăm să le introduceți într-un al doilea calendar Outlook, de ex. B. Se apelează „Planificarea” și care este deschisă în acest scop lângă calendarul propriu-zis.
- Dacă există mai mult de cinci invitați și mai multe date sugerate, soluția Outlook devine confuză. Apoi, cel mai bine este să creați o foaie de calcul Excel: numele participantilor pe orizontală, datele sugerate pe verticală (sau invers, dacă există mai multe întâlniri decât participanții). În celule, marcați ce persoană ar putea participa la ce întâlnire.
Trimiteți întâlniri confirmate
De îndată ce ați decis o programare, informați ceilalți participanți. Este recomandabil să trimiteți programarea participanților sub forma unui fișier iCalendar. Îl puteți transfera în calendar făcând dublu clic pe fișierul ICS. În plus, scrieți datele programării în e-mail pentru acele persoane care nu au un calendar electronic.
Desigur, puteți trimite programarea sub forma unei cereri de întâlnire. Dar numai utilizatorii Outook pot face ceva cu el. În plus, unii destinatari sunt puțin ciudați dacă primesc un e-mail cu opțiunile „Acceptă”, „Cu rezervări”, „Refuză” și „Sugerează altă dată”, chiar dacă ai fost deja de acord.
De altfel, acest lucru nu funcționează numai în versiunile mai noi de Outlook, ci deja în Outlook 2000.
Puteți crea un fișier iCalendar după cum urmează:
- Deschideți intrarea pentru întâlnire.
- Apelați comanda Fișier → Salvare ca pe.
- Selectați ca tip de fișier Format iCalendar (* .ics).
- Asigurați-vă că aveți opțiunea Salvați programarea curentă este selectat (în Outlook 2007/2010).
- Introduceți un nume de fișier și alegeți locația.
- Salvați fișierul.
- Includeți fișierul ICS ca atașament în e-mailul pe care îl trimiteți participanților.
