Creați copii de rezervă și copii de siguranță ale registrelor de lucru Excel

Acesta este modul în care creați în mod regulat copii de rezervă ale registrelor de lucru Excel

Doriți să faceți o copie de rezervă a unui registru de lucru? Desigur, acest lucru depășește opțiunile oferite de Windows, de exemplu copierea unui registru de lucru într-un alt director sau sub un nume diferit.

De asemenea, puteți crea o copie de rezervă a unui registru de lucru direct cu Excel. Excel apoi salvează întotdeauna versiunea anterioară a unui registru de lucru într-o copie de rezervă atunci când salvați versiunea veche.

Creați o copie de rezervă automată a unui fișier Excel atunci când salvați

Urmați acești pași:

1. Apelați comanda SAVE AS. Pentru a face acest lucru, faceți clic în toate versiunile din fila FILE sau din meniul FILE. Excel 2007 este o excepție. Aici faceți clic pe butonul rotund Office din stânga sus pentru a invoca comanda.
2. În fereastra de dialog care apare, faceți clic pe butonul INSTRUMENTE (Excel de la versiunea 2007) sau EXTRAS (Excel până la versiunea 2003 inclusiv).
3. Selectați setarea OPȚIUNI GENERALE.
4. Activați caseta de selectare CREATE BACKUP FILE.
5. Nu introduceți parole.
6. Închideți fereastra cu butonul OK.
7. Alegeți un director și un nume de fișier.
8. Salvați registrul de lucru folosind butonul cu același nume.

Excel creează apoi o copie de rezervă a fișierului. Aceasta are extensia de fișier „.XLK” și este întotdeauna actualizată de la penultima salvare. Când salvați un registru de lucru, versiunea anterioară devine noul fișier de rezervă.

Dar există o altă modalitate: cu ajutorul unei macrocomenzi, puteți da și Excel comanda de a crea o copie de rezervă automată atunci când un fișier Excel este închis.

Creați o copie de rezervă automată la închiderea unui fișier Excel

Doriți să vă asigurați că o copie de rezervă a fișierului este salvată automat pe o anumită cale atunci când închideți un registru de lucru Excel? Aceasta nu este o problemă cu o macro. Pentru a face distincția între ele, numele fișierelor sunt salvate după următorul model:

Numele fișierului an-lună-zi

Deci, dacă fișierul dvs. se numește planning.xls, de exemplu, copia de rezervă este salvată ca:

2009-10-24 planning.xls

Această denumire face foarte ușoară sortarea listei de fișiere cronologic, deoarece ordinea cronologică este automat alfabetică. Utilizați următoarea macro pentru a crea copia de rezervă:

Sub auto_close ()
Dim Altname As String, Neuname As String, Path As String
Path = "C: \ Data"
ThisWorkbook.Save
Altname = ThisWorkbook.FullName
Dacă dreapta $ (Calea, 1) "\" Atunci Calea = Calea + "\"
Neuname = Calea și formatul (acum, „AAAA-LL-ZZ”) & „-” & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs Filename: = nume nou
Cărți de lucru. Deschis (nume vechi)
ThisWorkbook.Close
Sfârșitul Sub

Puneți-vă calea în variabilă cale fix. Copiile de rezervă sunt salvate în această poziție. Dacă doriți ca copiile de rezervă să fie salvate întotdeauna în același director din care ați deschis registrul de lucru, înlocuiți comanda Path = "C: \ Data" cu următoarea linie:

Calea = ActiveWorkbook.Path

Macro funcționează în conformitate cu următoarea metodă:

1. Salvați folderul curent
2. Generați un nou nume de fișier pe baza datei curente
3. Salvați registrul de lucru sub un nume nou într-o nouă cale
4. Deschideți registrul de lucru original
5. Închideți copia de rezervă a folderului

Copiați macrocomanda în fiecare registru de lucru pe care doriți să faceți backup automat. Copiile de rezervă sunt întotdeauna create atunci când închideți registrul de lucru corespunzător.

Cum să creați manual o copie de rezervă a foii de calcul Excel

Când revizuiți un registru de lucru, se poate întâmpla să nu fiți sigur dacă doriți cu adevărat să salvați modificările pe care le-ați făcut.

În astfel de cazuri, ar trebui să faceți o copie de rezervă a folderului cu versiunea anterioară. Procedați după cum urmează pentru a crea o copie de rezervă a ultimei versiuni salvate:

1. Activați comanda „Salvați ca” din meniul „Fișier”.
2. Faceți clic pe butonul „Instrumente - Opțiuni generale”.
3. Activați caseta de selectare „Creați fișier de rezervă”.
4. Închideți fereastra cu butonul OK.
5. Alegeți un director și un nume de fișier.
6. Salvați registrul de lucru folosind butonul cu același nume.

Excel creează apoi o copie de rezervă a fișierului. Aceasta are extensia de fișier „.XLK” și este întotdeauna actualizată de la penultima salvare. Când salvați un registru de lucru, versiunea anterioară devine noul fișier de rezervă.