Distribuiți prezentări: exportați conținut în PowerPoint

Transmiterea prezentărilor cu video și audio

Indiferent dacă aveți nevoie de o prezentare pentru o întâlnire cu clientul sau dacă doriți să faceți prezentarea disponibilă pentru participanții la instruirea dvs. online: Dacă treceți mai departe o prezentare PowerPoint, ar trebui să vă asigurați că exportați corect prezentarea, astfel încât tot sunetul să fie disponibile și - și fișierele video sunt partajate. La urma urmei, ar fi enervant dacă în prezentarea dvs. lipsesc elemente critice.

Așa că nici măcar nu trebuie să vă gândiți dacă toate elementele sunt de fapt incluse în transfer sau dacă prezentarea dvs. poate fi redată pe un computer terț pe care este posibil ca Microsoft PowerPoint să nu fie deloc instalat - de exemplu pe un Mac - vă puteți pregăti. Există diferite opțiuni în funcție de faptul dacă lucrați cu o versiune mai veche de PowerPoint sau Microsoft 365.

Cu cât versiunea dvs. de PowerPoint este mai nouă, cu atât este mai convenabil să partajați fișiere

Cu versiunile PowerPoint mai vechi, elementele multimedia trebuie, de asemenea, să fie salvate într-o prezentare și, de asemenea, transmise. Pentru a face acest lucru, trebuie creat un link între prezentare și dosar cu elementele video sau audio. Cu toate acestea, elementele pot fi încorporate și în prezentare cu doar câteva clicuri, astfel încât acestea să nu fie trimise separat.

Este mai ușor cu prezentările PowerPoint mai noi. De exemplu, dacă utilizați PowerPoint prin Microsoft 365, vă puteți stoca prezentările în cloud. Acolo îl puteți apela din nou în orice moment și îl puteți partaja cu alții - inclusiv toate elementele multimedia furnizate. În plus față de abonamentul Microsoft 365, singurul lucru necesar pentru aceasta este accesul la Internet.

Cum să exportați prezentarea dvs. PowerPoint cu audio și video în versiuni PPT mai noi

Pentru a exporta o prezentare PowerPoint în versiunea 2016, accesați elementul de meniu Fişier. Mai jos veți găsi punctul din bara care se deschide în stânga Export. Vi se vor sugera diferite versiuni în care vă puteți converti prezentarea.

Creați document PDF / XPS:

Cu această opțiune puteți converti diapozitive individuale sau întregul fișier într-un PDF și îl puteți salva. În opțiuni aveți posibilitatea de a salva documentul compatibil PDF / A. În acest fel poate fi deschis de orice vizualizator PDF. Pentru a crea documentul:

1. Faceți clic pe butonul Creați document PDF / XPS.

2. Introduceți un nume de fișier pentru prezentarea dvs.

3. Asigurați-vă că ați selectat formatul PDF.

4. Bifați sau debifați caseta de selectare Deschidere fișier după publicare, în funcție de preferință.

5. Alegeți Standard (publicare și tipărire online) dacă documentul dvs. este necesar la rezoluție înaltă.

6. Selectați Dimensiune minimă (editare online) dacă o dimensiune mai mică a fișierului este mai importantă decât calitatea imprimării.

7. Faceți clic pe Opțiuni pentru a specifica detalii precum paginile de tipărit, tipărirea marcajelor sau opțiunile de ieșire.

8. Apoi faceți clic pe OK și apoi faceți clic pe Publicați.

Prezentare de diapozitive pentru CD:

Prezentările pot fi ambalate în consecință nu numai pentru CD-uri, ci și pentru stick-uri USB. Una sau mai multe prezentări și alte fișiere dorite sunt combinate și arse pe un CD. Dacă fișierele sunt salvate într-un folder, acestea pot fi apoi copiate de acolo pe stick-ul USB.

Creați fișă:

O altă funcție de export este de a crea documente, care constau în diapozitive cu notele dvs. Dacă selectați această opțiune, se va deschide un panou lateral în care puteți seta aspectul notelor și al diapozitivelor. PowerPoint creează apoi un fișier Word la alegere, în care puteți continua să lucrați.

Schimbați tipul de fișier:

Sub această opțiune aveți mai multe opțiuni. De exemplu, puteți schimba formatul prezentării dvs. la vechiul format PowerPoint 97-2003. De asemenea, puteți selecta formatul OpenDocument dacă prezentarea dvs. ar trebui să fie potrivită pentru OpenOffice. O conversie în imagini JPEG.webp sau PNG este de asemenea posibilă utilizând butonul Modificare tip fișier. Dacă selectați Salvare ca alt tip de fișier și apoi faceți clic pe Salvare ca, puteți converti diapozitive individuale în alte formate, cum ar fi GIF.webp, BMP.webp, WMF, EMF sau TIFF.

Creați un videoclip:

Videoclipurile sunt salvate în mod regulat în format MP4. Alternativ, poate fi selectat și formatul WMV. Toate elementele multimedia, animațiile și calendarele sunt incluse în export. Când vine vorba de calitatea imaginii, puteți alege între:

• Standard = 640x480 pixeli
• HD = 960x720 pixeli
• Full HD = 1400x1080 pixeli
• Ultra HD = 2880x2160 pixeli

Dar atenție: cu cât rezoluția este mai mare, cu atât fișierul exportat este mai mare. De exemplu, dacă doriți să trimiteți prezentarea prin e-mail, ar trebui să rețineți că multe programe de e-mail trimit atașamente numai până la o anumită dimensiune. Treceți printr-un furnizor precum WeTransfer pentru a trimite atașamente mai mari.

Conversia unei prezentări PowerPoint în video vă eliberează de sarcina de a afla ce versiune de PowerPoint utilizează destinatarii. Deoarece o prezentare disponibilă ca videoclip în format WMV poate fi redată pe orice computer Windows cu un player video corespunzător. Și acest lucru poate fi instalat rapid dacă nu este deja acolo.

Prezentări PowerPoint în cloud: simple și practice

Cu noua variantă PowerPoint, care face parte din abonamentul Microsoft 365, partajarea fișierelor PowerPoint care conțin elemente video sau audio este mult mai ușoară. În cele din urmă, Microsoft salvează PowerPoint-ul creat în cloud, pe care toată lumea îl poate accesa apoi. Tot ce trebuie să faceți este să distribuiți prezentarea altor persoane sau să trimiteți prin e-mail calea către cloudul dvs.

Alte persoane pot vizualiza prezentarea PowerPoint chiar dacă nu sunt ei înșiși un client Microsoft 365. Nu este nevoie să creați, să legați sau să copiați foldere suplimentare. Un alt avantaj: Prezentarea nu poate fi vizualizată doar de alte persoane, ci și editată. Acest lucru este posibil în timp real, astfel încât să puteți lucra cu mai multe persoane în același timp într-o prezentare PowerPoint.

Dacă nu aveți versiunea cloud a PowerPoint, puteți fie să partajați prezentările pe un stick USB sau CD, fie pur și simplu să le trimiteți prin e-mail. Dacă lucrați cu versiuni mai vechi de PowerPoint, am creat câteva sfaturi pentru dvs.

Cum să trimiteți prezentări în versiunile PowerPoint până în 2007

Cu versiunile PowerPoint mai vechi, transferul funcționează puțin diferit. În versiunile PowerPoint până în 2007, toate fișierele multimedia (cu excepția fișierelor WAV mici) sunt legate numai de prezentare. Când le redirecționați, trebuie să vă asigurați că aceste link-uri funcționează în continuare pe alte computere prin trimiterea tuturor fișierelor conectate.

Chiar dacă PowerPoint 2007 seamănă cu trecutul: mulți indivizi și utilizatori de computere mai vechi folosesc în continuare aceste versiuni mai vechi de PowerPoint, motiv pentru care are sens să fie familiarizați cu funcțiile și opțiunile.

Diferențe de versiune și pregătiri

În toate versiunile mai vechi, vă faceți munca mai ușoară creând un dosar înainte de a începe să lucrați la prezentare, în care puteți copia toate fișierele multimedia pe lângă prezentare, înainte de a le insera în prezentare.

Căile relative sunt create pentru legăturile în care numele căii reale (unitate \ folder \ subfolder) nu este salvat și care funcționează în continuare pe alte computere. În acest fel, puteți fi sigur că toate elementele multimedia ale prezentării dvs. pot fi redate și nu se pierde nimic.

Pachetează automat fișiere pentru CD

Funcția Pachet pentru CD este disponibilă începând cu PowerPoint 2003. Permite partajarea prezentărilor fără a fi nevoie să stocați și să legați fișiere multimedia într-un folder separat. La ambalarea pentru CD, fișierele sunt încorporate în prezentare și exportate automat. În zilele noastre este mai frecvent să îl transmiteți pe un stick USB decât pe un CD - este chiar mai ușor prin e-mail sau printr-un link cloud.

Compilați datele manual

• Ambalarea pentru CD este utilă atunci când doriți ca linkurile să fie corectate automat. Dacă toate fișierele sunt adunate într-un folder, puteți arde conținutul folderului pe CD fără această funcție.
• Dacă doriți să transmiteți prezentarea pe un stick USB, ar trebui să o puneți mai întâi pe hard disk și apoi să o copiați. Salvarea directă pe operatorii de date mobile este predispusă la erori.
• Fișierele zip trimise prin e-mail pentru a vă asigura că rămân împreună.
• Testați CD-ul sau stick-ul USB pe un alt computer înainte de a transmite sau reproduce ceva.
• Puteți, de asemenea, să memorați în cache prezentarea dvs. în Dropbox-ul personal sau pe un alt serviciu cloud și să o partajați cu anumite persoane. Apoi, puteți accesa doar prezentarea, dar nu și celălalt conținut.

Selectați formatul corect de fișier și măriți dimensiunea datelor

Dacă încorporarea fișierelor nu funcționează, se poate datora faptului că a fost selectat un format de fișier greșit, de exemplu. Un sunet trebuie salvat ca fișier wav și nu ca fișier wmv. Dimensiunea datelor pentru fișierele WAV poate fi mărită și în opțiunile PowerPoint din Advanced și Save. În acest fel, fișierele chiar mai mari pot fi încorporate în prezentare, care apoi nu mai trebuie trimise împreună cu aceasta.

Pentru prezentările PowerPoint mai noi începând din 2016, există opțiunea de a salva nu numai prezentările cu linkuri adecvate. Aveți mai multe opțiuni pentru partajarea prezentărilor, și anume:

• În format PDF: Diapozitivele pot fi apoi deschise cu un vizualizator PDF pe care îl are practic orice computer
• Ca diapozitive individuale: Diapozitivele individuale pot fi salvate ca grafică. Numai elementele multimedia din aceste diapozitive nu pot fi redate.
• Ca videoclip: Prezentările PowerPoint pot fi exportate ca videoclip sau film.

Transmiteți prezentările PowerPoint ca videoclip: Iată cum funcționează

Pentru versiunea PowerPoint mai veche din 2010, puteți utiliza instrucțiunile noastre pentru a crea un videoclip din prezentarea dvs.

Introduceți un fișier audio pentru un diapozitiv

1. Treceți la diapozitivul pe care doriți să-l aveți pe fundal muzical.

2. În fila Insert, în grupul Media, faceți clic pe Audio.

3. Alegeți Audio din fișier.

4. Mergeți la folderul care conține fișierul muzical și selectați fișierul muzical dorit.

5. Finalizați selecția făcând clic pe butonul Inserare.

6. PowerPoint plasează un simbol al difuzorului pe diapozitiv pentru fișierul audio introdus.

BACSIS: Dacă nu sunteți sigur care fișier audio este cel corect, faceți clic dreapta pe fișierul din caseta de dialog Inserare audio și faceți clic pe Redare din meniul contextual. În acest fel, puteți decide asupra fișierului audio potrivit fără nici o îndoială.

Configurați redarea fișierului audio

Trageți pictograma difuzorului de lângă diapozitiv și lăsați-o evidențiată.

Extindeți fila Instrumente audio / Redare.

În grupul Opțiuni audio, faceți clic pe Automat în lista din dreapta Start, astfel încât muzica să fie redată automat la afișarea diapozitivului.

Introduceți o piesă muzicală pentru întreaga prezentare

Dacă fișierul audio trebuie să servească drept muzică de fundal pentru întreaga prezentare, procedați astfel:

Accesați primul slide din prezentare.

Introduceți fișierul audio așa cum este descris mai sus.

De data aceasta, în fila Instrumente audio / Redare, selectați Redare peste diapozitive din lista din dreapta Start.

IMPORTANT: Dacă apoi convertiți prezentarea în video, piesa muzicală trebuie să aibă aceeași durată ca prezentarea.

Activarea casetei de selectare „Redă la nesfârșit” pentru un fișier audio mai scurt nu ajută, deoarece repetarea nu funcționează în videoclip.

Concluzie: Acesta este modul în care transmiteți prezentările dvs. PowerPoint cu toate elementele multimedia

Pentru a transmite o prezentare cu toate elementele video și audio pe care le conține, aveți diferite opțiuni în funcție de versiunea PowerPoint. În timp ce în versiunile PowerPoint mai vechi trebuie să salvați și elementele multimedia utilizate și să configurați linkuri, în versiunile mai noi puteți pur și simplu să exportați întregul fișier. Toate elementele conținute în prezentare sunt luate împreună.

Când exportați prezentări, aveți diverse opțiuni și le puteți exporta în format PDF, video sau grafică individuală. Transferul pe un CD sau un stick USB a fost fără probleme de la PowerPoint versiunea 2003.

Transferul prezentării este practic și simplu cu Microsoft 365 bazat pe cloud. Acolo, prezentările PowerPoint pot fi salvate online, iar alți utilizatori le pot accesa printr-un link. Este chiar posibil să editați împreună o prezentare. Elementele video și sonore valoroase nu se pierd în versiunea bazată pe cloud.