Cum se exportă jurnalul din Outlook în Excel pentru a-l evalua acolo.
Jurnalul Outlook poate fi utilizat bine pentru a înregistra cât timp ați petrecut pentru o anumită sarcină sau un client. Cu toate acestea, jurnalul nu are nicio funcție aritmetică, deci trebuie să utilizați calculatorul pentru a adăuga cât timp au luat toate sarcinile pentru un anumit client.
În schimb, puteți folosi, desigur, și Excel pentru evaluare, ceea ce este deosebit de util pentru proiectele cu mai multe sarcini secundare. Pentru aceasta, exportați datele jurnalului în Excel așa cum este descris mai jos.
1. În primul rând, afișați jurnalul în formă de listă. Pentru a face acest lucru, deschideți jurnalul și apelați comanda „Vizualizare, aranjare în funcție de, Vizualizare curentă” (din Outlook 2003) sau „Vizualizare, Vizualizare curentă” (în versiunile anterioare Outlook) și selectați „Listă de intrări”.
2. Acum asigurați-vă că toate informațiile de care aveți nevoie pentru evaluare în Excel pot fi văzute în jurnal. Dacă aveți nevoie de dată și oră pentru a începe și a termina fiecare sarcină, faceți clic dreapta pe Subiect sau În folder și utilizați comanda Personalizați vizualizarea curentă. Apoi faceți clic pe „Câmpuri”.
3. Sub „Selectați câmpurile disponibile din„ selectați „Toate câmpurile jurnalului”. Apoi faceți clic sub „Câmpuri disponibile” pe „Început” sau „Sfârșit” și apoi pe „Adăugați”. Introduceți toate câmpurile necesare și utilizați butoanele „Deplasare în sus” și „Deplasare în jos” pentru a determina ordinea acestora. Apoi închideți cele două casete de dialog.
4. Acum formatați câmpurile de dată, astfel încât Excel să le poată evalua și: Pentru a face acest lucru, faceți clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe antetul coloanei „Start” și invocați comanda „Formatare coloane”.
5. Selectați „Start” din stânga și apoi formatul cu ziua și luna din două cifre, cu anul din patru cifre și ora simplă în format de 24 de ore (vezi imaginea). Alegeți același format pentru „Sfârșit”. Vă rugăm să rețineți: Excel nu poate face nimic cu formatele care conțin numele zilelor săptămânii.
6. Acum utilizați mouse-ul pentru a marca intrările din jurnal pe care doriți să le editați în Excel și copiați-le cu CTRL + C.
7. Deschideți Excel și lipiți datele în tabelul Excel dorit cu CTRL + V.
8. În continuare trebuie să convertiți informațiile din câmpul „Durată” în valori numerice pe care Excel le poate gestiona (Excel nu poate calcula cu informații precum „30 de minute”).
