Pentru a cunoaște întotdeauna starea actuală actuală după delegarea sarcinilor prin Outlook, puteți specifica că doriți să primiți un raport de stare pentru sarcinile transferate. De asemenea, poate avea sens, mai ales cu sarcini extinse
Cum să convertiți o sarcină într-o cerere de sarcină la o dată ulterioară
Dacă știți deja când introduceți o sarcină pe care doriți să o delegați, nu creați o sarcină, ci o cerere de sarcină. Cu toate acestea, se va întâmpla întotdeauna că ați introdus o sarcină în planificatorul de sarcini și apoi doriți să o transferați altcuiva mai târziu. În Outlook funcționează astfel:
- Faceți clic dreapta pe sarcină în planificatorul de sarcini și apelați comanda Atribuiți sarcina pe. Sau puteți deschide sarcina. În Outlook până la versiunea 2003, apelați apoi comanda Acțiune - atribuiți sarcina pe; în Outlook 2007 sau mai târziu, faceți clic pe buton Atribuiți sarcina[1].
- Apoi introduceți adresa de e-mail a persoanei căreia doriți să delegați sarcina, scrieți un mesaj scurt și ajustați data scadentă (astfel încât să aveți încă timp să revizuiți rezultatul).
- Asigurați-vă că aveți cele două opțiuni Salvați copia actualizată a acestei sarcini în lista mea de sarcini și Trimiteți-mi raportul de stare imediat ce sarcina este terminată sunt pornite. În caz contrar, sarcina nu va apărea în planificatorul de sarcini; în plus, nu veți fi notificat automat când sarcina este finalizată.
- Trimiteți cererea de sarcină.
Ar trebui să faceți aceste setări în orice caz
Pentru ca sarcinile delegate să apară întotdeauna în planificatorul de sarcini și să fiți notificat când sarcina este terminată, vă recomand să activați două setări în Outlook. Atunci nu trebuie să vă amintiți întotdeauna să activați opțiunile de la pasul 3 din secțiunea anterioară atunci când delegați:
- În Outlook până în 2007 sună Instrumente - Opțiuni - Opțiuni de activitate pe, în Outlook 2010 și mai târziu, comanda Fișier - Opțiuni - Sarcini.
- În Outlook până în 2007, dezactivați cele două opțiuni Păstrați actualizate sarcinile atribuite în lista de activități și Trimiteți raportul de stare când sarcinile atribuite sunt finalizate A.
În Outlook 2010 și versiunile ulterioare, activați următoarele opțiuni:
Actualizează-mi lista de sarcini cu copii ale sarcinilor pe care le atribuie altor persoane și Trimiteți un raport de stare când am finalizat o sarcină atribuită. - Închideți casetele de dialog.
Acesta este modul în care puteți afișa starea de finalizare în planificatorul de sarcini
În lista de activități (vizualizare Lista simplă) coloana lipsește % efectuatcă în vedere Lista detaliilor apare. Dacă delegați deseori sarcini destul de extinse și angajații dvs. documentează în mod regulat în Outlook ce procent din sarcina pe care au îndeplinit-o deja, atunci vă recomand să utilizați % efectuat de asemenea în vedere Lista simplă a introduce. Acesta este un mod mai bun de a vă menține la curent. Pentru a face acest lucru, procedați după cum urmează:
- Selectați vizualizarea din planificatorul de sarcini Lista simplă.
- Faceți clic dreapta pe unul dintre titlurile coloanei, de exemplu pe Subiectul sarciniiși invocați comanda Selectarea câmpului pe.
- Trageți butonul % efectuat din caseta de dialog cu butonul stâng al mouse-ului apăsat pe rândul cu titlurile coloanei. De exemplu, trageți butonul în spatele antetului Datorat pe. Săgețile roșii indică locul în care butonul va fi inserat ca un nou titlu de coloană. De îndată ce aveți butonul în poziția dorită, eliberați butonul mouse-ului.
- Dacă nu mai doriți să mai inserați coloane, închideți caseta de dialog Selectarea câmpului.