Compatibilitatea cuvintelor: 4 sfaturi și trucuri

Faceți acest lucru dacă versiunile Office sunt incompatibile

Programele practice de calculator au simplificat semnificativ lumea digitală a muncii, precum și viața privată. Mai presus de toate, programul de procesare a textelor Microsoft Word. Dezvoltarea regulată a acestui software nu aduce doar noi funcții practice, ci adesea și probleme de compatibilitate. Dar ce sunt și cum le poți întâlni?

1. Compatibilitatea cu versiunea Word: ce înseamnă asta?

Compania de software Microsoft lansează noi pachete Office la intervale regulate. Aceasta este o colecție de software utilizate în mod obișnuit în birou. Puteți obține licențe pentru a utiliza cea mai recentă versiune achiziționând versiunile actualizate. În mod implicit, un astfel de pachet include programul de procesare a textului Word, software-ul de prezentare PowerPoint și programul de foaie de calcul Excel.

De la versiunea originală Word 2000, Microsoft a lansat Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 și 2022-2023. Inovațiile înseamnă că manipularea este mai ușoară de fiecare dată, deși cu detalii diferite. O altă schimbare majoră se referă la conversia formatului de fișier din Word 2003 în Word 2007 într-un format de fișier bazat pe XML. XML înseamnă „Extensible Markup Language” - în limba germană înseamnă ceva de genul „limbaj extensibil care poate fi citit de mașină pentru producția de text”. Cu alte cuvinte: este un limbaj pe care îl înțeleg atât Word, cât și computerul dvs.

Modificările menționate nu înseamnă doar o schimbare pentru utilizator, ci implică și probleme de compatibilitate Word. Dar ce se întâmplă exact când deschideți un fișier Word învechit sau mai nou și cum pot fi rezolvate problemele?

2. Ce se întâmplă când deschid versiuni incompatibile ale Word?

Există două motive pentru care fișierul Word care urmează să fie deschis nu este compatibil cu versiunea Office instalată pe computerul dvs.: Fie că utilizați o versiune mai veche de Word pe computerul dvs., fie documentul primit a fost creat într-o versiune anterioară. Problemele rezultate sunt întotdeauna comparabile.

Dacă utilizați o versiune mai veche, probabil că veți avea dificultăți în deschiderea fișierului și unele caracteristici vor fi afișate incorect sau deloc. Pe de altă parte, dacă utilizați o versiune mai nouă a Word decât autorul documentului Word, modificările pe care le-ați făcut - cu versiunea Word mai nouă - nu pot fi afișate sau afișate incorect.

Dacă intenționați să faceți schimb de documente cu colegii sau prietenii, vă recomandăm să le salvați într-un format de fișier compatibil sau să lucrați în modul de compatibilitate. Aceasta înseamnă că documentul Word este salvat într-un astfel de format încât să poată fi deschis de diferite versiuni ale programului fără probleme.

Problemă cu formatele de fișiere: DOC sau DOCX?

Cele mai problematice sunt documentele Word mai noi care ar trebui deschise cu versiunile mai vechi ale programelor Word 2000, Word XP sau 2003. Deoarece toate versiunile mai mici de 2003 sunt salvate într-un format de fișier optimizat. În loc de un fișier cu extensia .doc, Word 2007, 2010, 2016 și 2022-2023 creați fișiere care se termină în .docx.

În spatele acestui lucru se află o modificare a modului în care este salvat un fișier text. Un fișier .docx salvează imagini și text, printre altele, sub formă de date XML și apoi le comprimă, similar cu un folder ZIP.

Word despachetează conținutul numai atunci când deschideți astfel de documente. Aceasta înseamnă că este necesar mai puțin spațiu de stocare - și trimiterea prin e-mail, de exemplu, este mai ușoară. Cu toate acestea, dacă aveți instalată pe computer o versiune mai veche de Word, nu veți putea deschide acest nou format și, prin urmare, nu veți putea accesa conținutul textului și al imaginii.

Diferite caracteristici și formatare: ce se adaugă, ce se pierde?

În plus, diferitele versiuni ale Word diferă în ceea ce privește funcționalitatea și stilurile. De exemplu, au existat formate extinse de numerotare de la Word 2010 și din 2016 utilizatorii au putut marca comentariile în document ca fiind finalizate.

Dacă utilizați o versiune mai veche, incompatibilitățile nu pot fi evitate. Programul dvs. Word interpretează greșit anumite elemente, cum ar fi fonturile și este posibil să nu le afișeze deloc. Următoarea este o prezentare generală a dezvoltării ulterioare a caracteristicilor din Word începând cu 1997:

caracteristică	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Formule
Fonturi majore și minore
Formate extinse de numerotare
Comentariile pot fi marcate ca făcute
Vedeți modificările făcute de coautori în timp real

Aceasta este doar o parte din funcțiile care au fost adăugate de la generație la generație Office. Office2022-2023 are multe alte setări care permit o accesibilitate mai mare, de exemplu.

Cu toate acestea, nu numai că s-au adăugat opțiuni, dar s-au pierdut și elemente din versiunile anterioare. Dacă doriți să accesați în continuare funcțiile vechi și să vă obișnuiți treptat cu noile versiuni Office, merită să apelați la trucuri speciale cu care puteți evita dialogurile de configurare enervante.

3. Cum aflu compatibilitatea documentului meu cu alții?

Pentru a asigura compatibilitatea unui document cu alte versiuni ale Microsoft Office în timpul redactării unui text, se recomandă o verificare a compatibilității. Mai presus de toate, obțineți informații despre caracteristicile utilizate în versiunile mai vechi:

Verificați compatibilitatea urmând cei patru pași:

Faceți clic pe fila „Fișier” și selectați butonul „Informații”.

Selectați „Căutați probleme”.

Selectați „Verificați compatibilitatea” din meniul derulant și, dacă este necesar, căutați versiunea Office corespunzătoare în „Selectați versiunea care va fi afișată”.

Problemele de compatibilitate existente sunt listate în fereastra „Rezumat”.

Dacă vi se afișează incompatibilități aici, aveți opțiunea de a înlocui caracteristicile corespunzătoare cu cele care sunt afișate și în versiunile mai vechi. Pentru a fi sigur, rulați din nou testul până când obțineți rezultatul dorit.

4. Care este soluția dacă versiunile Office sunt incompatibile?

Pe lângă posibilitatea de a corecta incompatibilitățile individuale, există și soluții mai elegante pentru fișiere Word compatibile. Chiar și atunci când creați documente, puteți acorda atenție compatibilității cu versiunile anterioare. Cu toate acestea, uneori este necesar să descărcați un program suplimentar.

Pachet de compatibilitate pentru Microsoft Office 2000, XP și 2003

Pentru utilizatorii Microsoft Office 2000, XP sau 2003 este necesar așa-numitul „pachet de compatibilitate”. După cum sa menționat deja, au existat diferite formate de fișiere de la Word 2007. Pentru a deschide fișiere .docx cu versiuni mai vechi de Office, este necesar un pachet suplimentar.

Există convertoare similare care vă permit să deschideți fișiere vechi Works în Word. În ceea ce privește funcționalitatea, astfel de aplicații de conversie sunt foarte similare. Importați un fișier text și îl obțineți în formatul țintă. În timp ce deschideți fișiere text .docx cu „Pachetul de compatibilitate” funcționează în mod fiabil, grafica și textul fișierelor .docx sunt uneori afișate incorect. Acest lucru se întâmplă și atunci când salvați și editați un fișier text .doc în Word 2007 sau o versiune ulterioară.

Stocare direcționată în formatul corect: așa funcționează

Cu „Pachetul de compatibilitate” aveți un convertor care vă permite să accesați documente .docx. În schimb, dacă utilizați o versiune mai nouă de Word, este posibil să aveți probleme la accesarea fișierelor .doc. Un fișier .doc poate fi salvat în format .docx cu doar câteva clicuri:

Faceți clic pe fila Fișier.

Selectați „Salvați ca”.

Selectați fișierul .docx în loc de fișierul .doc din meniul derulant.

Faceți clic pe butonul „Salvați”.

Creați documente Word pentru versiuni mai vechi

Dacă, pe de altă parte, nu sunteți coautor, dar creați un document Word și apoi îl partajați cu utilizatorii de versiuni de software mai vechi de 2007, aveți opțiunea de a stabili compatibilitatea înainte de a-l trimite. Puteți face acest lucru selectând „Word 97-2003” atunci când salvați. Procedați după cum urmează pas cu pas:

1. Accesați „Fișier” din bara de sistem.

2. Faceți clic pe Salvare ca ".

   

3. Alegeți „Word 97-2003” în loc de .docx.

   

4. Confirmați intrarea făcând clic pe „Salvare”.

Nu aveți doar posibilitatea de a alege dintre cele două formate de fișiere descrise, dar puteți alege și dintre:

• Document Word (.docx)
• Document XML Word (.xml)
• Document XPS (.xps)
• Document Word 97-2003 (.doc)
• Extensie de fișier în Microsoft Word (.docm)

Acest lucru vă permite să determinați manual în ce format de fișier salvați și să partajați un document text în Word.

Modul de compatibilitate: Word preia ajustarea caracteristicilor pentru dvs.

Cu toate acestea, Word are și modul de compatibilitate. Acest mod asigură automat compatibilitatea la deschiderea documentelor care au fost create în versiunile anterioare ale Word. Deoarece în modul de compatibilitate, niciuna dintre funcțiile extinse și optimizate nu sunt disponibile în timpul editării sub noua versiune Office.

Persoanele care lucrează împreună la un document, dar care utilizează diferite versiuni Office au, prin urmare, acces doar la funcții care sunt disponibile chiar și sub cea mai veche versiune implicată. De asemenea, formatul rămâne neschimbat atunci când editați un document Word cu o altă generație de Office.

Modul de compatibilitate este de obicei afișat în bara de titlu din dreapta titlului documentului. Odată activat, nu trebuie să vă faceți griji dacă fișierul dvs. Word va fi compatibil sau nu cu versiunile coautorilor după editare. Word va coordona diferitele versiuni ale Word pentru dvs.

Concluzie: Abordarea problemelor de compatibilitate cu cunoștințele de bază adecvate

Cu Microsoft Word nu este util doar să știți cum să personalizați Word, să vă protejați propriile documente sau să activați programele de completare Word. Compatibilitatea versiunilor Word poate fi, de asemenea, un obstacol pe care îl puteți depăși cu cunoașterea adecvată a pașilor practici.

Acest lucru face mai ușor schimbul de date cu colegii, precum și cu prietenii care utilizează diferite versiuni Office. În plus față de modul de compatibilitate, puteți utiliza opțiuni de setare manuală în Word pentru a gestiona independent caracteristicile și formatele de fișiere utilizate.

Întrebări și răspunsuri

Ce este o problemă de compatibilitate în Word?

Când oamenii - fie că lucrează sau privat - lucrează împreună pe un document text, dar nu folosesc aceeași versiune de Microsoft Word, apar probleme cu deschiderea fișierelor și cu afișarea corespunzătoare a fișierelor. Versiunile Word sunt:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 și 2022-2023

Care este diferența dintre fișierele .doc și .docx din Word?

Din Word 2007, fișierele text nu mai sunt salvate cu abrevierea .doc, ci cu extensia .docx. În spatele acestui lucru se află un mod de stocare a informațiilor mai comprimat și, prin urmare, mai economisitor de spațiu. Termenul tehnic este formatul de fișier.

Cum rezolvați problemele de compatibilitate?

Dacă fișierele Word sunt incompatibile, aceasta poate fi rezolvată manual folosind diferite opțiuni pentru salvarea formatelor. Sau puteți lăsa gestionarea problemelor de afișare și accesul la fișiere în modul de compatibilitate automată al Word.

Cum funcționează modul de compatibilitate?

Modul de compatibilitate Word dezactivează toate funcțiile care nu erau disponibile în versiunile mai vechi. Aceasta înseamnă că utilizatorii au acces la un fișier Word, inclusiv toate reviziile, indiferent de generația Office utilizată. Șabloanele de stil sunt, de asemenea, păstrate și afișate corect.