Este ușor, pas cu pas
Documentele de îmbinare a corespondenței sunt adesea baza pentru îmbinarea prin e-mail pe care doriți să o trimiteți clienților prin Outlook, de exemplu. Încercarea de a utiliza hyperlinkuri individuale în astfel de documente eșuează, deoarece linkurile sunt afișate ca text complet normal, deși sunt corect formatate ca hyperlinkuri în sursa de date. Destinatarul e-mailului nu poate face clic pe hyperlink și să afișeze pagina asociată în browser. Word ignoră orice formatare atunci când preia câmpurile de îmbinare a e-mailurilor din sursa de date și preia doar textul pur din câmpul de date.
O modalitate de a rezolva această problemă este să vă asigurați că este formatată ca un hyperlink în Word. Pentru a face acest lucru, utilizați o funcție specială de câmp care este configurată după cum urmează:
- Mai întâi creați documentul de îmbinare a corespondenței ca de obicei.
- Utilizați meniul VIEW-TOOLBAR-SERIAL PRINT pentru a vă asigura că este afișată bara de instrumente »Mail Merge«. În Word 2010 și 2007 veți găsi comenzile corespunzătoare în fila »Mailings«.
- Plasați cursorul în locul în care doriți să apară hyperlinkul și selectați meniul INSERT FIELD (Word 2003, 2002 / XP, 2000) sau faceți clic pe fila „Insert” din grupul „Text” «On FAST BUILDING BLOCK FIELD (Word 2010 și 2007).
- În dialogul care urmează, selectați intrarea »Hyperlink« din lista NUMELE DE CÂMP și faceți clic pe OK. Ignorați „Eroare! Referință de hyperlink nevalidă. «.
- Acum marcați mesajul de eroare până la punctul care include și atribuiți stilul »Hyperlink« (albastru, text subliniat).
- Faceți clic dreapta pe câmp și selectați EDITARE HIPERLINK.
- În câmpul SHOW TEXT AS, introduceți textul care trebuie afișat în locul hyperlinkului, de exemplu »Mai mult …« sau »Faceți clic aici pentru informații suplimentare …«.
- În câmpul ADRESA, introduceți orice adresă precum „http://www.address.de” și faceți clic pe OK. Această adresă va fi ulterior înlocuită cu conținutul real din câmpul sursei de date.
- Apăsați Alt + F9 pentru a activa afișarea codurilor de câmp. Acum veți vedea următoarea funcție de câmp în documentul dvs. Word:
{HYPERLINK "http: // www. Adresse.de"} - Selectați textul dintre ghilimele (aici „http: // www. Adresse.de”) și introduceți câmpul de îmbinare a corespondenței din sursa de date care conține hyperlinkul, de exemplu un câmp „Link” sau „URL”. Funcția de câmp arată acum astfel:
{HYPERLINK {MERGEFIELD "Link"} \ * MERGEFORMAT} - Apăsați Alt + F9 pentru a opri din nou afișarea codurilor de câmp, plasați cursorul oriunde în codul de câmp și apăsați F9.
Word actualizează acum codul de câmp conform informațiilor din înregistrarea curentă. Dacă plasați cursorul mouse-ului peste hyperlink, Word afișează adresa de hyperlink respectivă a înregistrării de date curente ca un tooltip și mesajul »Ctrl-faceți clic pentru a urmări linkul«.
Acum puteți porni ieșirea îmbinării e-mailurilor în Outlook și veți găsi hyperlinkuri formatate corect, care pot fi „făcute clic” în e-mailurile din căsuța de ieșire.
