Dacă lucrați concentrat la o sarcină, este recomandabil să eliminați tot felul de tulburări sau să le reduceți cât mai mult posibil. Aceasta include, de asemenea, întreruperile de la e-mailurile primite și de la notificările de pe desktop la primirea e-mailurilor.
Setați cât de des Outlook preia e-mailurile
În majoritatea cazurilor nu este necesar ca Outlook să verifice cutia poștală de pe server la fiecare zece minute sau mai mult și să descarce noile e-mailuri. Excepție: trebuie să răspundeți comenzilor sau întrebărilor clienților, care trebuie să se întâmple imediat. În marea majoritate a cazurilor, este suficient ca Outlook să verifice e-mailurile o dată pe oră sau la fiecare jumătate de oră.
Și dacă munca dvs. necesită concentrarea pe o singură sarcină pentru o lungă perioadă de timp, este recomandabil, așa cum este descris în pagina anterioară, să vă verificați e-mailurile numai în anumite momente. Apoi ar trebui să opriți complet recuperarea automată a e-mailului.
Dacă așteptați urgent un e-mail specific, puteți prelua e-mailul în orice moment apăsând tasta F9 sau butonul Trimite primește declanșator.
Dacă doriți să specificați cât de des Outlook preia e-mailurile sau dacă doriți să dezactivați recuperarea automată a e-mailurilor, procedați după cum urmează:
- În Outlook până la versiunea 2007, apelați comanda Instrumente → Opțiuni și deschideți registrul Configurare e-mail. În Outlook 2010, sunați Fișier → Opțiuni și deschideți registrul Extins.
- Click pe Trimite primește.
- Alege Toate conturile și comutați opțiunea Includeți acest grup în trimitere (sub Setări pentru grupul „Toate conturile”) A.
- În câmpul de mai jos fie comutați opțiunea Transmisie automată la fiecare X minute complet sau îl porniți și introduceți frecvența dorită în spatele acestuia - de exemplu 60 Minute.
- Dacă utilizați modul offline, repetați pașii 3 și 4 pentru acesta.
- Dacă nu doriți să faceți alte setări pentru conturi individuale, închideți casetele de dialog.
- Dacă e-mailurile primite într-un anumit cont ar trebui verificate mai des, părăsiți caseta de dialog Grupuri de livrare (a se vedea pasul 6) și continuați după cum urmează:
- Alege Toate conturile și faceți clic pe A edita.
- Selectați contul pentru care ar trebui să se aplice alte setări și eliminați bifa din fața acestuia Includeți contul în acest grup. Închideți dialogul cu Bine.
- Apoi faceți clic pe Nou. Introduceți numele contului pentru care se aplică o reglementare specială și faceți clic pe Bine.
- În dialogul care se deschide acum, comutați opțiunea Includeți contul în acest grup și faceți clic pe Bine.
- Selectați contul. Activați opțiunea pentru aceasta Transmisie automată la fiecare X minute și introduceți intervalul dorit.
- Închideți toate ferestrele de dialog.
Dezactivați notificările de pe desktop
Dacă verificați automat e-mailurile la fiecare câteva minute, dar nu trebuie să fiți informat în permanență despre noile e-mailuri primite, este recomandabil să dezactivați funcția de notificare desktop a Outlook. Apoi, Outlook nu afișează o fereastră de notificare sau o pictogramă scrisoare pentru câteva secunde pentru fiecare e-mail nou și, de asemenea, nu redă un sunet.
Procedați după cum urmează în Outlook până la versiunea 2007:
- Apelați comanda Instrumente → Opțiuni pe.
- Click pe Opțiuni de e-mail și apoi mai departe Opțiuni avansate de e-mail.
- Întoarce-te Când sosesc elemente noi în căsuța de e-mail toate cele patru opțiuni.
- Închideți casetele de dialog.
În Outlook 2010, faceți următoarele:
- Apelați comanda Fișier → Opțiuni pe.
- Deschideți registrul e-mail.
- Comutați cele patru opțiuni de mai jos Când sosesc mesaje noi și închideți caseta de dialog.
