Outlook: Curățați cutia poștală cu funcții

Caseta de dialog „Curățați căsuța poștală” vă oferă diferite opțiuni pentru reducerea dimensiunii cutiei poștale

În ciuda tuturor îmbunătățirilor din ultimii ani, un lucru nu s-a schimbat în Outlook: cutia poștală continuă să crească, chiar dacă ștergeți în mod regulat e-mailurile care nu mai sunt necesare. Chiar și comprimarea automată a folderului personal (fișierul PST) nu oferă cu adevărat o soluție permanentă.

Puteți obține un control al dimensiunii fișierelor Outlook utilizând funcția „Curățați cutia poștală”, pe care o puteți apela prin meniul Extras:

Cu aceste opțiuni vă puteți curăța căsuța poștală în Outlook

• Mai întâi, utilizați butonul „Afișați dimensiunea cutiei poștale” pentru a lista cerințele de stocare ale fiecărui folder. Veți vedea apoi ce foldere ocupă o cantitate deosebit de mare de spațiu și le puteți șterge.

• De asemenea, puteți căuta articole mai vechi în căsuța de e-mail. Pentru aceasta, introduceți o valoare corespunzătoare în câmpul „Căutați elemente mai vechi de … zile” și faceți clic pe „Căutare”. În lista care este apoi afișată, selectați fie toate elementele, fie elementele individuale și ștergeți-le.

• Dacă doriți ca elementele mai vechi să fie arhivate, faceți clic pe „Arhivare automată”. Fișierele arhivate sunt salvate sub „C: \ Documents and Settings \ YOUR_NAME \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook”.

• De asemenea, puteți să aveți folderul Elemente șterse gol (sau să vizualizați utilizarea curentă a memoriei sale).
• Dacă există conflicte de atribuire cu unele elemente, acestea sunt stocate într-un folder numit „Conflict”. Puteți avea dimensiunea sa afișată în dialogul „Curățați cutia poștală”; de asemenea, puteți avea folderul gol aici.

Cum să găsiți și să ștergeți e-mailurile care consumă mult spațiu de stocare

Cu ajutorul unei funcții încorporate în Outlook 2010, puteți afișa toate e-mailurile deosebit de mari din toate folderele din căsuța de e-mail. Apoi, puteți șterge în mod convenabil „porcii de spațiu” de care nu mai aveți nevoie (dacă acest lucru are sens, salvați în prealabil fișierele atașate în e-mailurile de pe hard disk).

Pentru a urmări e-mailurile deosebit de mari, faceți următoarele în Outlook 2010:

1. Accesați comanda „Fișier, Instrumente pentru curățare” și apoi „Curățare cutie poștală”.
2. Activați opțiunea „Căutați articole mai mari de … kilobytes” și introduceți o valoare, de exemplu 500 sau 1000 kilobytes.
3. Faceți clic pe „Căutare”.
4. Apare acum dialogul „Căutare avansată”, în care sunt afișate e-mailurile care corespund criteriului de căutare. Aici puteți șterge sau deschide e-mailuri pentru a salva fișierele atașate pe care le conțin pe hard disk.
5. De îndată ce ați terminat ștergerea e-mailurilor de care nu mai aveți nevoie, închideți caseta de dialog.
6. Apoi goliți folderul „Elemente șterse” și lăsați folderul personal să se comprime.