Cu acești pași puteți scrie un e-mail Outlook în cel mai scurt timp
Scrierea e-mailurilor face parte din viața de zi cu zi a majorității oamenilor. A devenit normal să redactați e-mailuri personale sau de afaceri, deoarece beneficiile comunicării prin e-mail sunt evidente. Mai presus de toate, viteza cu care un mesaj ajunge la destinatar este greu de învins. Pe lângă serviciile de mesagerie cunoscute precum WhatsApp sau Telegram, e-mailul este încă unul dintre cele mai importante și mai acceptate mijloace internaționale de comunicare.
Acest lucru se datorează, de asemenea, faptului că nu există eforturi mici în compunerea unui e-mail. Aproape toată lumea are în prezent propria adresă de e-mail. Cel mai cunoscut program de comunicare prin e-mail este Microsoft Outlook. Atât în versiunea sa plătită pentru computerele Windows, cât și în versiunea gratuită pe tablete și smartphone-uri, este utilizată în fiecare zi de milioane de utilizatori. Pe lângă scrierea convențională a e-mailurilor, mesajele din Outlook pot fi create și dintr-un șablon. De asemenea, este posibil să salvați module text și să le inserați în e-mailuri pentru a proiecta e-mailurile mai eficient.
Tutorial video: cum să compuneți și să trimiteți un e-mail în Outlook
Compuneți un e-mail în Outlook - așa funcționează
Dacă doriți să compuneți un e-mail în Microsoft Outlook, navigați la fila „Start” în primul pas. În zona de meniu superioară a filei „Start” veți găsi butonul „Nou” sub „ Buton nou ”.
După ce faceți clic pe câmpul „E-mail nou”, se va deschide o nouă fereastră. În fereastra de mesaje puteți compune și trimite un nou e-mail.
Dacă doriți să scrieți un mesaj pe un alt antet, selectați butonul „Elemente noi” în loc de „E-mail nou”.
În opțiunea „Mesaj e-mail cu> Alte articole de papetărie”, puteți deschide și salva o altă papetărie ca fundal pentru e-mail.
Câmpurile de selecție „De la”, „Către”, „Cc” și „Cco” și subiectul sunt esențiale pentru compunerea unui nou mesaj. Următorul sens este ascuns în spatele câmpurilor și abrevierilor individuale:
|
camp |
sens |
|
din |
În câmpul „De la”, introduceți contul de e-mail din care trebuie trimis mesajul dvs. Dacă gestionați mai multe conturi în Outlook, puteți alege din ce cont trebuie trimis e-mailul. |
|
La |
Adresa de e-mail a destinatarului trebuie introdusă în câmpul „Către”. Ordinea numelor la selectarea adreselor de e-mail poate fi afișată alfabetic în câmpul „Către”. Bacsis: Microsoft Outlook înregistrează toate adresele de e-mail introduse în așa-numita listă de completare automată. Din informațiile stocate, software-ul sugerează adrese adecvate atunci când le introduceți. Instrumentele gratuite vă pot ajuta să editați lista de completare automată. |
|
Cc |
Abrevierea „Cc” înseamnă literal „copie carbon” și înseamnă copie în limba germană. Dacă un destinatar primește un mesaj în Cc, devine clar că nu este destinatarul principal. |
|
Bcc |
Câmpul „Bcc” înseamnă literalmente „copie de carbon în orb.” Termenul în limba engleză poate fi tradus prin „copie de carbon ascunsă sau invizibilă”. Dacă este introdusă o adresă de e-mail în câmpul Cco, alți destinatari ai mesajului nu pot vedea cui a fost trimis e-mailul. Dacă doriți să știți retrospectiv ce destinatari au primit un e-mail de la dvs. în Bcc, navigați la câmpul de selecție „Detalii” din proprietățile e-mailului. |
|
referinţă |
Subiectul unui e-mail arată subiectul sau „firul roșu” al mesajului. Este o formă bună să completați câmpul „Subiect” cu un titlu ușor de înțeles. Dacă nu este introdus niciun subiect într-un mesaj, acest lucru poate duce la identificarea și sortarea e-mailurilor ca filtrare de către filtrul de spam al destinatarului. Cu un identificator inteligibil sau o abreviere în subiect, puteți arăta destinatarului importanța mesajului. Abrevierile indică faptul că aceasta este exclusiv o poștă informativă, o cerere sau o comandă. |
Pe lângă câmpurile menționate, care sunt esențiale pentru trimiterea unui mesaj, fiecare e-mail are nevoie de conținut specific.
Aceasta poate fi introdusă individual în câmpul text al mesajului. Cu un clic în câmpul de text, cursorul apare în prima linie de pe ecran. Ca urmare, e-mailul poate fi compus în mod special cu text sau alte elemente de stil. Următoarele opțiuni de formatare vă sunt disponibile în fila Mesaj:
Copiați imagini și text din clipboard
Puteți copia elemente, text sau imagini din clipboard și în același timp alegeți să copiați formatul textului, de exemplu fontul, în e-mailul dvs. Imaginile și grafica pot fi inserate în text sau atașate la e-mail ca atașament. Dacă imaginea este prea mare și are o dimensiune a fișierului de câțiva megaocteți, puteți reduce dimensiunea fișierului în Outlook. Acest lucru funcționează marcând imaginea de inserat și editând atașamentele de imagine în fila „Informații” din fila „Fișier”. Cu un clic pe câmpul de selecție „Reglați dimensiunea imaginilor mari la trimiterea mesajului”, fișierul este redus automat.
Încorporați mementouri destinatarilor în e-mailuri și citați corect
Comanda „Semnalizare destinatari” din fila „Mesaj” este un instrument adecvat pe care îl puteți utiliza pentru a le reaminti destinatarilor să vă răspundă. Această procedură vă salvează unul sau mai multe e-mailuri de reamintire.
În loc să citați fiecare e-mail complet atunci când răspundeți și atașați conținutul, puteți seta în Outlook că este atașat doar ultimul e-mail. Acest tip de trimitere prin e-mail este mai eficient în multe cazuri și ajută la menținerea lucrurilor clare.
Abrevierea presetată „FW:”, care înseamnă „Redirecționare” în comunicarea prin e-mail, poate fi modificată și textul original poate fi identificat, de exemplu, prin indentare sau caractere speciale.
Meniul „Text” - centrul de comandă pentru formatarea individuală
Dacă introduceți text personal în câmpul de text, veți găsi diverse butoane în meniul „Text” pentru a formata textul. În plus față de afișarea textului în „aldin”, „italic” și sublinierea textului, puteți insera puncte sau numerotare. De asemenea, puteți decide dacă textul dvs. trebuie să fie centrat, justificat la dreapta, justificat sau justificat la stânga și ce culoare și font ar trebui să fie utilizate. Dacă Outlook șterge întreruperile de linie din e-mailurile cu text simplu fără formatare HTML, o modificare a setărilor va ajuta la rezolvarea acestei probleme.
Meniul „Inserați” - atașați atașamente și cărți de vizită la mesaje
În elementul de meniu „Insert” puteți adăuga un fișier sau un element ca atașament la e-mail. De asemenea, puteți trimite e-mailurile primite ca fișier atașat. Acest lucru poate fi esențial atunci când trimiteți prin e-mail documente comerciale în format PDF sau desene importante.
Dacă doriți să vă asigurați că fiecare persoană cu care corespondați prin e-mail are detaliile dvs. actuale de contact, puteți să le atașați automat la fiecare e-mail sub forma unei cărți de vizită digitale (vCard) și trimise împreună cu aceasta. În plus, aveți opțiunea de a vă gestiona semnăturile în elementul de meniu „Inserați”. O semnătură este o secțiune de text la sfârșitul e-mailului care conține informații despre expeditor. Semnăturile sunt obligatorii prin lege în e-mailurile comerciale.
Dacă doriți, de asemenea, să inserați data curentă într-un e-mail, o puteți insera cu comanda rapidă de la tastatură ALT + SHIFT + D.
Marcarea și setarea relevanței e-mailului
În Microsoft Outlook este posibil să marcați mesaje individuale cu o notă de relevanță. E-mailurile cu importanță ridicată sunt afișate separat destinatarului. În ciuda acestui identificator, nu există nicio garanție că e-mailurile marcate în acest mod vor fi procesate mai rapid de către destinatar. Din acest motiv, este o chestiune de dispută dacă marcarea „importanței ridicate” are sens sau dacă un apel personal pentru o întrebare critică în timp este mai productiv.
Ortografie și punctuație - instrumente la bord pentru redactare profesională
Pe lângă opțiunile din fila „Mesaj”, filele „Inserare” și „Formatare text” oferă opțiuni suplimentare pentru personalizarea mesajului.
Atunci când scrieți un text, este de asemenea important ca ortografia și punctuația din text să fie profesionalizate. Erorile de expresie sau virgulă distrag atenția și au un efect negativ asupra destinatarului. Din acest motiv, puteți verifica textul automat în fila „Verificare” de sub elementul de meniu „Ortografie și gramatică”.
Dacă doriți ca subiectul să fie inclus în corecție de verificatorul ortografic în plus față de text, trebuie să specificați acest lucru în setările Outlook.
Pentru versiunile mai vechi de Outlook, corecția Duden era disponibilă ca program de corecție profesională ca alternativă la verificatorul ortografic integrat.
Fila „Recenzie” oferă, de asemenea, opțiunea ca textul să fie citit sau tradus de computer. Tezaurul vă ajută să găsiți sinonime semnificative pentru cuvinte și termeni redundanți.
Trimiteți e-mailuri destinatarilor folosind butonul „Trimiteți”
După ce ați scris complet și ați verificat textul mesajului, trebuie să îl trimiteți în ultimul pas. Acest lucru se face în fereastra de text făcând clic pe câmpul „Trimiteți”. Dacă nu sunteți sigur dacă mesajul trebuie trimis în acest moment, puteți activa alternativ funcția de salvare automată.
După ce faceți clic pe câmpul „Trimiteți” fără a activa funcția de salvare automată, mesajul dvs. va fi în căsuța de e-mail a destinatarului în câteva secunde.
Bacsis:
Se poate întâmpla ca un e-mail să nu ajungă la destinatar după ce a fost trimis. În majoritatea cazurilor, veți primi un mesaj de eroare de la furnizorul de servicii. Într-un astfel de caz, toate versiunile anterioare și actuale ale Microsoft Outlook au opțiunea de a retrimite e-mailul în doar câțiva pași. Acest lucru funcționează făcând clic pe butonul „Retrimiteți acest mesaj” din fila „Mesaj”.
Dacă e-mailurile nu sunt trimise când sunteți în străinătate, acest lucru se poate datora setărilor incorecte ale contului. În acest caz, este util să verificați setările și portul SMTP.
rezumat
Pentru utilizatorii îndelungați de Microsoft Outlook, precum și pentru utilizatorii fără experiență, este ușor să compuneți un e-mail cu Microsoft Outlook și să îl trimiteți către un destinatar. În fila „Acasă”, butonul „E-mail nou” duce la fereastra de text pentru un mesaj nou. Acest lucru poate fi formatat individual și profesionalizat cu linkuri, imagini și o semnătură. Filele și opțiunile suplimentare garantează că e-mailurile pot fi compuse și transmise în mod specific oricând. În acest fel, comunicarea competentă prin e-mail este posibilă atât în mediul profesional, cât și în cel privat.
