Contacte Outlook - setări, sfaturi și trucuri

Deveniți un profesionist Outlook în doar câțiva pași

Toată lumea cunoaște situațiile în care caută un număr de telefon, o adresă de e-mail sau informații de contact și nu le poate găsi. Mai ales în momentele critice pentru timp, căutarea într-o agendă cu note scrise de mână sau o „mizerie de hârtie” poate fi deranjantă. Stresul și agitația atunci când căutați contacte, adrese sau numere de telefon este un lucru din trecut cu Microsoft Outlook. Pe lângă trimiterea profesională de e-mailuri, Outlook include o funcție de contact standard cu ajutorul căreia pot fi gestionate diverse agende digitale, liste de contacte și liste de distribuție.

Puteți deschide agenda de adrese Outlook făcând clic pe butonul Agendă de adrese. Poate fi recunoscut prin faptul că reprezintă două persoane. Alternativ, puteți introduce cuvântul de căutare „agendă” în opțiunea de căutare din zona superioară a Outlook. Acest lucru vă va duce, de asemenea, în zona de stocare a contactelor.

Microsoft Outlook oferă utilizatorilor diverse funcții pentru importul, actualizarea și backupul contactelor. Pe lângă posibilitatea de a introduce manual datele de contact în agenda, există și alte opțiuni cu ajutorul cărora contactele pot fi afișate și arhivate clar.

Funcția de contact din Outlook dintr-o privire

Dacă vă uitați la funcția de contact din Microsoft Outlook, veți observa imediat că software-ul oferă mai multe opțiuni decât salvarea sau ștergerea contactelor.

De exemplu, aveți opțiunea de a vă crea propriile grupuri de contacte pentru a redirecționa e-mailurile către un cerc de prieteni sau către un anumit grup de persoane. Utilizarea listelor de contacte elimină căutarea manuală și predispusă la erori pentru contacte individuale atunci când un mesaj este trimis mai multor persoane. În sub-articolul „Elemente noi” puteți trimite un e-mail direct din funcția de contact, puteți convoca o întâlnire sau puteți crea o sarcină personală. Acest lucru funcționează și la intrarea „Comunicați”.

Sub-elementul „Modificare vizualizare” este, de asemenea, interesant și practic. În această zonă veți găsi mai multe opțiuni pentru afișarea contactelor. De exemplu, vă puteți găsi contactele în:

• Formular de listă,
• Ca o carte de vizită sau
• Personalizat

afișaj pentru a asigura claritatea. Cu opțiunea Vizualizare există întotdeauna posibilitatea:

• Afișați liste de contacte specifice,
• Salvați ca PDF sau
• Pentru a imprima.

Mai ales în afaceri și în sectorul privat există situații în care trebuie să transmiteți informațiile de contact unei alte persoane cu un clic. Acest lucru funcționează în intrarea „Eliberare” prin intermediul elementului de meniu „Redirecționați contactul”. În fereastra care se deschide, aveți opțiunea de a introduce detaliile de contact:

• Ca cărți de vizită Outlook sau
• Trimiteți ca persoană de contact Outlook.

Destinatarul poate transfera apoi datele personale primite în agenda personală din Microsoft Outlook cu un singur clic.

Dacă doriți să partajați întreaga agendă, puteți face acest lucru făcând clic pe elementul de meniu „Partajați contacte.” Puteți utiliza și agende de adrese externe primite prin punctul „Deschideți contactele partajate”.

Microsoft Outlook permite utilizatorilor să utilizeze împreună adrese, date personale și să completeze agende de adrese într-o echipă, să creeze contacte, să le introducă și să le partajeze. Acest lucru este deosebit de interesant în companii sau în cluburi. Utilizarea în comun poate fi avantajoasă și în zona familială.

În elementul de meniu „Categorii”, puteți clasifica contactele în culori cu butoane clare sau le puteți marca ca private. De asemenea, puteți utiliza funcția de căutare în agende pentru a găsi cu ușurință contacte individuale după nume sau alte informații de contact. Funcția de căutare cu câmpuri diferite este deosebit de interesantă atunci când trebuie gestionat un număr mare de contacte.

Pe scurt, Microsoft Outlook oferă multe opțiuni pentru organizarea și arhivarea contactelor personale și partajarea contactelor cu alții.

În Microsoft Outlook puteți gestiona diferite agende de adrese pentru a vă arhiva contactele separat unul de celălalt. Acest lucru este important dacă, de exemplu, doriți să separați profesional contactele de afaceri și cele personale. Poti:

• O agendă standard sau
• O colecție de agende sau liste de adrese,

Folosiți pentru a salva și arhiva nume, adrese de e-mail și alte informații. Dacă utilizați Outlook cu un cont Exchange Server, în mod implicit se creează o listă globală de adrese (GAL). Acest lucru este necesar pentru ca toți utilizatorii Exchange, de exemplu într-o companie, să poată accesa aceleași contacte.

Creați agende de adrese în Outlook

Dacă doriți să creați o altă agendă digitală în afară de agendele existente, aceasta funcționează conform următoarelor instrucțiuni:

1. În meniul Fișier, comutați la subelementul Setări cont.

   

2. Sub „Adăugați sau eliminați conturi sau modificați setările de conexiune existente” veți ajunge la o nouă secțiune în care puteți crea o altă agendă în fereastra de dialog.

   

3. Faceți clic pe „Nou” și apoi alegeți dacă doriți să integrați o altă agendă sau un serviciu de director LDAP. Un director Internet LDAP este un serviciu care caută directoare pe alte servere pentru a găsi nume, contacte sau alte informații. Utilizatorii Microsoft Exchange nu pot adăuga o nouă agendă Outlook.

De ce ar trebui să salvați contactele și să păstrați o agendă în Outlook

O agendă de adrese din Microsoft Outlook poate fi comparată cu o agendă sau o agendă telefonică analogică cu care încă mai lucrează mulți oameni. În aceasta, sunt introduse în mod continuu adrese noi, datele actualizate sau contactele șterse manual. O agendă digitală în Outlook îndeplinește aceleași sarcini. Formează cadrul pentru contacte și detalii de contact, care pot fi afișate în diferite grupuri de contacte și foldere de contact. Microsoft Outlook își dezvoltă întregul potențial atunci când contactele, calendarul și mesajele de poștă electronică sunt vizualizate și utilizate ca o unitate inseparabilă.

Un alt motiv pentru care persoanele de contact importante ar trebui stocate în Outlook are legătură cu așa-numita poștă nedorită. Outlook are o funcție de poștă electronică încorporată și filtrează mesajele nedorite sau e-mailurile publicitare. Datorită cuvintelor cheie specifice dintr-un mesaj, este posibil ca și mesajele importante care nu sunt spam să fie filtrate. Puteți preveni acest lucru salvând toate contactele din agenda de adrese. Outlook recunoaște contactele și le adaugă la lista expeditorilor siguri. În acest fel, aveți garanția că mesajele importante de la prieteni sau parteneri de afaceri nu vor fi văzute în mod eronat ca spam de către sistem. Dacă ați adăugat accidental un contact important la lista expeditorilor blocați, puteți elimina blocul făcând clic pe fila „Expeditori blocați”.

O altă funcție relevantă pentru practică în care colaborează funcția de calendar și lista de sarcini este așa-numita retrimiterea pentru contacte. Această opțiune vă permite să adăugați contacte importante la sarcinile dvs. din Outlook. De exemplu, dacă trebuie să apelați un contact în trei zile și nu doriți să stabiliți o întâlnire în calendarul Outlook, puteți transfera și contactul în lista de activități.

Câte contacte sunt utile și posibile în Outlook

Într-o agendă de adrese analogică, puteți pierde rapid evidența contactelor. Dacă agenda este sortată după litere, caracterele de înaltă frecvență precum B, S, M sau N se completează rapid. Consecința este că numele și contactele noi nu pot fi adăugate clar și apar în margine. Acest lucru nu se poate întâmpla cu o agendă digitală, deoarece nenumărate intrări pot fi gestionate în Microsoft Outlook. Din acest motiv, Microsoft nu impune o limită a numărului de contacte care pot fi salvate în Outlook. Câteva sute sau câteva mii de contacte diferite pot fi salvate în agenda cu toate detaliile acestora. Dacă doriți să gestionați o mulțime de contacte, ar trebui să vă concentrați asupra atenției atunci când creați.

Dacă aveți un număr mare de contacte, ar trebui să adăugați cât mai multe detalii unei persoane. Acest lucru crește șansele de a găsi persoana sau compania pe care o căutați atunci când căutați contacte. Datele de contact completate slab sunt contraproductive și conduc la muncă suplimentară.

Bacsis: În special, asigurați-vă că introduceți numele și prenumele contactului dvs. în coloana corectă. În caz contrar, poate fi o mare provocare să găsiți din nou contactul într-o căutare ulterioară.

Exportați sau importați contacte sau agenda

Importul sau exportul de contacte individuale sau agende complete, liste de distribuție și grupuri de contacte este ușor posibil în Outlook. De exemplu, dacă primiți un laptop nou, vă puteți transfera contactele și agendele pe un al doilea computer cu doar câteva clicuri. De asemenea, este posibil să partajați o agendă cu alte persoane sau colegi. Aici este important să respectați autorizațiile și nivelurile de autorizare.

Pe lângă exportarea sau importarea agendelor Outlook, pe care le puteți recunoaște după extensia de fișier .pst, puteți configura și agende de adrese din alte aplicații din Outlook. De exemplu, puteți deschide și citi cu ușurință un vechi cont de poștă Windows care a fost întreținut sub Windows Vista. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de fișierul de date din Windows Mail. Acest lucru este citit în asistentul de import și export Microsoft Outlook. Expertul pentru import și export poate fi găsit în Fișier> Deschidere și export.

Apoi aveți mai multe opțiuni. Deschideți fișierele de date Windows Mail mai vechi cu al treilea câmp de selecție „Import / Export.

Ștergeți contactele duplicate - așa funcționează

După utilizarea Outlook, este normal ca unul sau celălalt contact să fie duplicat în Outlook. Acest lucru se poate întâmpla mai ales dacă mai multe persoane editează lista de contacte în Microsoft Exchange. Nu este dificil să eliminați duplicatele din agenda, deoarece Outlook are o funcție extinsă de sortare în lista de contacte. Dacă doriți să aflați ce contacte duplicate sunt prezente în Outlook, procedați după cum urmează:

1. În zona Persoane de contact Outlook, navigați la fila Vizualizare.

2. Faceți clic pe prima intrare din listă „Schimbați vizualizarea”.

3. Schimbați vizualizarea din „Persoane” în „Listă” sau „Telefon”.

   

4. Se deschide o fereastră în care vă puteți sorta contactele în funcție de diferite criterii și puteți filtra și șterge toate contactele duplicate.

5. Dacă este necesar, puteți marca opțional contactele importante cu care comunicați regulat ca favorite în agenda de adrese.

6. Dacă doriți să imprimați o listă de adrese personalizate, ar trebui să utilizați o vizualizare personalizată cu o altă ordine în loc de vizualizarea standard. În acest fel puteți sorta individual toate câmpurile de contact relevante și puteți primi o imprimare cu informațiile importante pentru dvs. Practic, este logic să imprimați mai multe contacte și să utilizați liste de contacte tipărite pe lângă listele de adrese digitale.

7. Puteți șterge un contact deschizând meniul de selecție cu butonul din dreapta. În zona de jos a casetei de dialog veți găsi elementul de meniu „Ștergeți”.

   

Tutorial video: Cum se creează și se salvează un contact nou în Outlook

Creați noi contacte profesional

Dacă doriți să creați un contact nou, acest lucru se poate face cu un singur clic în zona de contact din Outlook. Acest lucru funcționează aproape identic în Outlook ca în agenda de adrese din Windows Vista sau Windows XP. Pentru a face acest lucru, navigați mai întâi la Contact nou în meniul Start sub „Nou”.

După ce ați făcut clic pe „Contact nou”, se deschide o fereastră cu diverse opțiuni de introducere:

Este logic să umpleți masca de intrare și toate opțiunile cu cele mai importante date și informații despre contact. De exemplu, pe lângă numele și adresa, puteți introduce și un site web sau o adresă de chat sau puteți crea note suplimentare despre contact în câmpul de note. Aceasta oferă o imagine completă a unei persoane. Mai ales dacă contactul este nou și necunoscut, are sens să încorporăm cât mai multe detalii posibil. După intrare, fereastra este închisă în partea dreaptă sus folosind butonul „Salvare și închidere”. Intrarea de contact apare apoi în agenda de adrese standard. Înainte de a introduce un contact nou, puteți seta agenda în care ar trebui să fie salvată. De asemenea, este posibil să mutați un contact nou din agenda de adrese standard într-un subfolder sau să îl atribuiți unui grup de contacte.

Adoptați automat adresele de e-mail ca contacte

În e-mailurile private sau de afaceri, este obișnuit să fie create continuu contacte noi pe care doriți să le transferați în agenda de adrese. În loc să transferați laborios detaliile de contact, de exemplu adresa de e-mail și alte date personale, puteți adopta automat adresele de e-mail ca o nouă persoană de contact în Outlook. Acest lucru se întâmplă automat de îndată ce trimiteți un mesaj noului contact sau răspundeți la un e-mail.

De asemenea, este posibil să introduceți automat toți destinatarii unui e-mail în agendă. Acest lucru poate fi util și eficient atunci când faceți parte dintr-un mesaj către mai mulți destinatari cu care ați dori să comunicați ulterior. Salvarea acestora marchează noile contacte ca destinatari siguri. În plus, puteți clasifica contactele dintr-un grup, astfel încât să puteți scrie grupului de contacte ulterior cu un singur clic.

Duplicați contactele prin simpla apăsare a unui buton

Duplicarea contactelor este, de asemenea, interesantă și practică. Vă puteți economisi multă muncă cu un singur pas. Copierea înregistrărilor de date este eficientă, printre altele, dacă trebuie să creați mulți angajați ai unei companii în Outlook, unde diferă doar extensia și numele. Cu comenzile rapide de la tastatură Ctrl + C și Ctrl + V, cunoscute în Windows, puteți duplica cu ușurință contactele.

Numere de fax și adrese de e-mail separate

Unii utilizatori descriu o problemă în Outlook în care, atunci când faceți clic pe câmpul „Către” din e-mailuri, numerele de fax sunt, de asemenea, utilizate în plus față de adresele de e-mail. Aceasta este o sortare incorectă a software-ului care poate fi curățată cu câteva clicuri. Pentru a face acest lucru, trebuie să împiedicați afișarea numerelor de fax în dialogul „Selectați numele: Contacte”.

Conectați Skype și Outlook prin supliment

Diverse metode moderne de lucru sunt rezumate sub termenul umbrelă „Lucrare nouă”. Programul de lucru flexibil, digitalizarea și comunicarea eficientă fac parte din New Work. Apelurile video sunt o opțiune bine cunoscută, care a fost foarte frecventată, mai ales de la pandemia de coroană. Acestea oferă posibilitatea de a intra în contact cu oameni de oriunde din lume la un cost redus sau gratuit și imediat prin Skype, Whatsapp sau Zoom.

Skype, ca parte a familiei Microsoft, poate fi ușor integrat în Outlook. Cu Skype este posibil să planificați apeluri sau conferințe Skype în Outlook și să atribuiți numele Skype individual fiecărui contact. De asemenea, puteți utiliza un supliment pentru a conecta agenda de adrese în Outlook și agenda telefonică în Skype. Acest lucru garantează că nu există concedieri în adrese și că există o bază de date uniformă.

Rezumat și concluzie privind contactele Outlook

Nu este dificil să organizezi contacte în Microsoft Outlook. Outlook își desfășoară întregul potențial atunci când contactele, e-mailurile, sarcinile și calendarul sunt utilizate ca unitate. Outlook oferă, printre altele, un asistent sofisticat de import și export care poate fi folosit pentru a importa contacte din versiuni vechi sau alte programe. De asemenea, este posibil să exportați sau să partajați contacte, o agendă sau liste de contacte cu alți utilizatori interni sau externi. Contactele de mare importanță pot fi marcate ca favorite.

Crearea unui nou contact în Outlook este posibilă fără probleme datorită structurii meniului ușor de utilizat. Este important să procedați cu grijă atunci când creați adrese noi și să nu confundați câmpurile pentru prenume și prenume, de exemplu. Salvarea automată a contactelor de la e-mailurile primite și filtrarea simplă a contactelor duplicate folosind o funcție extinsă de căutare sunt, de asemenea, esențiale și relevante pentru practică. Microsoft Outlook cu:

• Zona de contact pentru adulți,
• Multe opțiuni practice și
• Suprafața sa structurată

este o garanție pentru utilizatorii fără experiență, precum și pentru utilizatorii experimentați de a gestiona contactele într-un mod semnificativ, pe termen lung și profesional.