Utilizarea Microsoft Outlook: sfaturi și setări

Cu aceste ghiduri veți deveni un profesionist Outlook

Achiziționarea Outlook ca parte a pachetului Office sau ca o singură versiune este primul pas pentru a comunica profesional prin e-mail, a crea sarcini sau a gestiona întâlnirile. Știind cum să folosiți Outlook corect și intuitiv este mai important decât instalarea inițială.

Posibilitățile Outlook sunt diverse și permit utilizatorilor să comunice profesional. Integrarea Microsoft PowerPoint, Excel sau Word are ca rezultat o valoare adăugată considerabilă pentru utilizatorii Microsoft Office. În plus, există funcții importante care permit utilizatorilor să comunice rapid, eficient și cu un nivel ridicat de competență cu Microsoft Outlook. Pentru a putea folosi Outlook profesional, este logic să vă familiarizați cu instrucțiuni scrise și manuale digitalizate care explică elementele de bază ale Outlook și funcțiile din interior.

Tutorial video în Outlook: Cum să profitați la maximum de Outlook

Găsiți și sortați mesaje, întâlniri și articole

Microsoft Outlook simplifică practic utilizatorii pentru utilizarea software-ului. În plus față de structura de meniu auto-explicativă, utilizatorii vor găsi instrucțiuni integrate în program și o funcție clară de ajutor care poate fi selectată printr-un element de meniu separat. Acest lucru poate fi apelat în orice moment prin intermediul elementului de meniu „Ajutor” din panglica meniului.

În ciuda acestor structuri ușor de utilizat, unele funcții sunt ascunse, necunoscute de noii utilizatori sau care nu pot fi recunoscute ca fiind esențiale la prima vedere.

Un ajutor esențial pe lângă pagina de ajutor, cursuri de instruire și tutoriale este funcția de căutare integrată în Outlook, pe care o puteți găsi întotdeauna ca un câmp fix deasupra barei de meniu:

Căutarea în Outlook este convenabilă și permite utilizatorilor să seteze parametri de căutare individuali. Este posibil, de exemplu, să căutați termeni specifici, să căutați prin mai multe foldere, să căutați prin foldere de arhivă sau să scanați o semnătură de e-mail pentru termeni de căutare în același timp sau să afișați opțiuni avansate de căutare.

În timp ce căutarea avansată poate fi găsită în mod vizibil în zona de meniu de sus din versiunea curentă a Outlook, a fost ascunsă, de exemplu, în versiunile anterioare. Dacă nu știați combinația de taste CTRL + SHIFT + F, a fost dificil să controlați căutarea avansată. Puteți adapta cu ușurință căutarea instantanee în Outlook 2010 și toate versiunile ulterioare la cerințele dvs. personale.

Sfat important pentru utilizatorii Outlook 2007 și 2010

Nu puteți găsi e-mailuri importante în ciuda funcției de căutare activată? În acest caz, este necesar să reporniți indexarea Outlook. Acest lucru este valabil mai ales pentru versiunile Outlook 2007 și 2010, deoarece ambele programe utilizează indexul de căutare Windows pentru căutări. Dacă acest index de căutare este deteriorat, căutarea nu va mai funcționa corect. După reindexare, sistemul dvs. va găsi toate mesajele de e-mail ca de obicei.

Utilizatorii ar trebui, de asemenea, să fie extrem de atenți la ștergerea articolelor direct din folderul de căutare din Outlook. Deoarece folderele de căutare sunt exclusiv foldere virtuale care sunt legate de folderele fizice, fiecare ștergere din folderul de căutare declanșează o ștergere „reală”. În acest fel, ștergeți în mod deliberat elemente din Outlook.

Utilizarea funcției de sortare a Outlook - sfaturi și trucuri

Fiecare utilizator Outlook îl știe: dacă uitați să continuați să citiți și să sortați mesajele primite în Outlook, pierdeți rapid evidența lucrurilor. Pentru a face față acestei provocări, ar trebui mai ales să știți și să utilizați opțiunile de sortare din Outlook. De exemplu, puteți defini macrocomenzi și reguli în căsuța de e-mail pentru a sorta și organiza corect buletinele informative primite.

Funcția de stocare a mesajelor trimise într-un folder special pentru clienți, în loc să fie în general în folderul „Articole trimise” este interesantă și utilă în special într-un mediu profesional. Funcția de sortare automată economisește timp și afișează clar toate mesajele trimise unui client într-un dosar. În agendă aveți și opțiunea de a sorta după nume sau alte criterii care sunt importante pentru dvs.

Oricine gestionează mai multe conturi de e-mail cu Microsoft Outlook apreciază posibilitatea de a sorta e-mailurile primite în Outlook în funcție de contul către care a fost trimis e-mailul. Această funcție utilă a fost introdusă cu Outlook 2003 și ajută la prezentarea mai clară a mesajelor primite. De asemenea, este posibil să afișați toate mesajele de la un expeditor.

Funcția de afișare a e-mail-urilor aferente sortate într-un arbore de discuții este extrem de practică. Acest tip de aranjament vă oferă o prezentare generală a tuturor mesajelor și a conținutului acestora, în special pentru proiectele îndelungate cu un număr mare de e-mailuri.

În rezumat, funcția de sortare din Outlook completează numeroasele avantaje ale software-ului. Prin sortare și funcțiile de căutare extinse și structurate logic, în calitate de utilizator păstrați o imagine de ansamblu. Mesajele, sarcinile, articolele și întâlnirile dvs., precum și căsuța de e-mail sunt sortate tot timpul.

Cum se folosește Outlook - trimiteți e-mailuri profesional

Trimiterea și primirea e-mailurilor fac parte din rutina zilnică pentru majoritatea utilizatorilor Outlook. De asemenea, este interesant că puteți regla flexibil vizualizările din Outlook. De exemplu, este posibil să se afișeze numai mesajele necitite pentru a nu rata niciun e-mail nou în niciun moment. Acest lucru funcționează cu unul sau mai multe conturi de e-mail. Nu contează dacă utilizați mai multe tipuri de conturi diferite și cutii poștale diferite, cum ar fi IMAP și Exchange, în Outlook.

În același pas, aveți, de asemenea, opțiunea de a vă marca mesajele în diferite culori pentru urmărire. Marcajele cu steaguri de diferite culori pot fi bifate cu o bifă „terminat” în orice moment. În acest fel, puteți vedea vizual dintr-o privire ce mesaje mai trebuie procesate pentru urmărire.

Gestionați în mod competent e-mailurile citite și necitite

De asemenea, este practic să faceți setări specifice și, de exemplu, să afișați numai mesaje din ultimele 7 zile sau în principal e-mailuri cu atașamente. Dacă doriți, de asemenea, să știți câte mesaje sunt într-un folder, puteți afișa acest lucru cu câteva ajustări în setările Outlook.

Copii ale mesajelor de e-mail importante trimise pot fi plasate și în orice folder. După ce ați citit noile e-mailuri, puteți marca mai multe mesaje sau foldere întregi și le puteți afișa ca citite sau necitite în întregime. Puteți restabili la fel de ușor e-mailurile individuale citite în starea inițială și le puteți evidenția ca necitite. Dacă doriți să ștergeți mesajele necitite, de exemplu în folderul spam, acest lucru funcționează cu combinații de taste ușor de utilizat.

Probleme de sincronizare și conexiune la internet insuficientă

Dacă există probleme de sincronizare în versiunile mai vechi de Outlook, mesajele individuale pot fi stocate în cache în folderul Conflict. Este logic să vizualizați acest dosar la intervale regulate. Aveți o recepție WiFi inadecvată sau aveți probleme cu conexiunea dvs. celulară și puteți prelua e-mailuri în mod insuficient în Outlook. În acest caz, puteți, de asemenea, să citiți și să scrieți mesajele offline. După ce ați procesat toate e-mailurile, accesați online și trimiteți mesajele. Această setare poate fi, de asemenea, interesantă pentru călătoriile de afaceri în afara Europei, dacă accesul la Internet este costisitor.

Sfat practic:

Dacă doriți să măriți e-mailurile pentru citire, puteți face acest lucru cu o comandă rapidă de la tastatură. Alternativ, veți găsi un glisor în partea dreaptă jos a ferestrei Outlook principale pe care o puteți utiliza pentru a regla factorul de zoom cu mouse-ul.

Funcții generale Outlook și opțiuni esențiale de optimizare

O funcție esențială în Outlook pentru a găsi cu ușurință e-mailuri, întâlniri sau sarcini este funcția de căutare integrată menționată în partea de mai sus. În versiunea curentă a Outlook puteți utiliza cu ușurință câmpul de căutare de deasupra barei de meniu pentru căutări cu text integral. Comenzile rapide de la tastatură și limitele de căutare fac căutarea și mai convenabilă. Crearea de foldere favorite este, de asemenea, practic relevantă și eficientă. Folderele preferate garantează că folderele utilizate în mod regulat pot fi găsite în orice moment. Trageți folderele favorite într-un singur pas cu mouse-ul în zona de deasupra structurii generale a folderelor. Ca urmare, în general, veți vedea folderele preferate în zona de sus a vizualizării.

Pe lângă folderele preferate și aranjarea profesională a e-mailurilor, este logic să arhivați mesajele primite continuu. Funcția de arhivare automată integrată în software face automat o copie de rezervă a datelor dvs. la intervale regulate. Mută mesajele din Outlook într-un fișier de arhivă extern.

În acest fel, dvs., utilizatorul, puteți fi siguri că mesajele importante nu pot fi pierdute din cauza virușilor sau a erorilor utilizatorului în orice moment. Arhivarea automată poate fi oprită și oprită fără probleme pentru foldere sau module individuale. Dacă doriți să căutați în mod specific în fișiere de arhivă, trebuie să deschideți aceste fișiere de arhivă în Outlook. Puteți face acest lucru făcând mai întâi clic pe Fișier. Apoi selectați Deschideți și intrarea Fișiere de date Outlook. În pasul următor puteți utiliza căutarea avansată.

Închideți toate ferestrele într-un singur pas

Știi că? Ați deschis diferite ferestre în Windows și Outlook și trebuie să le închideți unul după altul. Acest lucru este mai ușor în Outlook utilizând comanda „Închideți toate ferestrele”. În cel mai recent Outlook 365 veți găsi simplificarea în meniul: „Vizualizare> Fereastră> Închidere toate elementele”.

Personalizați sarcinile, notele și calendarul

Mai ales în perioadele în care multe întâlniri și sarcini trebuie finalizate în același timp, este important să păstrați o imagine de ansamblu în orice moment. Outlook garantează acest lucru prin diferite setări din calendar și din listele de activități. De exemplu, puteți afișa toate sarcinile importante aranjate clar în funcție de data scadenței.

Într-un mediu profesional, este esențial să primiți un răspuns la solicitările de întâlnire cu o notificare scurtă. Outlook prezintă în mod clar cererile de întâlnire și oferă utilizatorilor o valoare adăugată suplimentară: din Outlook 2010 puteți vedea clar care persoane invitate au acceptat și care nu au confirmat încă întâlnirea. Această funcție face mai ușoară urmărirea colegilor sau partenerilor de afaceri impliciti și implementarea programărilor comune.

Funcția de notă din Outlook este, de asemenea, utilă și practică. În loc de hârtie post-it că:

• Faceți un birou și un birou aglomerat,
• Nu respecta regulile de protecție a datelor și
• Al cărui conținut poate fi trecut cu vederea,

aveți opțiunea de a utiliza funcția de notă atunci când utilizați Outlook. Notele sunt afișate pe ecran într-un mod similar cu post-it-urile de hârtie și pot fi afișate în culori diferite, dacă este necesar și pentru o mai bună diferențiere.

Funcția de notă poate ajuta utilizatorii să salveze cuvinte cheie sau sarcini importante departe de calendar sau de lista de activități din Outlook.

Goliți folderul „Elemente șterse”

Dacă primiți o mulțime de mesaje și mesaje de e-mail spam, folderul „Elemente șterse” integrate în Outlook se umple rapid. Este posibil să ștergeți folderul fără niciun efort. Un clic cu butonul din dreapta al mouse-ului este suficient pentru a porni procesul de ștergere cu comanda „Dosar gol”. Este important ca folderul să conțină numai obiecte care urmează să fie șterse. Din acest motiv, este logic să parcurgeți dosarul înainte de procesul final de ștergere și să verificați dacă există e-mailuri șterse incorect.

De asemenea, puteți seta Outlook să șteargă automat toate e-mailurile șterse la ieșirea din software.

Proiectați macrocomenzi și afișați-le în Outlook

În Microsoft Outlook și, de asemenea, în alte aplicații software, există întotdeauna secvențe de lucru echivalente. În acest caz, Outlook oferă opțiunea de a configura macrocomenzi pentru a putea lucra mai eficient. Macrocomenzile sunt un set de comenzi care sunt executate automat. În plus față de macrocomenzi, puteți utiliza și Outlook pentru a le insera în panglică. În acest fel, aveți la dispoziție macro-urile personale cu un singur clic. De asemenea, vă puteți semna digital macro-urile.

Formatați mesajele așa cum ați face în Microsoft Word

Utilizatorilor Outlook 365 le place să utilizeze opțiunile de formatare care apar în elementul de meniu „Formatare text” imediat ce este scris un nou mesaj de e-mail. Utilizatorii pot decide dacă doresc să trimită un mesaj în format HTML sau text și în ce font sau dimensiune trebuie să fie alcătuit mesajul.

În versiunile mai vechi de Outlook, cum ar fi Outlook 2007 și 2010, software-ul avea propriul editor de poștă. Aceasta a fost structurată într-un mod similar cu Microsoft Word. Cu editorul, utilizatorii puteau accesa diverse funcții de proiectare fără a fi nevoie să utilizeze Word. O funcție de comentariu ar putea fi adăugată și cu setările ulterioare.

Găsiți șabloane cu ușurință

În cursul dezvoltării ulterioare a Outlook, locația de stocare a șabloanelor pentru e-mail-uri sau șabloane din Word și Excel s-a schimbat. În majoritatea cazurilor, puteți găsi șabloanele dvs. personale în următoarea cale de căutare:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

O altă sursă în care sunt stocate setările Outlook este registrul. Informații suplimentare despre cum să găsiți registrul și ce date sunt salvate pot fi găsite la următorul link.

Afișați textul sursă

O funcție interesantă pentru programatorii experimentați este afișarea textului sursă al mesajelor. În versiunile anterioare ale Outlook, făcând clic dreapta pe mesaj era suficient pentru a afișa textul sursă. Funcția este ascunsă în versiunea curentă a Outlook 365 - dar poate fi găsită cu doar câteva clicuri:

1. Faceți dublu clic pe un mesaj a cărui sursă doriți să o vizualizați.

2. În partea de sus a câmpului de căutare, tastați „text sursă”.

3. Opțiunea „Mutați în continuare acțiunile”.

4. Faceți clic pe link și în fereastra următoare selectați: „Alte acțiuni”> „Cod sursă”.

5. Puteți vizualiza textul sursă al mesajului și îl puteți copia sau modifica, dacă este necesar.

Rezumat și concluzie

Utilizarea Microsoft Outlook nu este dificilă. Aplicația software a fost configurată și dezvoltată în continuare în așa fel încât să poată fi folosită cu ușurință pentru toate aplicațiile de comunicare zilnice. Majoritatea funcțiilor pot fi controlate intuitiv și sunt aranjate în meniuri ușor de utilizat. Outlook impresionează și cu:

• O funcție de căutare sofisticată, de asemenea
• Posibilitatea de a grupa funcții cu alte programe din familia Office, cum ar fi Excel sau PowerPoint.

Contactele, notele, setările individuale, programările și multe alte funcții completează funcționalitatea Outlook. Utilizatorii acționează cu promptitudine atunci când încearcă funcții noi, consultă instrucțiuni și manuale și folosesc sfaturi pentru a putea utiliza în mod continuu Outlook mai bine și mai eficient.