Software în viața de zi cu zi a biroului: Microsoft Office și alternative

Aici puteți citi tot ce trebuie să știți despre diferitele programe Office

Viața profesională s-a schimbat în mod explicit ca urmare a digitalizării. Cu ani în urmă, oamenii foloseau din ce în ce mai mult telefonul pentru a discuta probleme de afaceri, dar astăzi se bazează pe e-mail sau comunicare cu servicii de mesagerie precum WhatsApp sau Facebook. Mai ales odată cu izbucnirea crizei coroanei, lumea muncii s-a reformat decisiv. Întâlnirile personale și călătoriile de afaceri cedează loc comunicării digitale cu sisteme de videoconferință precum Zoom sau Skype. Această dezvoltare are, de asemenea, un impact asupra sectorului privat.

Odată cu digitalizarea în avans, software-ul în rețea pentru comunicarea de birou devine din ce în ce mai important și mai popular. Din acest motiv, programele care pot fi utilizate în viața de zi cu zi a biroului privat sau de afaceri joacă un rol mai decisiv în birou. Microsoft Office ca cel mai cunoscut reprezentant al programelor pentru birou, precum și software-ul gratuit precum LibreOffice, Open Office sau Ashampoo Office sunt utilizate în fiecare zi de milioane de oameni din Germania și de miliarde de oameni din întreaga lume.

De aceea software-ul este important pentru comunicarea profesională de birou

Dacă vă uitați la provocările cu care se confruntă companiile sau persoanele fizice din cauza globalizării, puteți înțelege de ce software-ul modern de comunicare de birou este esențial. Cu produsele lor, companiile concurează cu multe alte companii naționale și internaționale. Datorită condițiilor-cadru diferite, produsele pot fi produse și comercializate mai ieftin în unele țări. În acest context, este cu atât mai important să creați marketing profesional pentru propriul portofoliu de produse care să transmită valoare adăugată și avantaje. În același timp, este esențial să poți reacționa rapid și eficient la întrebările clienților.

Exemplu:

O companie mijlocie comercializează un frigider ca o inovație tehnică de produs pe piața mondială. Clienții interesați și existenți primesc informații inițiale în prezentări regionale și naționale. Situația este similară cu prezentările online care sunt transmise în flux pe internet. Pentru aceste și alte măsuri de marketing, compania folosește software modern de prezentare, cum ar fi Microsoft PowerPoint.

Clienții interesați solicită o ofertă pentru noul tip de frigider. Calculul global al prețului, care include toate costurile de material și de fabricație, a fost stabilit în calcule extinse în Microsoft Excel. Au fost legate nenumărate tabele pentru a crea o ofertă corectă și adecvată pentru fiecare client. În plus față de calcularea costurilor, Microsoft Excel este utilizat și în companie pentru a calcula costurile interne de personal și pentru a înregistra multe alte procese.

După ce prețul ofertei a fost stabilit în Microsoft Excel, compania folosește Microsoft Word pentru a crea o scrisoare de intenție bogată în conținut și motivantă. Acest lucru este clar structurat și transmite avantajele și valoarea adăugată a produsului și a ofertei. Microsoft Word și Microsoft Excel au fost legate de un program CRM în acest scop. Aceasta introduce automat datele de contact ale prospectului în scrisoare și salvează oferta pe un server intern. În ultimul pas, gama de produse este trimisă individual prin e-mail cu Microsoft Outlook.

Exemplul arată clar cât de important este software-ul modern în birou. Sarcinile comunicării moderne la birou sau calculul ofertelor ar fi mai dificile și predispuse la erori fără aplicații software în rețea. În plus față de programele Microsoft Office, care sunt utilizate ca lideri de piață de multe companii, cerințele din exemplul de mai sus ar putea fi realizate și cu software-ul gratuit, cum ar fi Libre Office.

Este esențial ca funcțiile individuale ale programelor din birou să fie în mod semnificativ conectate în rețea. Crearea de prezentări de înaltă calitate, procesarea profesională a textelor, foi de calcul corecte și alte aplicații sunt posibile cu software-ul modern de birou. În multe cazuri, rezultatele pot fi afișate după doar câteva clicuri.

În același timp, software-ul precum Microsoft Office este puțin util dacă nu poate fi operat profesional. Din acest motiv, este crucial ca angajații din birou sau utilizatorii privați să cunoască și să utilizeze posibilitățile aplicațiilor software. În acest caz, software-ul de birou modern, cum ar fi Microsoft Office sau Libre Office, își îndeplinește scopul și ajută utilizatorii să comunice eficient și individual.

Microsoft Office - emblema software-ului de birou

Microsoft Office este disponibil ca software de birou din 1989. Destinate inițial exclusiv pentru Macintosh, versiunile suplimentare ale Microsoft Office pentru Windows au fost lansate rapid. În prima versiune, aplicațiile cele mai cunoscute astăzi au fost:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint, de asemenea
• Microsoft Mail

conține.

De-a lungul timpului, Microsoft Office a fost dezvoltat continuu. În magazin pot fi achiziționate diverse ediții pentru diferite domenii de responsabilitate. Versiunea actuală de vânzare cu amănuntul a Microsoft Office poartă numele Birou Acasă și Afaceri2021-2022 și costă o taxă unică de 299 euro. Poate fi obținut pentru cele mai comune sisteme de operare precum Windows, MacOS, iOS sau Linux. Prețul include versiunile complet instalate de Outlook, Word, Excel și PowerPoint pentru Windows sau Mac pentru un computer. Studenții cu un card de înmatriculare primesc Microsoft Acasă și student2021-2022 pentru o taxă unică de 149 euro. Versiunea student conține doar Microsoft Word, Excel și PowerPoint, Outlook nu este disponibil.

Utilizatorii de versiuni mai vechi ale MS Office le pot folosi și deschide fișiere cu noile formate de fișiere docx, xlsx sau pptx. În acest caz, este util să instalați și să utilizați pachetul de compatibilitate, pe care Microsoft îl oferă gratuit.

Bacsis:

Microsoft Outlook este gratuit în versiunea mobilă pentru tablete și smartphone-uri și poate fi descărcat gratuit din magazinul de aplicații respectiv pentru dispozitivele Apple sau Android. În plus, versiunile mai vechi de Office, de exemplu Office 2007 sau 2010, pot rula în continuare sub Windows 10.

În plus față de opțiunea de a cumpăra Microsoft Office, producătorul Microsoft oferă din 2011 licențierea Office pe bază de abonament sub denumirea comercială Office 365 la. În funcție de domeniul de livrare dorit, prețurile pentru clienții privați sunt de 10 euro pe lună (abonament anual 99 euro) pentru Familia Microsoft Office. Pentru companii, Microsoft oferă diferite versiuni de abonament care costă între 10,50 euro pe lună și 16,90 euro pe lună. Companiile beneficiază de următoarele aplicații software suplimentare:

• Microsoft Publisher (software de birou și design).
• Microsoft Access (bază de date).
• Microsoft Exchange (server de e-mail).
• Microsoft OneDrive Business (Cloud).
• Microsoft SharePoint (aplicație web pentru colaborare).
• Echipe Microsoft (platformă care combină chat, întâlniri, note și atașamente).

Planurile de preț exacte și informațiile despre programele și serviciile cloud incluse în Microsoft Office pot fi găsite la www.microsoft.com. Mai mult, Microsoft oferă instrucțiuni gratuite pentru produsele sale pe un site web special.

Programele Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel și Microsoft Word sunt deosebit de populare ca software de birou și joacă un rol major în Office-ul modern. Este important ca fiecare utilizator să știe ce funcții și opțiuni de bază sunt incluse în aplicații.

Informații:

Securitatea împotriva virușilor și troienilor este esențială pentru fiecare utilizator Microsoft Office. Practic, Microsoft livrează programele Office Word sau Excel cu macrocomenzi dezactivate. Acest lucru este important, astfel încât troienii sau alte programe malware să nu ajungă pe computerul dvs. printr-o macro.

Microsoft PowerPoint: software de prezentare profesional pentru utilizatorii privați și de afaceri

Se estimează că 500 de milioane de oameni din întreaga lume folosesc Microsoft PowerPoint ca software de prezentare. O întâlnire de afaceri fără diapozitive și o prezentare PowerPoint a devenit rară. Companiile, profesioniștii independenți și utilizatorii privați se bazează în principal pe faptul că publicul poate fi entuziasmat și activat prin vizualizarea competentă a faptelor.

PowerPoint a fost dezvoltat inițial în 1987 de americanul Robert Gaskins și vândut către Microsoft sub numele „Prezentator”. În versiunea actuală, PowerPoint are un număr mare de funcții utile pentru pregătirea și desfășurarea prezentărilor într-un mod plin de viață și foarte competent.

Caracteristicile PowerPoint - acestea sunt opțiunile dvs. pentru prezentări pline de viață

Cu un clic pe o prezentare goală în PowerPoint, se deschide vizualizarea standard a PowerPoint.

În partea dreaptă, în vizualizarea standard, puteți vedea toate diapozitivele prezentării dvs. create până acum în format mic. În mijloc se află zona de construcție sau prezentare. În această zonă a software-ului aveți opțiunea de a proiecta fiecare diapozitiv individual. De exemplu, puteți insera text, grafică, videoclipuri și sunete sau alte dispozitive stilistice în mod specific și în locuri adecvate. În cea mai recentă versiune a PowerPoint, veți găsi, de asemenea, ideile de design în partea dreaptă în vizualizarea standard. Dacă începeți cu concepția unui diapozitiv, veți primi automat sugestii de proiectare din program, care pot fi adoptate cu un singur clic.

Repere pentru fiecare prezentare - cum să utilizați PowerPoint profesional

Nimic nu este mai plictisitor decât o prezentare cu prea mult text. Diapozitivele text fără dispozitive stilistice vizuale leagă publicul de monitor sau ecran. În loc să asculte vorbitorul, textul este citit și interpretat. În acest caz, principalele puncte ale vorbitorului sunt pierdute. Ascultătorii rătăcesc și intră într-o absență mentală. În loc să participați la prelegere, lăsați-vă plin de informații.

Pentru ca acest lucru să nu se întâmple și o prezentare PowerPoint să trezească interesul publicului în orice moment și să prezinte subiectul și faptele cu competență, veți găsi nenumărate posibilități în PowerPoint pentru a vă profesionaliza diapozitivele. Pentru a da toate exemplele, sfaturi și trucuri pentru utilizarea profesională a PowerPoint ar depăși domeniul de aplicare. Următoarele 3 exemple practice arată clar cât de util poate fi PowerPoint ca software de birou. Puteți vedea cum beneficiază utilizatorii în pregătire și, în același mod, publicul în timpul prezentării:

Exemplu practic 1: introduceți tranziții pentru a face o prezentare interesantă

O prezentare PowerPoint poate fi structurată ca o prezentare de diapozitive sau ca un film interesant. O prezentare de diapozitive pare de obicei plictisitoare, deoarece nu există efecte sau tranziții individuale în afară de imaginile afișate. O prezentare PowerPoint care este prezentată în stilul unei prezentări de diapozitive este monotonă pentru public.

Un obiectiv esențial al prezentării este de a informa, inspira și muta publicul la acțiune. Pentru a realiza acest lucru, este oportun să actualizați în mod specific tranzițiile între foliile individuale. În acest caz, pe de o parte, foliile proiectate variabil sunt interesante. În plus, tranzițiile dintre folii sunt, de asemenea, impresionante.

Cu PowerPoint este posibil să încorporați tranziții animate între diapozitive cu doar câteva clicuri. Acestea creează tensiune și mențin atenția publicului ridicată. Funcția „Tranziții” poate fi găsită în fila „Tranziții” cu același nume.

Tu stai:

• Dinamic,
• Spectaculos, de asemenea
• Tranziții subtile din folie

care ar trebui să se potrivească subiectului și designului de bază al prezentării în orice caz. O prelegere extrem de științifică cu o tranziție spectaculoasă, cum ar fi animația "fagure de miere„A furniza este contraproductiv. În schimb, conținutul dinamic, de exemplu tranziția „care zboară”, poate fi folosit într-o prelegere trepidantă care este destinată să inspire și să animeze publicul.

Ca în majoritatea cazurilor, următoarele se aplică tranzițiilor din PowerPoint: „Mai puțin este mai mult.” O prezentare nu ar trebui să fie aglomerată cu prea multe tranziții de diapozitive diferite. Acest lucru este important, deoarece altfel spectatorii își vor pierde interesul în ciuda tranzițiilor. Repetițiile redundante uzează și supraîncarcă o prezentare. În schimb, dacă încorporezi cu abilitate tranziții adecvate în prezentarea ta, vei câștiga publicul tău și vei crește atenția și interesul publicului.

Exemplul practic 2: Folosiți idei de design pentru a crea filme de înaltă calitate în cel mai scurt timp

Utilizatorii PowerPoint știu că poate dura mult timp pentru a crea prezentări PowerPoint informative, captivante și captivante. În plus față de subiect și puncte cheie, imaginile, tabelele, videoclipurile și alte dispozitive stilistice trebuie selectate în mod corespunzător și intenționat.

Un sondaj reprezentativ efectuat de GfK în numele Made in Office GmbH, în care au fost chestionați peste 1.000 de utilizatori de Office din companiile germane, arată cât de complex poate fi crearea de prezentări. În medie, angajații chestionați au lucrat 20 de ore pe lună cu PowerPoint. Din aceste 20 de ore, 8 ore au fost dedicate exclusiv formatării diapozitivelor. Studiul arată clar cât efort este necesar pentru a crea o prezentare atrăgătoare.

Utilizatorii celei mai recente versiuni de PowerPoint pot reduce timpul necesar pentru a proiecta diapozitive. Aveți opțiunea de a lăsa parțial formatarea diapozitivelor în program. Cu funcția integrată „Idei de proiectare”, care este afișată implicit în partea dreaptă a ecranului principal, angajații din birou sau utilizatorii casnici primesc idei elegante și atractive pentru proiectarea diapozitivelor. Dacă elementul de meniu este ascuns, acesta poate fi afișat prin fila „Start”. Elementul de meniu „Idei de proiectare” se află la sfârșitul filei.

În multe cazuri, ideile de proiectare pot, printre altele, să ajute la aranjarea corectă a imaginilor și textelor pe o diapozitivă sau să optimizeze designul. În plus față de sugestiile afișate, puteți utiliza butonul „Afișați idei de design suplimentare” pentru a obține sugestii suplimentare.

Prin utilizarea funcției „Idei de proiectare”, utilizatorii PowerPoint au opțiunea de a se concentra mai mult pe conținut și prezentarea mesajelor de bază în loc să petreacă prea mult timp îmbunătățind designul.

Sfat expert pentru editarea imaginilor:

Pentru a face părțile confidențiale ale fișierelor Office de nerecunoscut, nu este suficient să le formatați în negru pe negru. Pentru a vă asigura că pasajele de nerecunoscut nu pot fi citite, acestea trebuie întotdeauna șterse din imagine.

Exemplu practic 3: Încorporați conținut media pentru a crea o prezentare interactivă

Digitizarea avansată a făcut normal să puteți viziona videoclipuri, muzică și imagini în mișcare la cele mai înalte rezoluții în orice moment. Afișajele laptopurilor sau televizoarelor afișează videoclipuri în HD, Ultra HD și 4K. Același lucru se aplică muzicii și sunetelor care sunt transmise clar în Dolby Surround. Întrucât imaginile în mișcare, precum și muzica și sunetele sunt răspândite în societatea noastră, are sens să le integrăm și într-o prezentare PowerPoint. Acest lucru funcționează cu doar câteva clicuri pe fila „Insert” din elementul de meniu „Media”.

Printre altele, aveți opțiunea în această zonă de meniu:

• Introduceți un videoclip de pe hard disk sau o unitate cloud.
• Integrați un videoclip de pe o platformă online, cum ar fi YouTube.
• Încorporați fișiere audio de pe computer în prezentare.
• Porniți o înregistrare și integrați-o în prezentare.
• Introduceți o înregistrare pe ecran.

Dacă utilizarea mediului este reușită, depinde de selecția videoclipurilor sau a muzicii și a hardware-ului utilizat. În orice caz, o prezentare distractivă și distractivă, în care alternează texte și o prezentare frontală cu videoclipuri și serii foto, inspiră publicul. În plus față de interes, performanța de păstrare crește, deoarece conținutul vizual este stocat mult mai adânc în creier decât cuvintele sau textele rostite. Prin urmare, există motive obiective pentru a integra mass-media într-o prezentare și pentru a câștiga și încânta publicul cu muzică și imagini în mișcare.

Pe scurt, Microsoft PowerPoint oferă fiecărui utilizator o gamă largă de opțiuni și funcții pentru proiectarea de prezentări profesionale și axate pe public.Oricine folosește PowerPoint ca software de birou și cunoaște posibilitățile și subtilitățile programului creează prezentări de înaltă calitate cu aplicația. Acestea au potențialul de a inspira în mod durabil și de a transmite conținut și valori într-un mod modern și profund. Din acest motiv, PowerPoint este apreciat în birou și utilizat în fiecare zi pentru a crea prezentări de diapozitive.

Microsoft Excel - Creați foi de calcul ca un profesionist

Microsoft Excel a fost publicat în 1985 în prima sa versiune pentru Macintosh. Ca succesor al Microsoft Multiplan, scopul a fost să ofere software pentru foi de calcul complexe, orientat vizual. În 1989 a fost prezentată prima versiune Windows a Excel. În decursul timpului, software-ul a fost dezvoltat în mod constant. În prezent, este utilizat de milioane de utilizatori din întreaga lume în scopuri comerciale și private. În Excel există peste 400 de funcții cu ajutorul cărora calculele pot fi proiectate și afișate în aproape orice scop. De asemenea, este esențial ca rezultatele și calculele să poată fi afișate vizual în diagrame sau individualizate folosind forme, culori și fonturi.

Structura logică a Excel

După ce ați deschis un registru de lucru nou, gol în Microsoft Excel, veți găsi toate funcțiile Excel în modul de calcul, împărțit în diverse file.

La fel ca în toate celelalte programe Microsoft Office, funcțiile principale ale Excel sunt listate în fila „Start”. Structura uniformă a tuturor aplicațiilor software Office face ușor pentru utilizatorii Excel fără experiență să își găsească drumul în jurul programului.

Toate funcțiile de bază, de exemplu:

• Adaptarea fonturilor,
• Alinierea textului sau a numerelor, de asemenea
• Formatarea specifică a cifrelor

sunt clar detaliate în fila „Start”. O funcție este deosebit de importantă pentru tabelele mari în care sunt evaluate multe date. Este vorba despre funcția „Sortare și filtrare” din elementul de meniu „Editare”.

Utilizatorii Excel care lucrează mai rar cu formule și folosesc în principal Excel pentru interpretarea datelor, listelor și rezultatelor au nevoie în mod regulat de meniul „Sortare și filtrare”.

Ca în toate celelalte programe Office, aveți opțiunea de a insera imagini, diagrame, câmpuri de text sau obiecte 3D. Opțiunile pentru inserarea corectă a ilustrațiilor și diagramelor pot fi găsite în fila „Inserare”. Încorporarea legăturilor într-un tabel Excel, de exemplu, pentru a se referi la un site web intern al companiei sau la un proiect extern, este, de asemenea, practic.

La fel ca toate celelalte programe Office, Microsoft Excel impresionează cu opțiunea de a vizualiza tabelele individual. Oricine folosește Excel într-un mediu profesional depinde de prezentarea datelor și a informațiilor imputate într-un mod orientat spre fapte și, în același timp, atrăgător din punct de vedere vizual. Excel oferă toate funcțiile și opțiunile pentru acest lucru. Printre altele, puteți:

• Alegeți între diferite modele de masă gata făcute,
• Reglați și marginile și zona de imprimare
• Schimbați în mod specific culorile și fonturile.

Cu funcțiile din fila „Aspect pagină” este posibil să creați tabele unice, informative și atractive. Acestea reprezintă faptele și se concentrează în același timp pe principalele puncte și afirmații cheie din calcule. Însoțite de diagrame, sute sau mii de date individuale sunt utilizate pentru a crea o imagine de ansamblu profesională, imputată, care oferă privitorului informații de durată.

Utilizatorii pot adăuga, de asemenea, funcții matematice la foaia de calcul din fila Formule.

Excel vă oferă cele mai importante funcții din cele mai populare categorii sub elementul de meniu „Biblioteca de funcții”. Sub „Insert function” puteți utiliza opțiunea „Free text” și puteți descrie scopul unei funcții în propriile cuvinte. Programul vă va oferi apoi o formulă matematică adecvată.

Pentru utilizatorii noi și fără experiență Microsoft Excel care au puțină experiență în utilizarea formulelor, lucrul cu Excel înseamnă a practica pe termen lung pentru a utiliza formulele în mod sensibil. Funcțiile de ajutor conținute în Excel și funcțiile gata făcute și formulele matematice, pe care fiecare utilizator le va găsi de obicei ceea ce caută, sunt utile. Formulele speciale sunt descrise în multe forumuri de pe Internet și, în majoritatea cazurilor, pot fi copiate și lipite în propriul tabel.

Este posibil un transfer de date din diferite surse

Mai ales în mediul profesional, datele din diferite surse trebuie preluate pentru un calcul în Excel. Aici este de mare ajutor fila Date. Vă garantează că puteți înregistra și integra date din alte tabele Excel, informații despre baze de date și cifre din programe externe.

Sub „Preluare date” există nenumărate surse disponibile ale căror date le puteți conecta la tabelul dvs. Printre altele, puteți încorpora date din bazele de date Microsoft Access. În tutoriale gratuite, vă vom arăta cum să creați legături între cele două programe și cum să utilizați corect Access în general.

Această filă conține, de asemenea, două funcții practice pe care le puteți găsi sub elementul de meniu „Prognoza”.

Pe de o parte, puteți utiliza o „analiză ce-ar fi” pentru a reprezenta diferite scenarii. O astfel de estimare poate fi deosebit de importantă la calcularea obiectivelor prognozate pentru a lua decizii competente. Funcția „foaie de prognoză” poate fi utilizată pentru a crea tendințe și prognoze din datele disponibile într-un mod similar.

În fila „Vizualizare”, care este ultima alegere din zona meniului Excel de lângă paginile de ajutor, aveți opțiunea de a alege între:

• Alegeți diferite vizualizări ale registrului de lucru
• Pentru a determina dacă liniile de rețea și titlurile trebuie să fie afișate sau
• Setați factorul de zoom pentru masa dvs.

Cum să înghețe o fereastră - o opțiune importantă în Excel

Elementul de meniu „Remedierea ferestrei” este o funcție discretă și în același timp esențială în Microsoft Excel. Mai ales în cazul tabelelor care se extind pe mai multe pagini de pe ecran, există adesea problema că titlurile dispar atunci când derulați. Cu „Blocați fereastra” setați ca titlurile să fie introduse în linia de sus a fiecărei pagini a tabelului. Alternativ, puteți determina, de asemenea, că prima coloană este fixă.

Proiectați tabele profesionale în Excel - utilizați funcția Idei

La fel ca în cazul Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel oferă și o funcție în care primiți automat idei pentru proiectarea sau prezentarea profesională a mesei. Cu doar câțiva pași puteți obține tabele în Excel care sunt convingătoare și fac faptele ușor de înțeles prin vizualizări.

1. Utilizați datele pentru a proiecta un tabel în Excel, de exemplu o comparație tabelară de vânzări a produselor pe mai mulți ani calendaristici. Introduceți datele în Excel fără alte formate.

   

2. Deschideți funcția „Idei” în fila „Start” cu un dublu clic.

   

3. Programul afișează automat ideile de design pentru masa dvs. în partea dreaptă a ferestrei principale. Decideți o prezentare potrivită și atrăgătoare activând-o cu un dublu clic.

   

Datorită ideilor integrate în Excel, puteți profesionaliza eficient tabelele. Pentru un singur tabel, sunt afișate peste 20 de modele pentru a alege cea mai bună reprezentare. Această procedură vă economisește mult timp atunci când proiectați și formatați diagrame, diagrame și tabele. În același timp, puteți prezenta cele mai importante informații într-o manieră orientată spre fapte.

În rezumat, Microsoft Excel este cunoscut ca un program profesional de foi de calcul. Inserarea tabelelor elementare, afișarea diagramelor informative și încorporarea funcțiilor matematice complicate sunt trei dintre multele alte posibilități oferite de Excel. Cu suficientă practică și încercând noi opțiuni, utilizatorii Excel dobândesc cunoștințe de-a lungul timpului și pot folosi funcțiile aplicației software profesional.

Microsoft Word: procesare modernă de text pentru fiecare birou

Pe lângă Microsoft Excel și PowerPoint, Microsoft Word este unul dintre cele mai cunoscute programe din seria Office. Cu Microsoft Word, utilizatorii folosesc un program eficient și orientat spre practică pentru procesarea textelor. Pe lângă crearea de texte, care este cea mai importantă funcție a Word, pot fi create și litere de formă, iar tabelele pot fi integrate în litere sau documente.

Microsoft Word are o structură similară cu PowerPoint și Excel, ceea ce face mai ușor pentru noii utilizatori să înceapă. În fila „Start”, utilizatorii vor găsi cele mai importante opțiuni și funcții pentru crearea unei noi litere sau documente text.

Pe lângă „lipirea” textului din clipboard, în special meniul „Font” este folosit intens în Word. Acest lucru este esențial pentru

• Schimbați fontul și dimensiunea fontului,
• Faceți marcaje text sau
• Incorporează efecte de text.

Situația este similară cu elementul de meniu „Paragraf”. Inserarea punctelor glonț, utilizarea indentărilor și alinierea textului de bază pot fi setate în acest meniu de opțiuni.

Utilizați „Găsiți și înlocuiți” și funcția de dictare pentru a lucra mai eficient cu Word

Funcțiile „Căutare” și „Înlocuire” pot fi utile și eficiente pentru texte complexe. De exemplu, dacă doriți să știți cât de des apare un termen important într-un text, puteți afla acest lucru folosind lupa din elementul de meniu „Căutare”. În partea stângă se deschide un câmp de text în care puteți căuta vocabular.

Funcția „Înlocuiți” vă permite să înlocuiți termenii sau cuvintele cu o ortografie incorectă într-un singur pas. De exemplu, dacă ați integrat de mai multe ori termenul „esențial” în textul dvs. și doriți să îl schimbați în „esențial” conform recomandării actuale Duden, nu trebuie să căutați și să schimbați manual fiecare pasaj de text. Dacă introduceți ambele ortografii în funcția „Înlocuiți”, puteți face toate adaptările fără un pas intermediar.

Posibilitatea dictării textelor direct în Word este, de asemenea, practică. Acest lucru funcționează bine cu funcția „Dictate” din meniul „Language”. În același timp, software-ul profesional pentru dictări are beneficii mai mari pentru utilizatorii din companiile care se bazează pe dictarea fără erori. Pentru uz privat sau ocazional, se recomandă cu siguranță „dictarea” cu Microsoft Word.

Inserarea tabelelor și a graficelor în Word

În fila „Inserare”, aveți la dispoziție toate opțiunile, echivalente cu celelalte programe Office, pentru a vă profesionaliza documentul cu tabele, diagrame, intrări din Wikipedia, un videoclip online, comentarii și marcaje sau simboluri și formule. Este logic să folosiți câmpuri de text care servesc drept substituenți pentru imagini sau forme din document.

Informații:

Dacă primiți următoarea eroare când faceți clic pe un link din Word sau Excel: „Acest proces a fost anulat din cauza restricțiilor de pe acest computer”, trebuie să modificați intrările din registru. Puteți apoi să introduceți cu ușurință și să faceți clic pe linkuri în Word și alte programe Office.

Adaptați designul și aspectul documentului dvs. - acestea sunt opțiunile dvs.

În fila „Proiectare”, puteți adapta un document la un design gata realizat în doar câțiva pași și puteți selecta șabloane pentru formatarea proiectului. De asemenea, este posibil să adaptați culorile, fonturile, spațierea paragrafelor sau filigranele.

Fiecare document are nevoie de un aspect specific. În timp ce scrisorile de afaceri trebuie să fie proiectate în conformitate cu specificațiile DIN, cărțile de invitație sau pliantele pot fi proiectate individual. Toate setările legate de margini, alinierea de bază, formatul sau indentarea sunt făcute în fila „Aspect”.

Bacsis:

Studenții care pregătesc o lucrare științifică sau teza lor de doctorat pot folosi bine fila „Referințe”. Poate fi folosit, de exemplu, pentru a crea un cuprins. Pentru a exclude plagiatul, citările pot fi inserate clar în text ca surse externe și adăugate la lista bazelor legale. Word poate fi folosit și pentru căutarea inteligentă a cotațiilor.

Trimiterea scrisorilor în serie ca scrisoare sau e-mail - așa funcționează

În viața de afaceri de zi cu zi, fila „Expedieri” este foarte populară în multe companii. Cu acesta, literele de formular pot fi proiectate și legate de surse de date, de exemplu un fișier Excel. Plicurile și etichetele pot fi create în același mod și imprimate pe orice imprimantă. Previzualizarea din elementul de meniu „Previzualizare rezultate” este orientată spre practică. În loc să inițieze o imprimare de test costisitoare, previzualizarea poate fi afișată digital. Dacă se găsesc erori, acestea pot fi corectate înainte ca literele să fie tipărite efectiv, fără a risipi resurse.

Cu fila „Verificare”, Microsoft a integrat o verificare ortografică în Word și în alte aplicații precum Microsoft Outlook. Cu tezaurul de la bord, cu Word există o bază de date extinsă pentru sinonime. În plus, în această zonă de selecție puteți:

• Citiți un text cu voce tare
• Verificați accesibilitatea și
• Protejați documentul individual.

Utilizați șabloanele online Word pentru a crea documente profesionale

În loc să creați fiecare document personal și să lucreze detaliat, poate avea sens să utilizați șabloanele online ale Microsoft Word pentru a crea documente text precum:

• Un CV.
• O scrisoare de afaceri.
• O brosura.
• Prospect sau
• Pentru a crea un certificat.

Prin fila „Fișier”, în care puteți face multe setări de bază în Word, treceți la câmpul de selecție „Nou”. Pe lângă șabloanele dvs. personale, această zonă de selecție conține, de asemenea, numeroase șabloane disponibile online și un câmp de căutare în care pot căuta sugestii suplimentare pot căuta.

Cu șabloanele online de la Microsoft este posibil să proiectați majoritatea documentelor în scopuri profesionale și private cu Word. Șabloanele gratuite sunt disponibile și pentru alte programe Office, astfel încât să puteți utiliza gratuit sute de șabloane Word, PowerPoint și Excel.

Pe scurt, Microsoft Word oferă o gamă largă de opțiuni pentru crearea și trimiterea de documente text în mod profesional. Pe lângă opțiunea de a încorpora grafică și alte dispozitive stilistice în plus față de text, utilizatorii apreciază funcția de îmbinare a corespondenței sau capacitatea de a corecta și profesionaliza automat textele.

În ciuda utilizării pe scară largă a Microsoft Office și a numeroaselor și funcțiilor practice, nu fiecare utilizator este dispus sau nu poate plăti lunar pentru familia de programe sau să cumpere versiunea comercială a Office. În acest caz, pot fi alese alternative gratuite la Microsoft Office, care au similitudini cu Microsoft Office în ceea ce privește sfera lor funcțională.

Libre Office - funcții gratuite de birou în software open source

Un software care poate fi instalat gratuit în birou și care are o mare parte din funcțiile de birou ale Microsoft Office este Libre Office. Cu LibreOffice veți obține un pachet de birou puternic, cu o interfață funcțională și funcții esențiale pentru viața de zi cu zi a biroului. La fel ca Microsoft Office, LibreOffice combină diverse aplicații într-o singură suită pentru birou.

LibreOffice este un spin-off al binecunoscutului OpenOffice și al aplicației Star Office, care este, de asemenea, gratuit. Cu LibreOffice obțineți mai multe aplicații într-un singur pachet:

• Writer (procesor de text),
• Calc (foaie de calcul),
• Impress (program de prezentare),
• Draw (program de desen),
• Baza (gestionarea bazei de date),
• Matematică (editor de formule).

Principala diferență între LibreOffice ca software gratuit și disponibil gratuit și Microsoft Office plătit se află lângă structura de meniu individuală în formatele de fișiere. LibreOffice folosește Open Document Format (ODT), un format de fișier deschis care poate fi folosit și importat de multe alte programe gratuite de birou. Microsoft Office poate, de asemenea, să salveze documente în format ODT și să proceseze documente ODT.

Diferențe în formatele de fișiere - asta ar trebui să știți

	Microsoft Office	LibreOffice
Procesarea cuvântului	*. docx	* .odt
Foaie de calcul	* .xlsx	* .ods
Fișier de prezentare	* .pptx	* .odp

Listă: Producător de software gratuit, necomercial și gratuit pentru birou

Cu o cotă de piață estimată de peste 90%, Microsoft Office este liderul clar pe piață în domeniul software-ului de birou. În ciuda ofertei bazate pe taxe, utilizatorii apreciază avantajele Microsoft Office sau au lucrat întotdeauna cu software-ul Microsoft Office. Dacă căutați alternative, ar trebui să aflați mai multe de la următorii furnizori care oferă software de birou pentru descărcare gratuită:

furnizori	Link către ofertă
LibreOffice	de.libreoffice.org
Apache Open Office	www.openoffice.org/de/
Biroul WPS	www.wps.com/de-DE/
Softmaker Office (Furnizor german)	www.softmaker.de/softmaker-office
Microsoft Online Office (mai puține funcții decât Office 365)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Google Office și G-Suite	www.google.de/intl/de/docs/about/
Apple iWork (pentru iOS)	Inclus în Apple App Store și automat cu dispozitivele Apple noi

Rezumat: Software-ul pentru birou face multe și economisește timp prețios în viața de zi cu zi a biroului

Programele software precum Microsoft Word, Excel sau PowerPoint și alternativele gratuite ale acestora au devenit o parte indispensabilă a biroului. Sarcinile și provocările zilnice din viața de zi cu zi a biroului pot fi rezolvate profesional cu software specific pentru prezentări, foi de calcul, procesare de text și baze de date.

Funcțiile și posibilitățile software-ului de birou s-au schimbat constant de-a lungul anilor. Microsoft Office este în prezent standard pe un PC Windows și este utilizat în principal de companii. Microsoft Office sau propriul software Apple iWork al platformei pot fi de asemenea utilizate pe Mac și pe dispozitivele cu sistemul de operare iOS.

Ce pachet aleg utilizatorii în cele din urmă depinde de cerințele specifice care trebuie rezolvate profesional în birou. În orice caz, software-ul de birou aduce o contribuție decisivă la munca eficientă și în rețea în birou și în mediul privat.

Articol suplimentar:

• Noutăți în Microsoft Office Live Workspace și Office Live Small Business