Dacă vă gândiți la stocarea în cloud și la soluții pentru stocarea externă a datelor și backupul datelor, majoritatea utilizatorilor se gândesc mai întâi la produse precum OneDrive, Google Drive sau iCloud. Compania americană Box și Box Cloud sunt în mare parte necunoscute utilizatorilor privați din Germania. Pentru că Box Cloud, cu gama sa de funcții, este o alternativă interesantă la soluțiile obișnuite de cloud, în special pentru companii.
Box nu este atât o stocare clasică în cloud, ci un software ECM ale cărui caracteristici și funcții principale includ o stocare securizată în cloud numită Box Cloud.
Ce diferențiază software-ul ECM de un cloud?
ECM este o abreviere pentru termenul englez Enterprise Content Management. Software-ul ECM este folosit pentru a crea, organiza, stoca și distribui conținut. Software-ul ECM poate fi folosit și pentru a automatiza procesele și a simplifica fluxurile de informații între diferite departamente și unități organizaționale.
Avantajele software-ului ECM sunt multiple. Software-ul ECM poate ajuta companiile să reducă costurile prin digitalizarea și automatizarea conținutului. De asemenea, poate ajuta la creșterea eficienței și la eliminarea ineficiențelor în fluxurile de lucru. Produsele software ECM precum Box pot ajuta companiile să își gestioneze mai bine datele și să minimizeze riscurile de securitate.
Software-ul ECM este adesea folosit de companiile mari pentru a gestiona conținutul și procesele profesional și digital.De exemplu, compania de asigurări elvețiană Zurich, DEKA-Immobilien din Germania sau MED EL, un producător de electromedicală care are sediul și în Germania, precum și multe alte corporații cunoscute lucrează cu Box. Potrivit Box, peste 100.000 de companii din întreaga lume se bazează pe Box și Box Cloud. Software-ul ECM poate fi folosit și de companiile mici și mijlocii sau de utilizatori privați. ECM Software este o soluție flexibilă și personalizabilă care răspunde nevoilor oricărui utilizator de afaceri sau casnic.
Spre deosebire de stocarea tipică în cloud, software-ul ECM precum Box oferă o soluție software cuprinzătoare pentru backup de date, colaborare în rețea și fluxuri de lucru simplificate - sarcini pe care soluțiile obișnuite de stocare în cloud nu le pot îndeplini singure.
Care sunt beneficiile Box Cloud?
The Box Cloud este un nor de conținut. În practică, aceasta înseamnă că nu funcționează doar ca un depozit de date și pentru backup de date, ci se concentrează și pe lucrul împreună la documentele companiei.Această abordare inovatoare a conținutului, în care se pune accent pe conținut și nu pe documente (fișiere), prezintă un interes deosebit pentru companiile active la nivel global.
Indiferent dacă este vorba despre informații de marketing despre produse, contracte de cumpărare, documente contractuale de la departamentul de resurse umane sau imagini și videoclipuri - toate aceste documente sunt extrem de relevante pentru o organizație de companie. Mai ales atunci când diferite divizii din țări diferite lucrează cu aceleași produse și servicii, este esențial ca conținutul identic să fie disponibil pentru toate zonele. Acest lucru nu este important doar din cauza unei identități corporative uniforme, ci și economisește costurile care apar. Box Cloud asigură că o stocare de date centrală, digitală și securizată este disponibilă pentru întregul grup de companii.
Box Cloud este, de asemenea, proiectat pentru întregul ciclu de utilizare a conținutului. Aceasta înseamnă că fiecare fișier rămâne pe platformă și poate fi editat și utilizat în comun, de la stocarea și eliberarea inițială a datelor până la semnătura electronică și clasificare.
Ca un cloud de conținut, software-ul ECM precum Box with the Box Cloud aduce o contribuție decisivă la asigurarea faptului că procesele rămân slabe, că informațiile din fiecare divizie sunt disponibile și că datele sensibile ale companiei sunt protejate în orice moment.
Care sunt cele mai importante 3 valori adăugate ale Box Cloud?
Ca aplicație software ECM, Box poate ajuta diverse divizii corporative să lucreze eficient și în colaborare. Mai presus de toate, următoarele patru valori adăugate vorbesc pentru utilizarea Box în companii sau pentru uz privat, ceea ce este posibil și cu Box Cloud:
1. Securitate, conformitate și stocare regională
În fiecare companie există o cantitate mare de date care trebuie protejate. Atât informațiile personale din departamentul de resurse umane, cât și datele despre produse din departamentul de dezvoltare sau vânzări trebuie să fie securizate și protejate împotriva accesului neautorizat.În plus, companiile sunt obligate să respecte cerințele de conformitate și reglementările privind protecția datelor din țara respectivă de utilizare. Pentru Germania, aceasta înseamnă, printre altele, respectarea cerințelor Regulamentului european general privind protecția datelor (GDPR).
Box Cloud impresionează în acest domeniu cu o arhitectură de securitate profesională, controale de acces care utilizează inteligența artificială pentru a detecta deficiențe de securitate și guvernare nativă în cloud care evită conflictele legale.
Controalele de securitate Zero Trust încorporate au scopul de a se asigura că fiecare utilizator poate fi identificat în mod unic înainte de a prelua date din cloud. În plus, Box Cloud este certificat FIPS 140-2. Folosit de guvernul SUA pentru modulele criptografice, acest standard de securitate definește cerințele pentru modulele care îndeplinesc funcții criptografice, inclusiv modulele care generează, utilizează sau stochează chei.Acestea trebuie să aibă mecanisme hardware și software inviolabile pentru a preveni accesul neautorizat la chei și alte date sensibile.
În plus, fiecare fișier stocat în Box Cloud este prevăzut cu criptare AES pe 256 de biți atât în repaus, cât și în timpul transmisiei. Caracteristica Box Shields poate detecta și remedia, de asemenea, scurgerile de date și defecte de securitate în timp real.
Important: Box oferă clienților săi să stocheze toate datele la nivel regional în Box Cloud. Această opțiune permite stocarea datelor de la utilizatorii germani pe servere europene într-o manieră conformă legal, sigur și în conformitate cu cerințele GDPR. Funcția Box Zones, care face posibilă stocarea regională, oferă clienților germani și europeni cel mai în alt nivel posibil de protecție a datelor.
2. Cooperare în structurile echipei
În companiile mari, este obișnuit ca departamentele să lucreze împreună la nivel internațional.Cu Box Cloud, echipele pot lucra împreună oriunde și indiferent de hardware, sisteme de operare sau software din cloud. Acest lucru este posibil prin integrarea perfectă a aplicațiilor de afaceri precum Microsoft 365, Google Workspace, Teams sau Zoom.
Integrarea aplicațiilor și vizualizarea fișierelor în mediul de lucru Box Cloud este ușor de utilizat și inovator pentru utilizatorii săi. Pe lângă opțiunea de a accesa Box Cloud bazat pe web prin intermediul browserului web, există și aplicații disponibile pentru sistemele de operare mobile comune. Funcția Box Drive asigură că o unitate virtuală poate fi integrată pe computerul desktop prin protocolul WebDAV, în care conținutul poate fi, de asemenea, salvat și partajat.
3. Fluxuri de lucru și semnături electronice
Vremurile în care angajații împărtășeau documente contractuale sau alte documente importante între ei în formă de hârtie au trecut de mult.Astăzi, companiile lucrează cu fluxuri de lucru digitale, unde un contract important, de exemplu, poate fi vizualizat, editat, clasificat și aprobat online, de la creare până la aprobare.
Uneltele pentru automatizarea fluxului de lucru oferă o utilizare și confort maxim și ajută la accelerarea proceselor de aprobare în companii. Funcția „Box Sign” oferă utilizatorilor și opțiunea de a încorpora semnături electronice în documente digitale și de a le semna digital. Este posibil să trimiteți semnătura digitală de la Box sau, alternativ, din alte aplicații de afaceri, cum ar fi Salesforce sau Microsoft 365, dacă sunt conectate la Box Cloud.
Merită Box Cloud și pentru utilizatorii privați?
Cu Box Cloud, utilizatorii de afaceri au acces la o gamă largă de funcții pentru a lucra împreună eficient și pentru a utiliza Box nu numai ca stocare de date sau pentru backup de date, ci ca un nor de conținut profesional.
În același timp, Box Cloud este interesant și pentru utilizatorii privați, chiar dacă utilizatorii individuali nu pot folosi în detaliu diferitele opțiuni și funcții ale Box.
Pentru persoane fizice, Box oferă o alternativă interesantă la soluțiile cloud convenționale de la Microsoft, Google sau Apple cu tariful gratuit pentru un singur utilizator. Cu 10 GB spațiu de stocare gratuit și o încărcare maximă de 250 MB per fișier, serviciul cloud oferă o gamă bună de funcții pentru utilizatorii privați care doresc să facă copii de siguranță ale fișierelor sau imaginilor Office.
Box este limitată în versiunile de fișier, deoarece este salvată doar versiunea curentă a fișierului. Accesul la Box Cloud gratuit poate fi atât mobil, cât și staționar. Integrarea Microsoft 365 și Google Workspace este inclusă și în versiunea gratuită, astfel încât Box Cloud este potrivit și pentru utilizatorii privați în orice caz.
Dacă aveți nevoie de mai mult spațiu de stocare ca utilizator privat, puteți obține până la 100 GB spațiu de stocare și opțiunea de a încărca fișiere de până la 5 GB în planul Personal Pro. Cu un abonament anual, utilizatorii Box Cloud plătesc 9 euro pe lună pentru upgrade.
Cât costă Box Cloud pentru companii?
Box Cloud oferă corporațiilor mari, companiilor mijlocii și echipelor de afaceri mai mici oferte individuale pentru fiecare nevoie. Cu planul anual Business Starter, care trebuie să includă cel puțin 3 utilizatori, echipele au acces la până la 100 GB de stocare și interfața de utilizator inovatoare Box Cloud care garantează cea mai bună utilizare. O echipă cu 3 utilizatori plătește 13,50 euro pe lună pentru acces la cloud Box în cel mai mic tarif Box.
Tarifele corporative, care costă 13,50 EUR pe lună pentru pachetul ieftin, conțin funcții suplimentare care merg dincolo de cloud computing pur. Box Sign pentru semnături digitale, Box Relay pentru automatizarea fluxurilor de lucru, filtre de căutare profesionale și multe alte funcții de securitate sunt disponibile pentru toți utilizatorii, în funcție de pachet.
Pe scurt, care sunt avantajele Box ca furnizor de cloud?
Box ca software profesional ECM este o opțiune atractivă în general și este mai mult decât un simplu depozit de date sau un instrument de backup pentru date. O caracteristică importantă este capacitatea de a accesa fișierele din Box Cloud de pe orice dispozitiv cu conexiune la internet.
Aceasta înseamnă că utilizatorii pot lucra la documente sau pot vizualiza fișiere din contul lor Box, indiferent unde se află. În plus, Box oferă un nivel ridicat de securitate cu mai multe straturi de protecție și, în funcție de pachet, diverse funcții și instrumente în domeniile de securitate și colaborare. O valoare adăugată majoră a Box este opțiunea de a integra o serie de aplicații populare de productivitate în cloud-ul de conținut, astfel încât echipele să poată lucra eficient, profesional și cu cât mai puțină risipă posibil.
