PDF: totul despre cel mai important format pentru documente

Standardul pentru scrierea pe mai multe platforme

Digitalizarea a devenit din ce în ce mai importantă în ultimii ani. Problema: pentru multe aplicații există abordări diferite cu diferite formate de fișiere. Cu aceasta, unii dezvoltatori încearcă să lege clienții și utilizatorii mult mai strâns de propria companie. Aceste programe sunt proprietare și adesea limitate la platforme specifice. Utilizarea gratuită are mult mai multe avantaje aici. Îl face flexibil de utilizat și poate funcționa, de asemenea, pe mai multe platforme diferite. Unul dintre cele mai bune exemple este PDF-ul.

În spatele acestuia se află formatul de document portabil. La început, a fost o soluție software proprie pentru problema de a fi nevoie să formatați texte din nou și din nou. Între timp, PDF-ul a devenit un standard pentru documentele pe mai multe platforme. Atât într-un context de afaceri, cât și pentru utilizatorii privați, PDF-ul a devenit o parte indispensabilă a vieții de zi cu zi. Standardul include acum o gamă întreagă de aplicații diferite care sunt combinate în documente - de la legături simple la elemente multimedia. Cum a devenit atât de important formatul de documente portabile?

PDF: O privire asupra istoriei

PDF - formatul de document portabil - este folosit astăzi de aproape fiecare utilizator de computer. Foarte puțini utilizatori știu încă cum a început de fapt povestea din spatele ei. Adobe se află în spatele formatului documentului. Fiind unul dintre cei mai cunoscuți dezvoltatori de software, compania se concentrează în primul rând pe soluții pentru aplicații profesionale. Aceasta include programe grafice precum Illustrator sau Photoshop. Acesta din urmă este adesea folosit de fotografi pentru a obține întotdeauna cele mai bune rezultate din fotografiile lor.

Cu câteva sute de euro pe licență, aproape niciun utilizator privat nu își poate permite programe scumpe. PDF-ul, pe de altă parte, este omniprezent. La început, când formatul a fost introdus de Adobe, acest succes răsunător nu era previzibil - care are legătură și cu politica de prețuri a companiei de software.

Punct de plecare, conflicte și necesități

Până la dezvoltarea și publicarea formatului de document portabil, documentele digitale au fost create cu diferite programe, partajate și deschise pe sisteme foarte diferite. Fiecare utilizator de computer poate observa și astăzi rezultatul. Exemplu simplu: se creează un document pentru o prezentare în biroul de acasă. Conținutul este corect, mai sunt câteva tabele și imagini.

La final, dați prezentării terminate un font elegant, selectați formatarea corespunzătoare din șabloanele de format - gata. Prezentarea este salvată pe un stick USB și dusă la birou. Surpriza la deschiderea înainte de tipărire: cu excepția conținutului și a textului, toată formatarea este pentru „coș”. Dimensiunea fontului nu mai este corectă, toate imaginile sunt deplasate complet și se poate vedea doar jumătate din tabel.

Ceea ce arată grozav pe un PC nu trebuie să arate identic cu același program pe un alt sistem. Utilizatorii de astăzi folosesc:

• diferite sisteme de operare (Apple versus Windows versus Linux etc.)
• diverse aplicații de birou
• diferite versiuni ale programului.

Problemele descrise afectează o gamă întreagă de aplicații de birou diferite - de la procesare de text pură la foi de calcul și soluții de prezentare. Probleme bine cunoscute pe care le-au experimentat generații de utilizatori.

Cel mai cunoscut exemplu în acest moment este formatul .doc. Ideal deoarece mai mulți utilizatori pot partaja un document și îl pot edita sau comenta, are dezavantaje atunci când este partajat pe diferite platforme.

O idee bună, dar probleme de dinți

Acesta este exact decalajul pe care Adobe la împins cu formatul său de documente portabile. Ideea din spatele ei: un standard comun care duce la rezultate identice pe toate sistemele. În acest scop, aspectul, formatarea și textul sunt capturate ca într-un instantaneu. Indiferent cât de des este partajat un PDF - fiecare utilizator vede întotdeauna același lucru.

Ideea: odată creat, formatul documentului portabil poate fi mutat fără pierderi sau modificări de formatare. Noul format pentru documente a fost prezentat la Conferința Windows și OS | 2 din ianuarie 1993. Adobe a oferit noul său PDF încă un alt avantaj de care fiecare utilizator continuă să beneficieze. Odată creat, formatul de document portabil nu mai poate fi schimbat cu ușurință.

Aceasta înseamnă că post-procesarea de către destinatar nu este posibilă. Niciun element nu poate fi adăugat sau șters într-un PDF. Manipulări, cum este cazul altor formate - de exemplu:

• bancnote
• A oferit
• Raportarea

sunt posibile, devin mult mai puțin probabile cu formatul de document portabil.

PDF-ul a fost publicat în sfârșit în vara anului 1993 - după câțiva ani de muncă de dezvoltare. Cu toate acestea, înainte ca formatul să devină popular pentru utilizatorii privați, a durat ani. Mai multe probleme au fost responsabile.

• Concurent: Inițial, formatul documentului portabil a fost una dintre mai multe abordări pentru rezolvarea aceleiași probleme. Printre altele, DjVu, Envoy, Common Ground Digital Paper și Farallon Replica au făcut competiția PDF. Sistemul de gestionare a documentelor LaTeX, care este răspândit în sectorul academic, urmărește, de asemenea, abordări stilistice similare.
• Proprietate: În primii câțiva ani după publicare, PDF a fost un format de document proprietar. Acest lucru a făcut imposibilă dezvoltarea de aplicații externe. Cu toate acestea, dezvoltatorii au abandonat de atunci formatul de document portabil proprietar și au publicat totul prin ISO. Un element important pentru a asigura o acceptare largă.
• Cheltuieli: În primii ani, nici programele pentru crearea unui PDF, nici Adobe Reader necesare pentru a-l deschide nu erau gratuite. Procedând astfel, compania s-a împiedicat aproape și a împiedicat răspândirea PDF-urilor ca un standard de document larg răspândit la nivel internațional. Între timp, cu toate acestea, Acrobat Reader este disponibil gratuit. Programele pentru crearea și editarea fișierelor PDF sunt încă taxabile. Adobe a trecut acum această zonă la modelul SaaS.

ANSI și ISO: Recompensă

Faptul că PDF-ul a prevalat asupra altor formate se datorează unui eveniment specific - 29 ianuarie 2007. Adobe a anunțat că specificațiile pentru Portable Document Format 1.7 vor fi dezvăluite în totalitate. În acest scop, PDF 1.7 a fost dezvăluit Institutului Național de Standardizare American (ANSI). Scopul: O publicație prin intermediul Organizației Internaționale pentru Standardizare (ISO). Cu aceasta, Adobe a obținut o creștere masivă a popularității pentru formatul PDF. Pe de altă parte, dezvoltatorii s-au separat de posibilitatea de a dezvolta în continuare formatul documentului portabil în felul lor. Între timp, Adobe este doar membru al comitetului tehnic pentru toate versiunile după PDF 1.7.

Chiar bun sau tocmai stabilit?

Inițial, funcționalitatea formatului de document portabil a fost limitată, de exemplu în implementarea linkurilor sau a spațiului de culoare disponibil. Numai cu versiunile ulterioare dezvoltatorii au redus treptat restricțiile. Cu versiunea 1.2, de exemplu, afișarea în spațiul de culoare CMYK a fost posibilă. În plus, au fost dezvoltate pluginuri pentru browserele web, cu care fișierele PDF ar putea fi afișate și în ferestrele browserului.

Odată cu creșterea numărului de funcții și publicarea Organizației Internaționale pentru Standardizare, PDF-ul a devenit din ce în ce mai popular. PDF oferă acum o gamă largă de funcții. În plus, software-ul Adobe nu mai trebuie utilizat pentru creare. Este posibil să creați documente corespunzătoare din multe aplicații Office. Acest lucru este acum posibil chiar și în mișcare. În cele din urmă, există mai multe motive pentru utilizarea sa pe scară largă. Pe de o parte, acceptarea, pe de altă parte, performanța și avantajele PDF-ului.

PDF: Cele mai importante avantaje

Faptul că Adobe a împins acum toți concurenții din primii ani până la margine și în nișe cu formatul de document portabil este legat de mai mulți factori. Este o combinație de aplicabilitate pe mai multe platforme. În plus, separarea de caracterul său proprietar a adus PDF-ul în mod decisiv. Care sunt avantajele utilizării formatului de document portabil în practică?

Mereu acolo: independența platformei

Mulți utilizatori privați se bazează astăzi pe PC-uri și laptopuri cu sisteme de operare bazate pe Windows. Potrivit zdnet, sistemul de operare Windows actual a ajuns la peste 900 de milioane de utilizatori la sfârșitul anilor 2022-2023. Sistemele de operare de la Apple au, de asemenea, cote de piață foarte mari. Nu este vorba doar de aplicații desktop clasice.

Apple a construit un ecosistem mobil în ultimul deceniu - la fel ca Android. Există și alte platforme precum Unix sau Linux.

Toate sistemele de operare au un lucru în comun: schimbul de informații și date peste limitele platformei. PDF îndeplinește exact această cerință. Independența față de platformă este încă unul dintre avantajele de conducere ale formatului. Un PDF poate fi deschis cu ușurință pe un computer cu Windows 8 sau Windows 10. Fișierele pot fi chiar deschise pe dispozitive cu macOS - deși nu există aproape niciun alt punct de contact între sistemele Microsoft și Apple.

Gata cu formatarea ruptă

Unul dintre punctele forte ale PDF-ului este faptul că formatarea și aspectul sunt practic „blocate”. Utilizatorii creează documentul, îl convertesc în formatul de document portabil - și îl pot partaja cu ușurință cu alți utilizatori. Ceea ce face ca PDF-ul să iasă în evidență este stabilitatea sa. Spre deosebire de multe formate de fișiere standard în programele Office, formatarea rămâne stabilă atunci când este transferat formatul de document portabil. Nu există titluri care sunt afișate într-o dimensiune diferită a fontului și nici imagini care să alunece de la începutul unui modul de text până la sfârșit.

Chiar și transferul de documente digitale în copii tipărite este posibil cu formatul de documente portabile fără dificultăți majore și pierderi de format. În cele din urmă, un PDF arată exact la fel ca pe o foaie de hârtie. În plus, versiunile actuale ale formatului de document portabil oferă funcții de o valoare inestimabilă, în special pentru utilizarea suporturilor digitale.

De exemplu, autorii pot seta marcaje pentru întreruperi de linie. În acest fel, fișierul PDF nu poate fi decupat numai pentru aplicațiile desktop. Între timp, mediile mobile devin din ce în ce mai importante. Acest lucru conferă portabilității în formatul de document portabil o nouă semnificație.

Standarde ridicate de securitate

Formatele de fișiere precum .doc sau .xls au unele dezavantaje. Pe de o parte, acestea nu pot fi reprezentate fără pierderi pe fiecare platformă. Aproape fiecare utilizator cunoaște problema: documentul arată complet diferit pe un alt computer. În plus, aceste formate nu sunt rezistente la manipulări. Exemplu simplu: un start-up trimite o factură în format .doc.

Destinatarul deschide fișierul - și pur și simplu șterge câteva zeci. Factura este rapid mai mică. În cele din urmă, o astfel de formă de manipulare este un exemplu construit. Cu toate acestea, în practică, ar trebui să clarifice faptul că sunt necesare formate de documente în viața de zi cu zi, care nu pot fi ușor schimbate (și manipulate).

Dar PDF oferă acum mult mai mult din punct de vedere al securității. Documentele pot fi criptate pentru a le proteja de accesul neautorizat. Dacă cineva dorește doar să trimită părți dintr-un document PDF unei alte persoane, există și opțiunea de a redacta pasaje individuale. Cum funcționează acest lucru în detaliu, puteți citi în acest ghid. Aici sunt folosite coduri de redacție, care sunt destul de ușor de utilizat astăzi.

Atenţie:Nici documentele PDF nu sunt complet sigure de manipulare, precum ar putea dovedi cercetătorii. Cu toate acestea, totul înseamnă mult mai mult efort decât în cazul altor formate de documente.

Grafică 2 și 3D

Mai ales atunci când lucrați cu imagini în documente, pot exista conflicte atunci când transferați documente și le folosiți pe alte computere și sisteme. Mulți utilizatori se întâmplă ca imaginile să fie afișate brusc mutate sau fluxul de text să se abată de la versiunea originală. O problemă binecunoscută care poate provoca momente extrem de jenante pentru prezentări.

Cu formatul de document portabil, astfel de situații fac parte din trecut. Pe lângă conținutul textului pur și hyperlink-urile, documentele PDF pot, de asemenea:

• Formule
• Mese
• Grafică și
• poze

introduce. În acest context, performanța formatului de document portabil s-a îmbunătățit semnificativ în ultimii ani. Între timp, autorii pot salva și textele alternative pentru imagini. Aceste „descrieri de imagini” sunt afișate atunci când imaginea nu poate fi afișată.

Stânga

Linkurile sunt acum o parte fundamentală a multor documente. În special pe World Wide Web, aceste hyperlinkuri creează conexiuni încrucișate cu alt conținut. Ancora poate fi o frază din text sau o imagine. Alte elemente de pagină pot acționa și ca ancore pentru hyperlink. Un alt avantaj al lucrării cu linkuri în documente PDF: În acest fel, autorul poate face posibilă trecerea direct la alte pasaje / zone de text din document.

PDF: Fapte și semnificații interesante

Formatul documentului portabil a devenit de mult un standard internațional. PDF-ul a devenit indispensabil în comunicarea de afaceri. Dar știința folosește acum și Portable Document Format pe scară largă - pentru a publica lucrări și studii. Posibilitatea utilizării formatului de document portabil pentru a dezvolta un formular care transmite automat datele introduse către un server a dus la utilizarea acestuia la deschiderea unui cont.

Programe pentru crearea și citirea

Cum pot utilizatorii privați să creeze singuri un PDF - fără a fi nevoie să utilizeze unul dintre instrumentele Adobe. Prin publicarea specificațiilor sistemului, Adobe a deschis calea către alte companii și dezvoltatori pentru a crea oportunități. Multe soluții Office au acum interfețe care pot fi utilizate pentru a crea cu ușurință un PDF.

Documentele pot fi ușor salvate în format PDF sau pot fi tipărite. În plus, există aplicații speciale pentru sisteme de operare mobile și soluții software ca aplicații desktop care pot fi utilizate pentru a crea un PDF.

Atenţie: Diverse instrumente sunt oferite gratuit astăzi. Versiunea Pro trebuie adesea achiziționată pentru o gamă extinsă de funcții.

structura tehnică

Practic, un document PDF este alcătuit din până la patru tipuri diferite de conținut. Cel mai important aspect care este de fapt întotdeauna acolo: corpul textului. Aici este înregistrat conținutul real. Celelalte trei tipuri de conținut tind să acționeze pentru a susține corpul textului.

• Grafică vectorială (ilustrații sau elemente de design)
• Grafică raster sub formă de fotografii
• Obiecte multimedia.

Pentru a putea afișa documentul finit peste tot fără pierderi, sunt folosite diverse tehnologii în formatul de document portabil. Documentul aduce cu el fonturile necesare printr-un sistem de încorporare a fonturilor. O a doua componentă este o arhivă care conține toate informațiile despre modul în care documentul este structurat în cele din urmă. Al treilea aspect este „containerul de conținut” cu toate informațiile despre test și grafică. De exemplu, PostScript este utilizat aici pentru documente PDF.

Importanța PDF-ului pentru lume

Cu formatul de document portabil, Adobe a creat un standard pe care îl folosesc astăzi multe grupuri de utilizatori. Înțelesul PDF-ului este în consecință. Între timp, pe lângă HTML, informații precum textul și imaginile nu sunt combinate în niciun alt format. În plus față de corespondența de afaceri, care poate fi păstrată împotriva manipulării PDF-urilor, mulți utilizatori privați folosesc acum și formatul. Având în vedere această importanță, formatul de document portabil nu va dispărea din schimbul digital de informații în curând.

O listă (scurtă) de alternative posibile

PDF-ul a devenit atât de bine stabilit ca standard încât nu mai este nevoie de alternative. Formatele concurente djVU sau Common Ground Digital Paper menționate mai sus sunt încă disponibile, dar sunt rareori utilizate. LaTex poate fi încă găsit în cercurile academice, dar și formatul PDF devine din ce în ce mai popular și acolo.

Concluzie: PDF - un format pentru multe platforme

Fișierele PDF au devenit o parte integrantă a vieții de zi cu zi. Există zeci din aceste fișiere pe aproape fiecare computer. O dezvoltare la care nimeni nu s-a gândit acum 20 de ani - nici măcar cu dezvoltatorii de la Adobe. Aici a apărut PDF-ul.

Provenit în anii 1990, formatul este acum acceptat la nivel mondial atunci când vine vorba de crearea documentelor care urmează să fie utilizate pe mai multe platforme. Un aspect stabil și faptul că nu toată lumea poate schimba un document PDF contribuie la acceptare. Între timp, formatul de document portabil a devenit atât de răspândit încât alternativele sunt extrem de dificile.