Listele de distribuție sunt o facilitate practică în Outlook: Dacă trimiteți frecvent mesaje către același grup de destinatari, de exemplu membrii grupului dvs. de lucru, unei echipe sau chiar membrilor unui club, este recomandabil să utilizați Grupul
Pur și simplu definiți o listă de distribuție care conține toate adresele de e-mail ale grupului dvs. de lucru, de exemplu - apoi pe viitor trebuie doar să introduceți lista de distribuție în câmpul Către un e-mail, Outlook apoi înlocuiește automat această desemnare cu adresele de e-mail corespunzătoare atunci când e-mailul este trimis.
Dacă doriți să trimiteți e-mailul către alți destinatari, pur și simplu adăugați adresele acestora (separate prin punct și virgulă sau virgule) după numele listei de distribuție.
Atenţie: Listele de distribuție pot fi utilizate și în câmpul CC sau BCC al unui e-mail.
Cum se creează o nouă listă de distribuție
Cum să creați o listă de distribuție în Outlook cu un grup de contacte, de exemplu cu toți membrii unei echipe de proiect sau cu toți clienții:
1. Deschideți folderul / agenda de contacte Outlook Contacts.
2. În Outlook până la versiunea 2007, apelați Fișier → Nou → Listă de distribuție sau apăsați CTRL + SHIFT + L. În Outlook 2010, faceți clic pe fila începe pe buton Grup de contact nou (și comanda rapidă de la tastatură funcționează).
3. Introduceți în câmp "Nume de familie" un nume pentru listă, de exemplu „Clienți”, „Client xyz”, „Grup de lucru”; "Proiectul X".
Vă rugăm să rețineți: Dacă există deja o listă de distribuție cu acest nume în agendă, Outlook nu afișează un avertisment, dar creează o a doua listă cu același nume.
4. Faceți clic pe „Selectați membrii"(Sau în Outlook 2010 Selectați membri → Din contactele Outlook) pentru a adăuga contacte din agenda de adrese digitale la lista de distribuție. Selectați contactele cu un dublu clic și închideți dialogul de selecție cu Bine. Dacă doriți să adăugați adrese ale persoanelor care nu sunt în agendă, faceți clic în Outlook până în 2007 adăuga nou și introduceți adresele; în Outlook 2010 faceți clic pe Adăugați membri → Contact de e-mail nou. Introduceți datele și stabiliți dacă persoana de contact ar trebui adăugată în agenda de adrese.
5. De îndată ce ați inserat toate adresele, faceți clic pe "Salveaza si inchide".
Acum puteți găsi lista de distribuție în folderul Contacte - o puteți recunoaște acolo după numele său și pictograma cu cele două capete stilizate.
Cum să trimiteți un e-mail la o listă de distribuție
De îndată ce lista de distribuție este configurată, trimiteți un mesaj la toate adresele din listă după cum urmează:
1. Scrieți un mesaj nou, inclusiv subiectul. Apoi faceți clic pe butonul Către. Dacă adresele nu sunt în câmp La trebuie inserat, faceți clic pe Cc respectiv. Bcc (atunci destinatarii nu vor vedea celelalte adrese).
2. Selectați lista de distribuție din folderul Contacte cu un dublu clic și închideți dialogul cu „OK”.
3. Dacă mesajul ar trebui să meargă către alți destinatari, pur și simplu adăugați adresele acestora (separate prin punct și virgulă sau virgule) după numele listei de distribuție.
Numai când trimiteți e-mail-ul Outlook înlocuiește numele listei de distribuție cu adresele de e-mail pe care le conține.
Cum se editează și se modifică listele de distribuție
Din când în când este necesar să adăugați alte adrese de e-mail la o listă de distribuție sau să ștergeți adresele existente. Pentru a edita o listă de distribuție, procedați așa cum este descris mai jos.
1. Deschideți folderul Contacte.
2. Faceți dublu clic pe numele listei de distribuție dorite (puteți recunoaște listele de distribuție după pictograma care arată două capete stilizate).
3. Efectuați modificările necesare: Pentru a adăuga contacte din agenda de adrese, faceți clic pe „Selectați membri”, pentru a introduce adrese noi, faceți clic pe „Adăugați noi”. Puteți șterge adresele care nu mai sunt necesare folosind „Eliminare”.
4. Când ați terminat, faceți clic pe „Salvare și închidere”.
Dacă doriți să editați una dintre adrese, deschideți-o în folderul Contacte și editați contactul. Outlook primește adresele de poștă electronică din agenda de adrese.
Numai dacă nu există un contact corespunzător, Outlook ia adresa introdusă prin „Adăugați un nou”, pe care nu îl puteți edita în lista de distribuție.
