Excel: transferați programările în calendarul Outlook

Transferați automat informații din tabelele Excel ca intrări de calendar pentru Outlook

În lumea noastră digitalizată, dispozitivele mobile precum smartphone-urile, tabletele sau ceasurile inteligente se numără printre cei mai importanți tovarăși de zi cu zi. Acestea sunt utile în multe moduri și îi ajută pe oameni să își organizeze și să-și structureze rutina zilnică în mod eficient. Acest lucru se aplică mai ales calendarului digital, ale cărui întâlniri sunt transmise în timp real tuturor dispozitivelor mobile atunci când se utilizează Microsoft Outlook.

• În același timp, nu este puțin probabil să primiți programări într-o listă Excel în mediul dvs. profesional sau privat. Acestea pot fi, de exemplu, trimise ca fișier Excel de către un client sau furnizor ca parte a unui proiect. În loc să transferați sau să imprimați manual datele și informațiile în Outlook, întâlnirile pot fi pregătite în Excel în doar câțiva pași, astfel încât acestea să fie transferate automat în calendarul dvs. Outlook. Înainte de import, există opțiunea:
• într-un calendar personal sau
• pentru a fi salvat într-un calendar de grup folosit de mai mulți membri ai echipei.

Transferați programările Excel în calendarul Outlook - 3 pași simpli în Excel

În versiunile mai vechi ale Microsoft Excel și Microsoft Outlook era posibil să citiți un fișier Excel direct în Outlook. Versiunile actuale precum Outlook 365 sau Outlook 2022-2023 nu pot importa fișiere Excel. Din acest motiv, este necesar să convertiți fișierul în format CSV în avans în Excel.

Pentru a importa întâlniri din Excel în calendarul dvs. Outlook, procedați după cum urmează:

1. În primul pas, dați lista de întâlniri, dacă este posibil, titlurile coloanelor care sunt furnizate pentru întâlniri în Excel. Printre altele, sunt potrivite următoarele:

   Subiect, Începe, Începe la, Se termină la, Eveniment toată ziua, Memento activat / dezactivat, Memento la, Memento la, Locație și alte nume de câmpuri.

   Puteți utiliza numele unei noi întâlniri în Microsoft Outlook ca ghid pentru titlurile coloanelor.

   

2. În pasul următor, salvați registrul de lucru Excel ca fișier CSV (separat printr-un separator) și închideți-l.

3. După salvare, fișierul CSV este separat printr-un punct și virgulă. Cu toate acestea, Outlook necesită un fișier separat prin virgule pentru import. Pentru a schimba caracterele, deschideți fișierul CSV creat în editorul Windows 10 și înlocuiți fiecare punct și virgulă cu virgule sub EDITARE - ÎNLOCUIRE.

   

4. Apoi salvați fișierul sub același nume de fișier și treceți la Microsoft Outlook.

Importul datelor Excel în Microsoft Outlook - ce ar trebui să știți

După deschiderea Microsoft Outlook, urmați pașii de mai jos pentru a importa datele din Excel.

1. Activați calendarul la alegere.

2. Apelați comanda IMPORT / EXPORT din meniul FILE.

3. În expertul de import / export, selectați intrarea IMPORT DIN ALTE PROGRAME SAU FIȘIERE și faceți clic pe butonul NEXT.

   

4. În fereastra următoare selectați intrarea „Valori separate prin virgule” și faceți clic pe NEXT.

   

5. În fereastra FILE TO IMPORT faceți clic pe BROWSE și selectați fișierul de întâlnire.

   

6. În opțiunile pe care trebuie să le decideți:

   • Dacă intrările existente ar trebui înlocuite cu intrările din calendar importate,
   • Dacă datele de confruntare sunt introduse de două ori sau
   • Dacă duplicatele nu trebuie importate în niciun moment.

   După ce faceți clic pe NEXT, puteți selecta calendarul dorit ca folder țintă.

7. În pasul următor, veți fi întrebat dacă programările specificate ca interval ar trebui importate. După ce faceți clic pe FINISH, programările sunt adăugate automat în calendar.

   

8. Veți găsi întâlnirile în calendarul Outlook după import.

   

Important: Pentru ca importul datelor calendaristice din Microsoft Excel să funcționeze fără probleme, este crucial ca informațiile de câmp să fie introduse corect. Pentru date, aceasta înseamnă că trebuie selectat formatul DD.MM.YYYY. Cel puțin, orele trebuie introduse în formatul HH: MM, astfel încât să poată fi citite de Microsoft Outlook. De asemenea, aveți opțiunea de a introduce categorii. Vă rugăm să rețineți că o singură categorie este transferată pe programare.

Dacă utilizați propriile nume de câmpuri, Microsoft Outlook vă va cere să atribuiți câmpurile manual înainte de a le importa.

Transferul programărilor Excel în calendarul Outlook - procedură până la Office 2010

Pentru a importa intrări de calendar în Outlook din fișiere Excel, procedați după cum urmează până la Office 2010 sau versiuni mai vechi:

1. Oferiți listei de întâlniri următoarele titluri de coloană (fără ghilimele): "Data de începere, Subiect, Data de începere, Data de sfârșit, Categorie, Locație și Eveniment pentru toată ziua.

2. În orice caz, asigurați-vă că numele sunt scrise fără spații. Acest lucru este important pentru ca Outlook să poată citi corect datele ulterior.

3. Introduceți datele specifice întâlnirilor în rândurile de sub aceste titluri sau copiați-le dintr-un alt tabel.

4. Evidențiați lista de întâlniri de la prima celulă la ultima utilizată.

5. Introduceți orice nume în câmpul Nume, de exemplu „Programări” (din nou fără ghilimele). Câmpul de nume poate fi găsit în stânga liniei de editare, așa cum se arată în figura următoare:

   

6. Confirmați introducerea numelui cu tasta Enter.

7. În ultimul pas, salvați registrul de lucru și închideți Microsoft Excel. Apoi deschideți Microsoft Outlook.

Importul intrărilor de calendar în Microsoft Outlook

Importul intrărilor de calendar din Microsoft Excel este similar cu versiunea curentă a Microsoft Outlook. Spre deosebire de Outlook 365, versiunile mai vechi ale Outlook au opțiunea de a citi direct într-un fișier Excel. Pasul intermediar prin fișierul CSV nu este necesar. Datele pot fi citite după cum urmează:

1. În primul pas, activați calendarul la alegere.

2. Apelați comanda IMPORT / EXPORT din meniul FILE. În expertul de import / export, selectați intrarea IMPORTARE DIN PROGRAME DE SCHIMBARE SAU FIȘIERE și faceți clic pe butonul NEXT.

3. În fereastra următoare selectați MICROSOFT-EXCEL și faceți clic pe NEXT.

4. În fereastra FILE TO IMPORT faceți clic pe BROWSE și selectați fișierul de întâlnire.

5. În opțiuni, decideți dacă intrările existente ar trebui înlocuite cu elementele importate, dacă trebuie să fie introduse rezervări duplicate sau dacă nu trebuie importate duplicatele.

6. După ce faceți clic pe NEXT, puteți selecta calendarul ca folder țintă. În următorul și ultimul pas, vi se va întreba dacă programările specificate ca interval ar trebui importate. După ce faceți clic pe FINISH, programările vor fi adăugate în calendar.

Concluzie: Este ușor să importați date din Excel în Outlook

În loc să introduceți manual programările din Excel în Microsoft Outlook, intrările din calendar pot fi exportate și importate automat în doar câțiva pași.

În versiunile mai vechi de Office este posibil să importați fișiere Excel direct în Outlook. În versiunile actuale, importul este posibil doar printr-un fișier CSV separat prin virgulă. Expertul de import Microsoft Outlook ghidează utilizatorii prin procesul de import. În acest fel, puteți integra automat una sau mai multe întâlniri în calendarul dvs. în Microsoft Outlook în câteva minute sau, alternativ, utilizați un calendar de grup.

FAQ

Care este diferența dintre un fișier CSV și un fișier Excel?

Fișierele Excel reprezintă formatul Excel specific și pot fi citite de Microsoft Excel și alte programe compatibile. CSV înseamnă valori separate prin virgulă și desemnează, de asemenea, un format de fișier în care datele sunt separate prin virgule sau punct și virgulă. Extensia numelui fișierului este .csv. Fișierele CSV se caracterizează prin gradul lor ridicat de compatibilitate și din acest motiv pot fi utilizate între diferite programe de calculator și sisteme de operare.

Ce funcții are expertul de import în Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook este conceput pentru a procesa și importa diferite formate de fișiere. Outlook are un asistent de import / export pentru această funcție. Printre altele, acest lucru simplifică importul de fișiere CSV sau fișiere VCF din alte programe sau sisteme de operare. Expertul ghidează automat utilizatorii printr-o interogare și apoi importă sau exportă informațiile solicitate.