Acest lucru se întâmplă din ce în ce mai des: dacă utilizați un registru de lucru Excel ca sursă de date într-o scrisoare de formular în Word 2003/2002, pot apărea probleme cu formatul datei. Iată cum să ocolească această dificultate.
De exemplu, dacă o dată urmează să fie transferată la litera formularului dintr-o coloană cu date într-un tabel Excel, data apare întotdeauna în Word în formatul "LL / ZZ / AAAA", indiferent de modul în care ați formatat-o. Asta e enervant!
Problema apare întotdeauna în Word 2003/2002 când Word determină filtrul de import pentru sursa de date în sine când accesează tabele Excel. Apoi se folosește un filtru care nu formată corect data și în schimb transferă data în formatul de dată standard.
Evitați această eroare de format și setați Word astfel încât să puteți defini singur filtrul de import. Apoi selectați opțiunea „Foi de lucru Microsoft Excel prin convertor” sau „Fișe de lucru MS Excel prin DDE” ca filtru de import, în funcție de versiunea Word și de filtrul instalat. Așa funcționează:
- Apelați meniul EXTRAS - OPTIONS și comutați la fila GENERAL. Activați caseta de selectare „Confirmați conversia la deschidere”. Ieșiți din caseta de dialog cu OK. Trebuie să efectuați acest pas o singură dată; Word își amintește permanent această setare.
- Vă rugăm să rețineți: Fără modificarea meniului EXTRAS - OPTIONS, fila GENERAL, Word setează în general filtrul de import în sine atunci când încărcați un fișier care nu este în format Word. Acest lucru nu se aplică doar sursei de date pentru literele de formular, ci și documentelor obișnuite pe care doriți să le preluați de la un procesator de texte terță parte sau care constau dintr-un fișier text pur. Doar dacă activați caseta de validare „Confirmați conversia la deschidere” vi se va solicita întotdeauna formatul dorit și puteți decide singur.
- Acum creați o scrisoare de formular apelând meniul EXTRAS - LITERI ȘI E-MAILINGS - CREARE LITERE SERIALE (Word 2003) sau EXTRAS - LITERE ȘI E-MAILINGS - WIZARD PRINT SERIAL (Word 2002).
- În primul pas al vrăjitorului, selectați tipul de document dorit, de exemplu: „Litere”.
- În cel de-al doilea pas al vrăjitorului, utilizați butonul de opțiune „Utilizați documentul curent” pentru a specifica că documentul curent trebuie utilizat ca literă de formular.
- În al treilea pas, selectați opțiunea „Utilizați o listă existentă” și faceți clic pe „Răsfoiți”. Apoi treceți la folderul în care se află fișierul Excel. Selectați fișierul Excel și faceți clic pe „Deschidere”.
- Deoarece ați specificat în primul pas că doriți să determinați singur formatul fișierului atunci când deschideți fișiere „străine”, apare acum o casetă de dialog în care puteți specifica tipul sursei de date. În funcție de versiunea Word și de filtrele de import instalate, selectați opțiunea „Foi de lucru Microsoft Excel prin convertor (* .XLS; *. XLW)” sau „Fișe de lucru MS Excel prin DDE (* .XLS)”. Confirmați selecția cu OK ".
- Apare acum o altă fereastră de dialog: Dacă ați selectat „foi de lucru Microsoft Excel prin convertor (* .xls; *. Xlw)” ca filtru de import, titlul ferestrei de dialog afișată este „Deschideți foaia de lucru”. Cu filtrul de import „foi de lucru MS Excel prin DDE (* .xls)”, totuși, apare caseta de dialog „Microsoft Excel”. Indiferent de fereastra care vi se afișează, puteți selecta foaia de lucru dorită care conține datele de adresă. Apoi confirmați caseta de dialog cu „Ok”.
- Apare acum caseta de dialog a destinatarului îmbinării corespondenței în care vă puteți selecta adresa. Aici puteți seta filtre de adrese și / sau șterge adrese individuale din lista de adrese dezactivând caseta de selectare respectivă.
- După ce ați confirmat caseta de dialog a destinatarului îmbinării corespondenței cu OK, puteți introduce câmpurile de îmbinare a corespondenței în documentul dvs. în al patrulea pas al vrăjitorului de îmbinare a corespondenței.
Câmpurile de date sunt acum adoptate corect datorită filtrului de import pe care l-ați selectat și apar exact în formatul pe care l-ați definit în Excel.
Puteți găsi și mai multe informații și sfaturi utile cu privire la scrisorile de formular în aceste articole.