Sortează mesajele în Outlook - astfel economisești timp cu Outlook

Sfaturi ale experților pentru lucrul cu Outlook

Microsoft Outlook este unul dintre cele mai populare programe de comunicare utilizate zilnic de milioane de oameni din întreaga lume. Outlook ar trebui să ajute, printre altele, să facă comunicarea scrisă prin e-mail mai eficientă și mai profesională. Pentru a asigura acest lucru, Outlook are numeroase funcții. Funcția de sortare este o opțiune esențială pentru munca de zi cu zi.

Sortarea și depunerea țintită a e-mailurilor, atașamentelor și informațiilor este importantă atât în Outlook, cât și în general în comunicarea de birou analogică. Registrele și folderele sunt esențiale în birouri, de exemplu, pentru a stoca documente offline pe baza unor criterii ușor de înțeles. O structură de dosare bine gândită și funcția de sortare în Outlook garantează, de asemenea, că informațiile esențiale și mesajele de e-mail sunt disponibile cu doar câteva clicuri.

Cum se utilizează funcția de sortare în Outlook

Unii utilizatori Outlook primesc sute de e-mailuri pe zi. Cu atât de multe informații, este dificil să țineți evidența lucrurilor și să alegeți vizualizarea potrivită. Este esențial să puteți afișa mesajele automat în conformitate cu criteriile definite. Funcția de sortare integrată a Microsoft Outlook vă poate ajuta să sortați mesajele în mod eficient și orientat către utilizator. Puteți utiliza funcția de sortare după cum urmează:

1. Navigați la orice folder. Deasupra e-mailurilor conținute în director veți găsi funcția de sortare și filtrare a Microsoft Outlook.

   

2. Printre altele, puteți filtra mesajele în funcție de următoarele criterii:

   • Citiți sau citiți mesaje.
   • Prin prioritate.
   • După data de începere sau scadență.
   • După mărime.
   • După subiect.
   • De către expeditor.
   • După tip.
   • Potrivit plantelor.
   • După cont.

   În plus, puteți determina în caseta de dialog „Sortare” dacă cel mai nou sau cel mai vechi element trebuie să apară întotdeauna în partea de sus.

   

Multitudinea de opțiuni de selecție, pe care le puteți recunoaște atunci când sunt activate de căpușe, vă permit să aranjați în mod specific conținutul folderului. În acest fel, puteți vedea dintr-o privire ce sarcini, informații și mesaje sunt importante și trebuie procesate. Setările funcției de filtrare se explică de la sine și pot fi adaptate în câteva secunde.

Cum să sortați și să structurați Outlook - 2 sfaturi importante ale experților

În afară de funcția importantă de sortare din Microsoft Outlook, puteți structura programul de comunicare profesional cu doar câteva modificări. Cele două sfaturi esențiale ale experților vă pot ajuta aici:

Sfatul expertului 1: creați dosare pentru a stoca e-mailurile în funcție de subiect

Cu o căsuță de e-mail cu multe sute de mesaje, este ușor să pierzi evidența lucrurilor. Utilizarea funcțiilor „Sortare” și „Căutare” în Outlook vă poate ajuta să afișați mai rapid e-mailurile pe care le căutați. În același timp, ambele funcții nu sunt panaceul atunci când vine vorba de lucrul structurat cu Outlook. Pentru a construi o structură în Outlook, este important să lucrați cu un sistem de foldere personale. Folderele personale sunt utile deoarece pot fi folosite pentru sortarea și stocarea mesajelor e-mail după subiect.

Puteți crea cu ușurință un folder personal în structura folderelor din cutia poștală. Acest lucru funcționează făcând clic dreapta în zona în care ar trebui generat folderul personal. În fereastra de dialog care apare, selectați „Dosar nou” și atribuiți un nume. Drept urmare, folderul aparține sistemului dvs. personal de foldere și apare în vizualizarea dvs.

O structură de dosare bine gândită și un sistem de foldere profesionalizează activitatea cu Outlook și fac parte dintr-o organizație de birou orientată spre viitor.

Sfatul expertului 2: clasificați e-mailurile în Outlook

Nu sortați mesajele de poștă electronică în Microsoft Outlook utilizând exclusiv funcția de sortare la bord. În plus, categoriile vă pot ajuta să vă clasificați e-mailurile și să organizați cutia poștală. De exemplu, puteți denumi categorii în funcție de departamente sau nume de clienți sau de a clarifica starea procesării cu o categorie. Cuvinte cheie precum „terminat” sau „plată datorată” sunt parametri de sortare care vă ajută să vă organizați mai bine.

Pentru a crea o nouă categorie, navigați la zona de meniu „Categorii” din fila „Acasă” și selectați „Toate categoriile” din meniul derulant. În caseta de dialog faceți clic pe butonul „Nou”. După ce ați introdus un nume pentru noua dvs. categorie, confirmați procesul cu OK. Drept urmare, puteți împărți e-mailurile în categorii specifice și le puteți vizualiza mai precis folosind codarea culorilor.

Funcția de sortare din Outlook poate ajuta la organizarea e-mailurilor într-o manieră profesională

Funcția de sortare din Microsoft Outlook este un instrument important la dispoziția dumneavoastră. Ajută la sortarea și afișarea individuală a e-mailurilor în căsuța de e-mail sau în alte foldere. O selecție de categorii garantează că sortarea poate fi efectuată conform planului.

În plus, este logic să configurați structuri de folder inteligibile pentru a organiza comunicarea primită în Outlook. Funcția de categorii din Outlook este esențială dacă doriți să segmentați e-mailurile în funcție de zona de subiect. Toate opțiunile luate împreună sunt eficiente pentru a putea sorta, stoca și găsi e-mailuri în Outlook în orice moment.