Cum se utilizează în mod eficient foldere, funcții și opțiuni în Outlook

Instrucțiuni și informații utile pentru lucrul cu Outlook

Mulți utilizatori descriu Microsoft Outlook ca fiind ușor de utilizat. Apreciați gama de funcții și numeroasele posibilități de comunicare prin e-mail. Alții au nevoie de Outlook în primul rând pentru organizarea personală și utilizează calendarul integrat și diversele sale soluții.

În afară de preferințele personale de utilizare, este important:

• Structura generală a folderelor,
• Navigarea funcțională a meniului
• Zona de lectură și
• Cele mai importante funcții, cum ar fi funcția de căutare sau funcția „Sortare”

să înțeleagă și să aplice.

Tutorial video: Cum să căutați în mod special fișiere și e-mailuri în Outlook

Folder și structura folderelor în Microsoft Outlook

Un proverb bine cunoscut spune: „Ordinea este jumătate din luptă.” Această metaforă se aplică unui birou analogic cu tavă de hârtie și un sistem de organizare bine gândit, precum și Microsoft Outlook. În Outlook, e-mailurile sunt întotdeauna stocate în dosare. Folderul Inbox poate fi descris ca fiind cel mai cunoscut și cel mai important folder de stocare pentru e-mailuri, deoarece fiecare e-mail primit trece prin acest folder. Toate folderele din Outlook sunt afișate în partea stângă a ferestrei principale.

Este posibil să creați un folder nou cu doar câteva clicuri. Pentru a face acest lucru, navigați la punctul din sistemul de foldere personale unde urmează să fie adaptat noul folder. Faceți clic dreapta și selectați intrarea „Dosar nou”.

După ce ați atribuit un nume semnificativ, puteți muta e-mailurile corespunzătoare tematic în dosar. Prin utilizarea folderelor, puteți clasifica e-mailurile cu precizie și puteți garanta că acestea pot fi găsite într-o structură. De exemplu, folderele pot fi denumite după departamente, nume de clienți, date sau alte criterii specifice.

În principiu, nu există o limită superioară pentru folderele personale. Ca parte a unui sistem de comandă bine gândit, este de asemenea logic să nu configurați prea multe foldere pentru a menține lucrurile clare.

Afișați structura meniului și mailurile

Practic, când vine vorba de vizualizarea și citirea e-mailurilor, Microsoft Outlook se află în:

• o zonă de dosar, de asemenea
• împărțit o zonă de lectură.

De asemenea, puteți afișa o zonă de activitate.

Veți găsi, de asemenea, file în Outlook în care funcțiile Outlook sunt aranjate în funcție de subiect. Fila „Start” vă oferă acces la „Pași rapizi” sau la zona de meniu „Ștergeți”, de exemplu.

În fila „Vizualizare” puteți specifica cum și în ce dimensiune a ferestrei vor fi afișate mesajele de e-mail și zona folderului și zona de vizualizare.

Cu doar câteva ajustări în fila „Vizualizare”, veți obține un centru de mesaje specific care este adaptat dorințelor și nevoilor dvs.

Sortează dosarele sau creează favorite - așa funcționează

Fila „Folder” vă oferă toate opțiunile pentru sortarea individuală a structurii folderelor, indiferent de dimensiunea dosarului, crearea de subfoldere sau afișarea unui folder ca favorit.

Puteți utiliza, de asemenea, pentru foldere

• Setați arhivarea automată,
• Când partajați în echipe, atribuiți permisiunile de folder și
• Specificați proprietățile folderului.

De asemenea, puteți utiliza combinația de taste CTRL + SHIFT + P pentru a crea un nou folder de căutare. Un folder de căutare este un folder virtual în Outlook care conține o vizualizare a tuturor articolelor de e-mail care îndeplinesc anumite criterii de căutare predefinite.

Funcția de căutare în Outlook - cum să utilizați corect căutarea

În versiunea curentă a Microsoft Outlook veți găsi funcția de căutare în bara de funcții superioară lângă panglica din câmpul de căutare. Pe lângă introducerea unuia sau mai multor termeni de căutare în funcția de căutare, fila „Căutare” conține alte opțiuni și opțiuni de setare.

Microsoft Outlook vă oferă opțiunea de a căuta structura folderelor și toate e-mailurile salvate în funcție de diferite criterii.

Puteți, printre altele:

• Căutați în cutia poștală curentă sau la nivel global în Outlook sau
• Includeți atașamente în căutare.

Funcția de căutare curentă sugerează termeni de căutare, vă arată clar ce cuvinte cheie ați căutat deja și vă oferă opțiunea de a utiliza instrumente de căutare.

În rezumat, funcțiile „Sortare” și „Căutare” din Outlook vă oferă toate opțiunile pentru depunerea profesională a mesajelor e-mail salvate în Outlook și, dacă este necesar, găsirea acestora din nou folosind o căutare instantanee conform criteriilor.

Rezumat: Este ușor să configurați Outlook în mod specific și orientat către utilizator

Ca program de comunicare, Microsoft Outlook este flexibil și adaptabil. Puteți organiza Outlook utilizând foldere personale și un sistem de foldere individuale. Funcțiile „Căutare” și „Sortare” permit stocarea e-mailurilor într-o manieră orientată către utilizator și găsirea lor din nou utilizând criterii definite.

În plus, puteți afișa e-mailurile individual în zona de citire Outlook și definiți cum ar trebui să fie afișate zona de citire și zona folderului în fila „Vizualizare”. Cu doar câteva setări, este posibil să vă adaptați Outlook la propriile nevoi și să lucrați eficient cu software-ul de comunicații.