Creați șabloane în Outlook și economisiți mult timp

Diverse instrucțiuni pas cu pas și sfaturi

Multe activități din sectorul profesional sau privat sunt redundante. Acest lucru se aplică lucrărilor manuale din sectorul meșteșugărești, precum și sarcinilor care sunt efectuate pe computer. O activitate care se repetă continuu este proiectarea unui e-mail cu Microsoft Office. Cotațiile, scrisorile de intenție pentru o factură sau documentele private conțin adesea aceeași formulare sau similară și sunt identice în ceea ce privește textul, structura și formatarea.

Din motive de eficiență, este logic să automatizați scrierea acestor mesaje prin crearea de șabloane în Outlook. Utilizatorii Microsoft Office sunt deosebit de familiarizați cu lucrul cu șabloane de la Microsoft Word sau programul de prezentare PowerPoint. În programul de procesare a textului sau în software-ul de prezentare, șabloanele trebuie utilizate ca standard. Șabloanele specifice sau șabloanele facilitează concepția prezentărilor sau construirea scrisorilor de afaceri. Puteți proceda într-un mod similar în Microsoft Outlook pentru a evita redundanțele în crearea de mesaje.

Instrucțiuni pas cu pas: creați șabloane în Outlook

Pentru a crea un șablon în Outlook, efectuați următoarele:

1. Deschideți un „E-mail nou” în fila „Start” din Outlook și proiectați-l individual cu text și alte dispozitive stilistice, astfel încât să poată fi folosit ca șablon. De asemenea, aveți opțiunea de a deschide un nou e-mail cu combinația de taste CTRL + N.

   

2. După ce e-mailul a fost creat, salvați-l făcând clic pe fila „Fișier” din meniul „Salvare ca” în loc să trimiteți mesajul ca de obicei prin câmpul „Trimiteți”.

   

3. Se va deschide o fereastră în care vă puteți salva mesajul. Pentru a salva e-mailul ca șablon, este esențial să alegeți tipul corect de fișier. Puteți găsi acest lucru când faceți clic pe caseta de dialog sub „Tipul de fișier”. Selectați intrarea „Șablon Outlook” ca tip de fișier. Un șablon Outlook este întotdeauna abreviat cu extensia de fișier * .oft. Dacă ați configurat Microsoft Word ca editor de e-mail, formatul OFT (șablonul Outlook) nu este disponibil pentru selectare. Ca opțiune, puteți salva e-mailul în formatul mesajului Outlook sau fișierul în format HTML. În acest caz, acesta nu poate fi utilizat ca șablon în Outlook.

   

4. Cu un clic pe „Salvare”, salvați noul șablon în folderul dvs. personal de șabloane. Ar trebui să alegeți o descriere adecvată și ușor de înțeles ca nume pentru șabloane. În mod implicit, folderul șablon personal poate fi găsit în următoarea locație din Windows: "C: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."

Important: Dacă e-mailurile create vor fi utilizate exclusiv pentru retrimiterea și nu vor fi salvate ca șablon, utilizați funcția de urmărire în Microsoft Outlook.

Șablonul pe care l-ați creat în Outlook este disponibil imediat pentru utilizare.

Creați un e-mail nou dintr-un șablon - așa funcționează

Dacă doriți să creați un e-mail nou dintr-un șablon creat anterior, puteți utiliza următoarea schemă:

1. În loc să deschideți un e-mail nou folosind butonul „E-mail nou”, navigați la butonul „Elemente noi” din meniu. Sub Elemente, selectați câmpul: „Elemente suplimentare> Selectați formularul”.

   

2. În fereastra următoare, faceți clic în câmpul „Selectați formularul” din lista de căutare din opțiunea „Șabloane din sistemul de fișiere”.

   

3. Folderul standard „Șabloane” este apoi deschis. În acest dosar veți găsi șabloane Outlook cu tipul de fișier *.de multe ori la fel și alte șabloane Office pentru Word, Excel sau PowerPoint. Dacă șablonul dvs. este salvat într-un alt folder, faceți clic pe „Răsfoire” și selectați șablonul dorit.

   

4. În ultimul pas, selectați șablonul dorit și faceți clic pe „Deschidere”.

Șablonul dvs. se va deschide în editorul de e-mail Outlook. Puteți individualiza acest lucru înainte de al trimite și adăuga module rapide. În plus față de modificările textuale, ar trebui să introduceți destinatarii în câmpurile Către, CC sau Cco. De asemenea, este esențial să introduceți un subiect semnificativ și să verificați mesajul pentru erori de ortografie și caracter înainte de trimitere. După finalizarea e-mailului dvs. creat din șablon, acesta poate fi trimis ca de obicei.

Șabloanele Outlook nu trebuie să fie utilizate în general pentru e-mailuri. Dacă sarcinile dvs. includ trimiterea zilnică de cereri de întâlnire cu același conținut sau conținut similar către destinatari echivalenți, șabloanele pot fi, de asemenea, utile și pot economisi timp.

Este logic să eficientizați procesele și comenzile recurente prin crearea de șabloane în Outlook. În loc să scrieți textele aceleași sau similare de mai multe ori pe zi, șabloanele vă ajută să economisiți timp și să asigurați o analogie cu e-mailurile. Acest lucru este deosebit de util într-un context de afaceri, de exemplu, cu oferte către clienți și părțile interesate.

Rezumat și concluzie: Este eficient și simplu să creați și să utilizați șabloane în Outlook

Pentru a evita redundanțele în fluxul zilnic de lucru, este oportun să creați șabloane. Similar cu Microsoft Word sau PowerPoint, acest lucru este posibil și în Microsoft Outlook cu doar câteva clicuri de mouse.

Puteți salva un șablon în folderul șablon standard în doar câțiva pași. Proiectarea mesajelor noi din șabloane se face, de asemenea, cu doar câteva clicuri. Această procedură garantează economii de timp, conformitate la răspunsul la întrebări și reduce erorile la crearea e-mailurilor. Șabloanele Outlook pot fi folosite și pentru solicitări de întâlniri sau întâlniri. Utilizatorii care folosesc șabloane în mod specific sunt mai eficienți și utilizează funcțiile Outlook profesional.