Sfaturi practice și informații generale despre backupul datelor
Utilizatorii Microsoft Outlook trimit, arhivează și transmit cantități mari de date în timp. În plus, sunt colectate intrări din calendar, sarcini personale, fișiere care sunt trimise ca atașamente și date personale din agenda de adrese.
Oricine și-a pierdut caietul de hârtie sau calendarul analogic poate înțelege cât de importante sunt adresele, numerele de telefon sau mesajele. O pierdere este greu de rezolvat. Același lucru se aplică versiunii digitale și datelor stocate în Microsoft Outlook. Dacă un accident de sistem, un virus sau un alt eveniment determină repornirea computerului, acesta poate fi dureros. Mai ales atunci când datele importante, sarcinile, adresele și alte informații nu au fost salvate și se pierd.
Un astfel de scenariu trebuie prevenit cu orice preț. Din acest motiv, este esențial pentru utilizatorii Outlook să își facă în mod regulat copii de rezervă ale datelor personale. De asemenea, este util să cunoașteți locația fișierelor de date. Utilizatorii ar trebui să aibă o înțelegere superficială a modului și locului în care Outlook stochează adrese, întâlniri și sarcini. Această conștientizare și o copie de rezervă sistematică a datelor garantează că toate datele Outlook esențiale sunt copiate și sunt încă disponibile în caz de probleme de sistem.
How-To Video - Outlook: Cum să faceți o copie de rezervă a Outlook și să faceți o copie de rezervă a e-mailurilor dvs.
Sfat practic: Dacă doriți doar să salvați câteva mesaje de e-mail importante și nu doriți să efectuați o copie de rezervă completă, arhivarea ca mesaj PDF este ideală. Software-ul gratuit PDF Creator vă ajută să salvați e-mailurile ca fișier, similar unui proces de imprimare. Un fișier PDF poate fi citit cu diferite programe și dispozitive finale fără probleme, ceea ce nu se poate spune despre propriul format MSG al Outlook. În același timp, este alternativ posibil să salvați mesaje importante într-un folder sub Windows în format MSG.
O altă alternativă la salvarea în format MSG sau PDF poate fi salvarea într-un fișier text. Outlook vă oferă opțiunea ușor de utilizat de a arhiva mai multe e-mailuri într-un singur fișier TXT. În acest fel, puteți salva mesajele conexe într-un mod direcționat și împreună.
Cum vă salvează datele Microsoft Outlook Pentru a putea acționa imediat în caz de probleme de sistem sau de atac de virus, este important să cunoașteți fundalul și opțiunile de setare și să știți cum Outlook vă salvează datele. Practic, Outlook vă arhivează datele în fișiere cu două extensii de fișiere diferite:
- Fișiere offline Outlook (fișier OST).
- Fișiere personale de stocare (fișier PST).
Fișierele offline Outlook
Fișierele offline Outlook sunt utilizate de sistem pentru:
- Conturi IMAP,
- Conturi Microsoft 365,
- Schimbă și conturi
- Conturile Outlook.com
creată. Toate conturile de e-mail menționate se caracterizează prin stocarea descentralizată, acceptată de server. Această metodă de stocare are multe avantaje. În plus față de accesul rapid de la diferite dispozitive finale, datele dvs. sunt salvate pe servere protejate și protejate împotriva virușilor sau malware-ului.
În plus față de fișierele originale de pe server, Outlook creează fișiere de date offline, care sunt abreviate cu extensia de fișier „OST”. Sunt copii sincronizate continuu care sunt înlocuite imediat ce cutia poștală este conectată la Internet. Fără acces la Internet, utilizatorii pot continua să lucreze cu ajutorul fișierelor OST, deoarece toate datele și informațiile relevante sunt copiate pe hard disk. Dacă este stabilită conexiunea la Internet, toate modificările, de exemplu mesajele de poștă electronică care au fost create între timp, sunt procesate. Fișierul OST este actualizat automat. Dacă un fișier OST este șters manual, Outlook va crea unul nou. Acest lucru se întâmplă de îndată ce computerul și serverul sunt reconectate.
De asemenea, datele șterse accidental de pe un server Exchange pot fi reactivate cu ușurință. Condiția prealabilă pentru aceasta este că administratorul a creat o politică de păstrare pentru obiectele șterse. Acesta este unul dintre numeroasele avantaje ale serverelor Exchange și motivul pentru care multe companii utilizează acest tip de comunicare prin e-mail.
Fișiere personale din magazin
Spre deosebire de fișierele offline din Outlook, fișierele din Magazinul personal sunt stocate numai central pe computer. Acestea pot fi descrise ca arhiva de date esențială pentru mesaje, sarcini, setări și contacte. Toate mesajele și articolele Outlook dintr-un fișier de date Outlook (.pst) sunt disponibile numai pe computerul pe care este stocat fișierul.
În plus față de date, structura specifică a folderelor este, de asemenea, salvată în fișiere PST. Este posibil ca Outlook să creeze diferite fișiere PST din partea sistemului. Acest lucru se face, printre altele, la comanda utilizatorului, pentru a separa e-mailurile private sau de afaceri unul de celălalt. Dacă copiile fișierelor PST nu sunt salvate în mod regulat, arhivate în copii de rezervă sau backup manual, toate datele pot fi pierdute irevocabil în caz de blocare a computerului sau de defectare a hard diskului. Deoarece blocările și atacurile virale apar fără avertisment, este important să fii proactiv.
Fișierele personale ale magazinului sunt create în principal pentru conturile POP. Până la versiunea Outlook 2013, toate informațiile din conturile IMAP au fost, de asemenea, copiate în fișiere PST. Utilizatorii de versiuni mai vechi de Outlook au raportat, în special cu conturi IMAP, că mesajele e-mail au dispărut inexplicabil după aproape 3 luni. Problema poate fi rezolvată prin adaptarea setărilor.
Important: Utilizatorii de versiuni Outlook mai vechi sau persoanele care lucrează cu conturi de e-mail POP3 ar trebui să se asigure întotdeauna că continuă să facă backup fișierelor lor PST pentru a evita pierderea datelor.
Sfat din interior: Cu setări individuale, puteți accesa simultan mesaje de e-mail de pe un server POP3 pe două computere diferite. În acest caz, trebuie să modificați regulile din setările contului din cutia poștală. Apoi se creează un fișier PST cu date echivalente pe fiecare computer.
Informații: Așa-numitul fișier PST standard este esențial pentru utilizatorii Outlook. În principiu, întreaga căsuță de intrare și ieșire, precum și toate rezervările și contactele sunt gestionate în ea. Din acest motiv, fișierul PST standard nu trebuie șters în niciun moment. Deoarece fișierele PST conțin date personale sensibile, le puteți proteja opțional cu o parolă. Această procedură este deosebit de relevantă în cazul în care mai mulți angajați ai unei companii partajează un computer și nu li se permite accesul la e-mailurile personale.
Cum să găsiți locația fișierelor de date Outlook
Copierea de rezervă manuală a fișierelor de date Outlook este o opțiune de arhivare. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie de acces la locația fișierelor de date. Puteți găsi locația fișierelor de date în Outlook după cum urmează:
-
Navigați la setările contului prin intrarea „Fișier” din meniul din Outlook.
-
Faceți clic pe sub-elementul „Import / Export”. Porniți expertul de import și export Outlook.
-
Puteți accesa toate fișierele de date stocate pe computer utilizând Windows Explorer. Puteți include acest lucru manual într-o copie de rezervă sau puteți salva o copie pe un stick sau pe un alt hard disk.
Acesta este modul în care puteți crea o copie de rezervă a datelor dvs. cu Microsoft Outlook
Copierea de rezervă manuală a fișierelor de date poate fi utilă și funcționează dacă faceți backup continuu de date, documente și setări cu un software de backup profesional. Modul mai elegant și mai sigur de a face copii de rezervă ale fișierelor OST sau PST este de a face copii de rezervă ale datelor cu expertul de export, direct din Outlook.
Cu ajutorul expertului de export, e-mailurile, intrările din calendar și contactele dvs. sunt copiate într-un nou fișier PST și sunt copiate. Pentru a porni expertul de export în Outlook, trebuie să faceți următoarele:
-
Navigați în Outlook sub Fișier la al doilea element de meniu „Deschideți și exportați”. Această comandă deschide o fereastră nouă cu mai multe opțiuni.
-
Faceți clic pe sub-elementul „Import / Export”. Porniți expertul de import și export Outlook.
-
În fereastra care se deschide, selectați „Export în fișier” pentru a face o copie de rezervă a datelor salvate în Outlook.
-
Următorul pas ar trebui să fie să alegeți dacă să vă salvați datele într-un fișier CSV separat prin virgulă sau într-un fișier de date Outlook. Selectați întotdeauna fișierul de date Outlook aici, deoarece puteți importa acest format în Outlook fidel originalului în cazul pierderii datelor.
-
În următoarea fereastră aveți opțiunea de a selecta căsuța poștală pe care doriți să o arhivați. Este important aici că puteți salva o singură căsuță de e-mail cu toate datele pe care le conține într-un fișier PST. Dacă gestionați mai multe cutii poștale de poștă electronică în Outlook, trebuie să repetați procesul de export pentru fiecare cutie poștală.
-
În fereastra următoare, faceți clic pe „Răsfoire” pentru a specifica locația de stocare pentru fișierul dvs. de date Outlook. Puteți alege orice director și alegeți numele fișierului de export cu terminarea PST. Dacă ați făcut anterior o copie de siguranță a datelor în Outlook, numele fișierului utilizat anterior va fi afișat în mod implicit. Dacă este o copie de siguranță regulată a datelor, excludeți exportul duplicatelor. În acest caz, copia de rezervă în curs a fișierului dvs. de date are întotdeauna cele mai actualizate date.
-
Cu „Finalizare” fișierul dvs. de date Outlook este salvat ca o copie de rezervă. Fișierul de date poate fi copiat din locația de stocare și stocat temporar pe stocarea în cloud, cum ar fi OneDrive, de exemplu.
Bacsis: Activați în general caseta de selectare "Includeți subfoldere„Astfel încât toate elementele contului de e-mail din toate subdosarele să fie arhivate. Sub elementul de meniu „filtru„Aveți opțiunea de a determina în detaliu ce mesaje sau elemente individuale trebuie arhivate. De regulă, nu aveți nevoie de funcția de filtrare pentru o copie de siguranță normală a datelor.
Sfat practic: Nu doriți să arhivați întreaga cutie poștală, ci doar un dosar important al proiectului? În acest caz, marcați folderul sau folderele pe care doriți să le faceți copie de rezervă în loc să faceți backup pentru întreaga cutie poștală.
Informații: Știați că puteți exporta și listele de distribuție Outlook în Excel? Citiți aici cum funcționează.
Este logic să faceți o copie de rezervă regulată a căsuței de e-mail dacă nu lucrați cu un cont IMAP sau Exchange. Fișierul de rezervă poate fi apoi ușor importat în sistem utilizând expertul de import Outlook. Acest lucru funcționează și la trecerea de la Outlook Express la Outlook.
Sfat practic: Faceți o intrare obișnuită din calendar în Outlook, de exemplu lunar, pentru a exporta cutia poștală cu toate datele. Datorită funcției de reamintire a Outlook, nu veți pierde arhivarea și, în general, veți avea copii de rezervă la fel de bune ca noi.
Pe scurt, nu este dificil să folosiți funcția de export a Outlook. Cu acesta, conturile de poștă electronică POP3 pot fi realizate profesional și pot fi create copii de rezervă ale fișierelor Outlook PST. De asemenea, datele despre cutiile poștale IMAP și Exchange pot fi arhivate. Nu trebuie neapărat să fie făcute copii de siguranță, deoarece toate datele originale se află pe serverul furnizorului. Aceasta implică faptul că pot fi importate din nou fără probleme în cazul pierderii datelor.
Cum se salvează manual semnăturile
Puteți face manual o copie de siguranță a semnăturilor create personal deschizând locația lor de stocare. Puteți face acest lucru cu ușurință cu următoarele comenzi Windows:
1. Apăsați simultan tastele de pe tastatură [Windows] și [R]. Caseta de dialog "Executa„, Care a fost cunoscut ca un prompt de comandă sub DOS.
2. Introduceți următoarea comandă la promptul de comandă: "% APPDATA% \ Microsoft \ Semnături"(Fără ghilimele).
3. Dosarul Windows "Semnături", În care toate semnăturile salvate sunt arhivate. Veți găsi semnăturile atât în format RTF, cât și în format HTM și TXT. Puteți copia convenabil semnăturile din locația de stocare, le puteți transfera pe alt computer sau le puteți salva temporar în spațiul de stocare în cloud.
Arhivarea automată în Outlook
De mulți ani, Microsoft Outlook are opțiunea de a arhiva automat e-mailurile pe baza unui program prestabilit. Arhivarea automată este deosebit de utilă pentru a menține cutia poștală liberă și pentru a minimiza dimensiunea cutiei poștale.
Setați parametrii pentru arhivarea automată după cum urmează:
-
Navigați la Fișier / Opțiuni.
-
Se deschide fereastra de selecție „Opțiuni Windows”. În opțiunile Windows, puteți face clic pentru a efectua modificări în design și funcții, pentru a regla panglica meniului sau pentru a selecta opțiunile de limbă. Opțiunile de setare pentru arhivarea automată pot fi găsite în mijlocul ferestrei sub opțiunea „Avansat”.
-
Faceți clic pe „Setări de arhivare automată” pentru a specifica ce mesaje trebuie arhivate automat și în ce perioade de timp.
Toate mesajele arhivate pot fi apoi găsite în dosarele de arhivă și reactivate. Este posibil să deschideți și să accesați fișiere și mesaje mai vechi din arhivă cu doar câteva clicuri. Pentru aceasta, puteți utiliza arhivarea automată în Outlook pe de o parte - alternativ, puteți, de asemenea, să faceți copii de rezervă manual ale datelor.
Concluzie privind backupul Outlook și relevanța acestuia pentru fiecare utilizator
Este important să faceți în mod regulat o copie de siguranță a datelor personale Outlook și a tuturor subfolderelor. E-mailurile, intrările în calendar, contactele cu note scrise de mână și alte informații pot fi cel mai ușor arhivate folosind expertul de export Outlook. Alternativ, este posibilă și o copie manuală a fișierelor PST sau OST existente. Pentru a face acest lucru, utilizatorii au nevoie de locația exactă a fișierului de date în Outlook.
Cu ajutorul expertului, un cont poate fi salvat pentru fiecare proces de arhivare. Dacă utilizați mai multe conturi, procesul trebuie repetat. Înainte de a face backup pentru date în Outlook, este esențial să înțelegeți cum stochează Outlook datele. O copie de rezervă a datelor este deosebit de importantă pentru conturile de e-mail POP3, unde toate datele sunt stocate central pe computerul local. În caz contrar, toate fișierele, contactele, setările și informațiile ar putea fi șterse iremediabil în cazul unui atac de virus. Odată cu crearea de duplicate, aveți garanția că veți putea recupera date în orice moment.
Utilizatorii conturilor Microsoft Exchange, conturile IMAP și utilizatorii care utilizează Outlook 2013 sau ulterior beneficiază de stocarea externă a datelor lor pe serverele furnizorului de e-mail. Aceasta înseamnă că datele stocate cu aceste conturi vor fi în continuare disponibile după o problemă de computer. Backup-ul Outlook nu este esențial pentru utilizatorii acestor conturi. În ciuda lipsei de necesitate, poate fi util dacă, din motive de securitate, doriți să păstrați copii de rezervă ale datelor pe un stick sau pe un hard disk extern.
Întrebări și răspunsuri despre backupul Outlook
Ce puteți face atunci când fișierele dvs. PST sunt corupte și ilizibile?
Aveți o problemă gravă cu Outlook și fișierul PST a fost grav deteriorat și a pierdut datele? O astfel de situație este problematică, deoarece datele de contact sau e-mailurile cu informații importante sunt, în multe cazuri, iremediabil pierdute. Într-un astfel de caz, pe lângă o copie de rezervă proactivă a datelor dvs., un software gratuit care poate repara fișierele PST deteriorate vă poate ajuta.
Este posibil să mutați fișierele PST pe o altă unitate și să le utilizați?
Aveți problema că hard diskul dvs. nu are suficient spațiu de stocare în Windows, în ciuda arhivării și copiilor de rezervă în curs de desfășurare? Trebuie să mutați fișierele Outlook PST pe altă unitate din cauza lipsei de spațiu? Apoi, un plan bine gândit în 5 puncte din Outlook 2013 sau instrucțiunile pentru utilizatorii Outlook Express vă vor sprijini. Ambele articole vă vor învăța cum să mutați cu ușurință fișierele PST pe o altă unitate.
Cum pot reactiva atașamente importante în Windows după ce au fost șterse?
În multe cazuri, un mesaj de e-mail este mai puțin relevant decât atașamentul acestuia. În timp ce e-mailul confirmă doar expedierea, fișierul PDF sau Excel atașat are cea mai mare importanță. Dacă e-mailul a fost șters, nici atașamentul nu poate fi găsit. Sub Windows, atașamentul șters poate fi reactivat cu un truc prin căutarea fișierelor Internet temporare.